Rubén Martínez Gutiérrez

La e-Justicia contencioso – administrativa después de la Instrucción 1/2018 del CGPJ

 13/06/2019
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El presente trabajo analiza las consecuencias jurídicas de la reforma del artículo 230 de la LOPJ y de la promulgación de la Instrucción 1/2018 del CGPJ, producidas en diciembre de 2018. Con esta base, se analizará el marco normativo de la e-Justicia con especial interés en la jurisdicción contencioso – administrativa, profundizando en el estudio de (1) los nuevos requisitos técnicos de las plataformas de gestión procesal para la tramitación del expediente judicial electrónico, (2) las exigencias de formación en el personal de la Administración de Justicia necesarias para imponer el uso de medios electrónicos, y, (3) los requerimientos de medios materiales y organizativos que permitan un correcto desarrollo de la e-Justicia.

Rubén Martínez Gutiérrez es Profesor Titular de Derecho Administrativo en la Universidad de Alicante

El artículo se publicó en el número 51 de la Revista General de derecho Administrativo (Iustel, mayo 2019)

I. MARCO LEGAL Y SISTEMA DE FUENTES DE LA E-JUSTICIA CONTENCIOSO-ADMINISTRATIVA

El marco normativo de la e-Justicia que se proyecta en la jurisdicción contencioso – administrativa está conformado por una serie de preceptos que tienen como norma de cabecera el artículo 230(1) de la Ley Orgánica 6/1985, del Poder Judicial (LOPJ), en base al cual, se han ido cimentando previsiones en otras normas de rango legal, que por lo que respecta a la jurisdicción contencioso-administrativa, se limitan al contenido completo de la Ley 18/2011, de uso de las tecnologías de la información en la Administración de Justicia (LUTICAJ) o en algunos preceptos legales de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LECiv) aplicables con carácter supletorio en la jurisdicción contencioso-administrativa y que revisten cierto interés dada la nula regulación legal que a este respecto contiene la Ley 29/1998, reguladora de la Jurisdicción Contencioso Administrativa (LJCA). En cuanto a la prelación de fuentes en materia de innovación tecnológica en la jurisdicción contencioso-administrativa, siguiendo a GAMERO CASADO, debemos acudir en primer lugar, como norma de nivel 1, a “la LOPJ en cuanto que norma de cabecera de este grupo normativo” (y en su caso, los reglamentos de desarrollo dictados por el CGPJ entre los que cabe incluir la Instrucción 1/2018(2)), en segundo lugar, como normas de nivel 2, la normativa legal correspondiente a los diferentes órdenes jurisdiccionales, y por lo que aquí respecta la LJCA, “teniendo presente que la LECiv –art.4– constituye a su vez la legislación supletoria al resto de órdenes jurisdiccionales”, y, finalmente y debido a su carácter complementario y transversal como más adelante se comprobará, como norma de nivel 3, la LUTICAJ(3).

El mes de diciembre de 2018 fue especialmente intenso en cuanto a la regulación de la e-Justicia, tanto por la publicación de la Instrucción 1/2018 del CGPJ como por la reforma del artículo 230 de la LOPJ operada por la Ley Orgánica 4/2018, generando una serie de cambios de trascendental importancia en la utilización de las TIC en la Administración de Justicia que han venido a promover la inmediata puesta en funcionamiento de la justicia electrónica, con especial intensidad, observando el contenido de la Instrucción 1/2018, en la jurisdicción contencioso – administrativa.

II. LA OBLIGATORIEDAD DEL USO DE MEDIOS TECNOLÓGICOS EN LA LOPJ. EN PARTICULAR, EL ARTÍCULO 230 Y SU REFORMA DE 29 DE DICIEMBRE DE 2018

La LOPJ fue la primera norma donde se incorporó de manera decidida la aplicación de las TIC a la Administración de Justicia(4), con un sencillo artículo 230 que en el año 1985 rezaba así: “Podrán utilizarse en el proceso cualesquiera medios técnicos de documentación y reproducción, siempre que ofrezcan las debidas garantías de autenticidad. La ley regulará los requisitos y forma de su utilización”. Este artículo ha sido modificado en 3 ocasiones: (1) en 1994 con gran intensidad (Ley Orgánica 16/1994, de 8 de noviembre), (2) en 2015 (Ley Orgánica 7/2015, de 21 de julio) para definir su versión vigente hasta enero de 2019, y, (3) por la publicación en el BOE de 29 de diciembre de 2018 de la Ley Orgánica 4/2018, de 28 de diciembre, de reforma de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial (que entró en vigor por lo que respecta al artículo 230 de la LOPJ a los veinte días de su publicación en el BOE), que realiza algunas modificaciones a la versión del artículo 230 vigente hasta el momento. Adicionalmente al artículo 230, cabe señalar que la LOPJ contiene otros preceptos legales que inciden en la innovación tecnológica en la Administración de Justicia, que no son objeto central de este trabajo(5).

En cuanto al análisis específico del artículo 230 de la LOPJ, su apartado 1º actual, modificado por la Ley Orgánica 4/2018 (BOE de 29 de diciembre de 2018) señala expresamente que “los juzgados y tribunales y las fiscalías están obligados a utilizar cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, puestos a su disposición para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus funciones, con las limitaciones que a la utilización de tales medios establecen el capítulo I bis de este título y la normativa orgánica de protección de datos personales”. La reforma de diciembre de 2018 se ha realizado fundamentalmente con respecto a su primer apartado, y en relación a la de 2015, para eliminar la referencia expresa a la Ley 15/1999, derogada en 2018, y sustituirla por la genérica a la “normativa orgánica de protección de datos personales”. En la redacción de este apartado tras la primera reforma que se operó sobre el mismo en 1994, se produjo un cierto paralelismo entre este artículo y el artículo 45 de la Ley 30/1992, de régimen jurídico de las Administraciones públicas y de procedimiento administrativo común, ya que se establecía un régimen de utilización potestativa de los medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos(6). Como se ha podido advertir, la redacción actual del primer apartado del artículo 230 de la LOPJ, tras su intensa reforma del 2015 y su adaptación normativa de 2018, cambia el régimen de uso potestativo de las TIC por su uso obligatorio, cuestión que se aprecia claramente en el empleo del término “están obligados a utilizar” las TIC en el desarrollo de su actividad y en el ejercicio de sus funciones, a pesar de lo cual, por todos es conocido, que esta previsión ha resultado sistemáticamente incumplida desde 2015 hasta la fecha.

Quizá por ello, el legislador de 2015, siendo consciente de que esta situación se podía producir, realizó la adición de un segundo párrafo en el artículo 230.1 de la Ley, que determina expresamente que “las instrucciones generales o singulares de uso de las nuevas tecnologías que el Consejo General del Poder Judicial o la Fiscalía General del Estado dirijan a los Jueces y Magistrados o a los Fiscales, respectivamente, determinando su utilización, serán de obligado cumplimiento” (previsión que se ha mantenido tal cual en la reforma de diciembre de 2018). Es necesario señalar que esta previsión ha sido la utilizada el 22 de noviembre por el CGPJ para aprobar la Instrucción 1/2018, objeto central de este trabajo. En relación a esta disposición general, en palabras del propio CGPJ, “de estas previsiones normativas cabe derivar tres consecuencias inmediatas: el uso de los medios indicados es obligado en juzgados y tribunales; la determinación de su utilización por jueces/zas y magistrados/as corresponde al Consejo General del Poder Judicial mediante el dictado de las correspondientes instrucciones generales y particulares; y los/as jueces/zas y magistrados/as están obligados/as a cumplir esas instrucciones, de manera que no hacerlo supondrá desatención o incumplimiento de los deberes del cargo”. La contundencia y claridad de esta argumentación es tal, que poco más se puede aportar, ya que no resulta necesaria su explicación.

De otro lado, la previsión contenida en el artículo 230.6 de la LOPJ, otorga más competencias al Comité Técnico Estatal de la Administración de Justicia Electrónica (en adelante también CTEAJE), al determinar tras su reforma de diciembre de 2018 que “los sistemas informáticos que se utilicen en la Administración de Justicia deberán ser compatibles entre sí para facilitar su comunicación e integración, en los términos que determine el Comité Técnico Estatal de la Administración de Justicia Electrónica” (en su versión de 2015 se establecía el informe previo del CGPJ, y la compatibilidad de los mismos de conformidad a lo que determinara el Comité Técnico Estatal de la Administración de Justicia Electrónica). Asimismo, desde la reforma de diciembre de 2018, “la definición y validación funcional de los programas y aplicaciones se efectuará por el Comité Técnico Estatal de la Administración de Justicia Electrónica”. Se trata de una importantísima previsión cuya génesis se remonta a 1994(7), y a pesar de ello se trata de una previsión que también ha resultado ampliamente incumplida a la vista de la situación de incompatibilidad que existe entre los diferentes sistemas de gestión procesal, y que debe interpretarse necesariamente en conexión con las previsiones del artículo 230.1 de la LOPJ.

En el resto de apartados del artículo 230 de la LOPJ también se abordan cuestiones basales de la e-Justicia en cuanto a lo conceptual, aunque en mi opinión, hasta la reforma de diciembre de 2018, menos trascendentales que la imposición del uso obligatorio de las TIC a Jueces, Magistrados y Fiscales, que realmente es la que terminará generalizando el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia (tal y como parece que pretende el nuevo artículo 230.5 de la LOPJ tras la reforma publicada en el BOE de 29 de diciembre de 2018). A este respecto, el apartado 2º viene a establecer que los documentos emitidos en soporte electrónico gracias a la aplicación de las TIC “gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales”, para lo cual será necesario que en el proceso de generación y custodia de dichos documentos electrónicos se utilicen los sistemas adecuados de firma electrónica que cumplan con los requisitos básicos de seguridad e interoperabilidad(8). Asimismo, el apartado 3º establece con contundencia que “las actuaciones orales y vistas grabadas y documentadas en soporte digital no podrán transcribirse” (decía tal cual hasta diciembre de 2018) a lo que la Ley Orgánica 4/2018 ha añadido “salvo en los casos expresamente previstos en la ley”, de manera que esos “documentos electrónicos” generados de la grabación mediante las TIC no podrán ser objeto de transcripción y migración a soporte documental escrito clásico, lo que por una parte es normal, ya que una grabación garantiza mucho mejor el cumplimiento del principio de inmediación en la actuación judicial, pero también incorpora unas cargas en cuanto a su debida custodia y a las medidas de seguridad que requieren estos documentos, así como la garantía de que los documentos electrónicos conservados en un determinado formato hoy serán interoperables con los formatos de reproducción futuros, todo ello a excepción de que la ley pueda determinar otra cosa. Asimismo, para cimentar estas obligaciones de los documentos electrónicos y, más ampliamente, de la tramitación de expedientes judiciales electrónicos, el apartado 4º del artículo 230 señala que “los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley” (no reformado en diciembre de 2018), obligando a asegurar un adecuado nivel de seguridad en la tramitación de los expedientes judiciales, y por supuesto, un elevado nivel de garantía de identificación y firma de las/los Jueces/zas y Magistrados/as cuando suscriban documentos electrónicos relacionados con la función jurisdiccional y se inserten en expedientes judiciales electrónicos.

Finalmente, el apartado 5º del artículo 230 (también reformulado en 2015 para remitir a las Instrucciones generales o singulares relativas al uso de las TIC del CGPJ), se centraba hasta diciembre de 2018 en establecer el carácter voluntario de la relación electrónica o no de determinadas personas (físicas) para garantizar su adecuado derecho a la tutela judicial efectiva ya que señalaba que “las personas que demanden la tutela judicial de sus derechos e intereses podrán relacionarse con la Administración de Justicia a través de los medios técnicos a que se refiere el apartado 1 cuando sean compatibles con los que dispongan los Juzgados y Tribunales y se respeten las garantías y requisitos previstos en el procedimiento que se trate”. Esta previsión sí ha cambiado sustancialmente con la publicación en el BOE de 29 de diciembre de 2018 de la Ley Orgánica 4/2018 de reforma de la LOPJ, ya que en su nueva redacción pasa a fijar que “las personas que demanden la tutela judicial de sus derechos e intereses se relacionarán obligatoriamente con la Administración de Justicia, cuando así se establezca en las normas procesales, a través de los medios técnicos a que se refiere el apartado 1 cuando sean compatibles con los que dispongan los juzgados y tribunales y se respeten las garantías y requisitos previstos en el procedimiento que se trate”. Esta nueva previsión establece la obligatoriedad del uso de las TIC en el proceso judicial (dice expresamente “se relacionarán obligatoriamente”), y resulta totalmente lógico que la misma se apoye en la utilización de las TIC por las partes en los procedimientos a las aplicaciones, programas y plataformas que se pongan en funcionamiento sobre la base del artículo 230.1 de la LOPJ, y su correcto funcionamiento. Por tanto, como se habrá podido comprobar, en los últimos tiempos hemos pasado a dar un impulso considerable a la utilización de las TIC en la Administración de Justicia llegando a establecerse su plena obligatoriedad, con determinadas condiciones impuestas por el CGPJ, mediante el Acuerdo de 22 de noviembre del CPGP por el que se aprueba la Instrucción 1/2018 (BOE de 10 de diciembre de 2018) y la propia reforma del artículo 230 de la LOPJ operada por la Ley 4/2018 (BOE de 29 de diciembre de 2018).

III. EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA LEY DE LA JURISDICCIÓN CONTENCIOSO – ADMINISTRATIVA Y EN LA LEY DE ENJUICIAMIENTO CIVIL

La Ley 29/1998, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa (LJCA) no se caracteriza por ser una norma legal con grandes referencias a la innovación tecnológica(9). Las mismas se limitan casi en exclusiva al artículo 63 de la LJCA, relativo a la celebración de la vista, y más concretamente a sus apartados 3º, que regula la custodia del documento electrónico que sirva de soporte a la grabación de sonido e imagen de las vistas(10), y 4º, que regula la garantía de autenticidad e integridad del documento electrónico que contiene la grabación y que permite la reproducción mediante firma electrónica reconocida u otro sistema de seguridad que ofrezca garantías (incluso llegándose a evitar la presencia en la sala del Letrado de la Administración de Justicia(11)). Con excepción a estas referencias directas a la utilización de las TIC en la jurisdicción contencioso-administrativa, la LJCA ya no contiene más previsiones que se refieran a la innovación tecnológica en este ámbito jurisdiccional. Como se ha señalado en el primer epígrafe de este artículo, la norma supletoria de la LJCA es la LECiv, de forma que debemos analizar su contenido en cuanto al uso de los medios electrónicos, puesto que dicha regulación se proyecta en la jurisdicción contencioso – administrativa.

La LECiv “contiene diferentes preceptos que regulan la aplicación de las TICs al proceso civil(12)”, y su impacto en cuanto a innovación tecnológica se vio considerablemente incrementada por la reforma operada mediante la Ley 42/2015. En concreto, podemos traer a colación una serie de preceptos de la Ley que condensan la innovación tecnológica en la jurisdicción civil (con aplicación supletoria a la jurisdicción contencioso-administrativa): (1) El artículo 135 se ocupa de la recepción de escritos y documentos, y su cómputo por parte de los órganos judiciales, y con posterioridad a su reforma de 2015 dicho artículo se centró expresamente en la remisión electrónica o telemática de los mismos, siendo la base legal del sistema LEXNET junto con los artículos 162 y 273 que se comentarán a continuación. (2) El artículo 162 que regula los “actos de comunicación por medios electrónicos, informáticos y similares”, artículo que también fue objeto de reformulación por la Ley 42/2015, y en el que se establecen las bases de la obligatoriedad de la práctica de las comunicaciones por medios electrónicos. (3) Los artículos 172 y 175, que regulan la remisión electrónica y la devolución del exhorto y actuaciones de auxilio judicial. (4) El artículo 147 regula la “documentación de las actuaciones mediante sistemas de grabación y reproducción de la imagen y el sonido”, cuestión que como ya se habrá advertido sí se regula en la LJCA, quedando este precepto limitado a cubrir las posibles lagunas de la Ley específica de la jurisdicción contencioso-administrativa. Y, (5) el artículo 276 y siguientes, relativo a la forma de presentación de escritos y documentos y su traslado a las partes del proceso y que determina con claridad la obligatoriedad para los profesionales de la Administración de Justicia de la presentación de escritos y documentos por medios electrónicos. Al tratarse de la LECiv de una norma de 2º nivel en cuanto al sistema de prelación de fuentes en materia de innovación tecnológica en la Administración de Justicia, estas previsiones tendrán que ser necesariamente observadas en la jurisdicción contencioso-administrativa (ya que la LJCA prácticamente no contiene regulación a este respecto), y deberán asimismo poder complementarse con la regulación legal contenida en la LUTICAJ que analizaremos en el siguiente apartado (que también será de aplicación en la jurisdicción contencioso-administrativa pero como norma de 3er nivel que no podrá desplazar ni a la LOPJ (1er Nivel) ni a la LECiv (2º Nivel)(13).

IV. LA LEY DE USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA (LUTICAJ)

1. El desconocimiento de la LUTICAJ por los operadores jurídicos. El incumplimiento sistemático de sus preceptos legales

La Ley que vamos a analizar en este apartado es una norma que ha pasado ciertamente inadvertida en el ámbito de la Administración de Justicia, y, dentro de este ámbito, quizá especialmente en la jurisdicción contencioso-administrativa, puesto que como ya se ha comentado, la LJCA no ha sido precisamente el referente de la innovación tecnológica dentro de las normas legales procesales. El limitado impacto de la LUTICAJ se observa en los escasos estudios doctrinales al respecto de la misma(14). La situación de desconocimiento de la LUTICAJ, y una cierta sensación de su escasa importancia práctica ha derivado en el incumplimiento de muchos de sus artículos, al igual que sucediera en su momento con la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en el ámbito de la e-Administración. Y, lo peor de todo, es que dicho incumplimiento ha tenido y sigue teniendo graves consecuencias en el no funcionamiento de la e-Justicia. Es muy posible que esta situación se revierta a partir de este año 2019, dado que la Instrucción 1/2018 va a suponer un impulso fundamental a la implantación real y efectiva de las TIC en la Administración de Justicia, a la que a finales de año 2018 se ha sumado la reforma del artículo 230 de la LOPJ operada por la Ley 4/2018(15).

Asimismo, interesa destacar que la factura técnica de la LUTICAJ aproxima mucho su contenido a la jurisdicción contencioso-administrativa, puesto que son claros los paralelismos entre esta Ley y la Ley 11/2007, que fue la que reguló el régimen jurídico de la Administración electrónica y el procedimiento administrativo electrónico común(16) hasta 2015 y mientras estuvo vigente la Ley 30/1992(17). Solo tenemos que observar el índice y la estructura de la LUTICAJ para comprobar que la misma se inspiró claramente en la Ley 11/2007, y por tanto, podemos afirmar que las sinergias entre esta Ley “transversal” y “complementaria” (como veremos en el siguiente apartado) y la jurisdicción contencioso-administrativa y más ampliamente el Derecho Administrativo electrónico son claras y evidentes.

2. La LUTICAJ como Ley básica, transversal y complementaria

La LUTICAJ es una norma “transversal” y “complementaria”, a lo que debemos añadir su carácter básico. En cuanto a su carácter básico, basta con reproducir la disposición final primera de la Ley, que regula su “título competencial”, y establece al respecto que “la presente Ley se dicta al amparo de lo dispuesto en el artículo 149.1.5.ª de la Constitución, que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de Administración de Justicia”(18). De otro lado, la LUTICAJ establece en su disposición adicional séptima, bajo la rúbrica “legislación aplicable”, que “la presente Ley tiene carácter transversal para todos los órdenes jurisdiccionales y complementará la legislación vigente en lo concerniente al uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia”. Conforme a este precepto, la LUTICAJ tiene un doble carácter: de un lado, “tiene carácter transversal” en relación a los distintos órdenes jurisdiccionales, y, de otro lado, tiene carácter complementario (“complementará” señala el tenor literal de la Ley) a la legislación procesal que se aplique, por lo que aquí interesa, a la jurisdicción contencioso-administrativa (LJCA y supletoriamente la LECiv). De esta manera, la transversalidad de la LUTICAJ “significa que sus preceptos y contenidos tienen eficacia en relación con las regulaciones aplicables en los distintos órdenes jurisdiccionales”, o, “en otras palabras, esta nota característica significa que las normas de la Ley 18/2011 son transversales en cuanto se pueden aplicar junto a la normativa reguladora del proceso civil, penal, contencioso-administrativo o laboral contenidas en las distintas leyes de enjuiciamiento(19)”. De esta forma, su carácter complementario se predica respecto de la materia “uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia”, lo que implica necesariamente que la LUTICAJ deba ser considerada como norma de tercer nivel aplicable de manera transversal y complementaria a las previsiones de la LOPJ y sus disposiciones generales de desarrollo (norma de cabecera (primer nivel) de este grupo normativo), y a las previsiones de la LJCA y la LECiv (normas de segundo nivel), de forma que, entre otras consideraciones, (1) no puede otorgarse efecto derogatorio alguno a las previsiones de la LUTICAJ respecto de la LOPJ, la LJCA y la LECiv y que (2) su carácter al final es el de norma supletoria a la legislación procesal en materia de uso de las TIC(20).

3. Breve referencia a la estructura y contenido de la LUTICAJ

La Ley 18/2011 se estructura en cinco Títulos que se subdividen en sus correspondientes Capítulos, con un total de 56 artículos, 12 disposiciones adicionales, 2 disposiciones transitorias y cuatro disposiciones finales, más un Anexo en el que se contienen las “Definiciones” de la Ley. La estructura de la LUTICAJ es muy similar a la de la ya derogada Ley 11/2007. El Título I de la Ley regula “el ámbito de aplicación y los principios generales” de la norma, y contiene 3 artículos que regulan el “objeto” (art. 1), el ámbito de aplicación” (art. 2) y las “definiciones” (art. 3 que remite al Anexo).

Una vez establecido el contexto legal, el Título II de la Ley, bajo la rúbrica “uso de los medios electrónicos en la Administración de Justicia”, se divide en 3 Capítulos: (1) el Capítulo I aborda la regulación de los “derechos de los ciudadanos en sus relaciones con la Administración de Justicia por medios electrónicos” distinguiendo entre los “derechos de los ciudadanos” (art. 4) y la “prestación de servicios y disposición de medios e instrumentos electrónicos” (artículo 5). (2) El Capítulo II de este título, artículos 6 y 7, se centra en la determinación de los “derechos y deberes de los profesionales de la justicia en sus relaciones con la Administración de Justicia por medios electrónicos”, tratándose de Capítulos “gemelos” en el que uno se centra en los administrados y el otro en los profesionales de la Administración de Justicia(21). Por su parte, el Capítulo III del Título II, en su único artículo, el 8, regula la cuestión, siempre problemática, de la utilización obligatoria de los medios electrónicos en la tramitación de los procedimientos electrónicos judiciales, cimentando el régimen y la cultura del uso obligatorio de las TIC en la Administración de Justicia. Se trata de un artículo que se encuentra en plena actualidad gracias a la Instrucción 1/2018 del CGPJ, y concretamente este artículo ya establecía en 2012 que “los sistemas informáticos puestos al servicio de la Administración de Justicia serán de uso obligatorio en el desarrollo de la actividad de los órganos y oficinas judiciales y de las fiscalías por parte de todos los integrantes de las mismas, conforme a los criterios e instrucciones de uso que dicten, en el ámbito de sus competencias, el Consejo General del Poder Judicial, la Fiscalía General del Estado y las Administraciones competentes, así como a los protocolos de actuación aprobados por los Secretarios de Gobierno”. A pesar del claro propósito del legislador, se trata de un precepto que no se ha desarrollado plenamente, pudiendo llegar a tener dicho incumplimiento, por ejemplo, las consecuencias derivadas del artículo 43 de la LUTICAJ(22), razón que no ha sido suficiente (esta y otras) para conseguir un efectivo cumplimiento de la Ley, al menos, hasta la llegada de la Instrucción 1/2018.

Los Títulos III y IV de la LUTICAJ contienen el grueso de la regulación de la Administración judicial electrónica, estableciendo una detallada regulación de lo que en materia de e-Administración denominé en su momento (2009 y 2010) como “instrumentos del nuevo modelo” de e-Justicia: en particular, la regulación de la sede judicial, la firma electrónica, la gestión documental electrónica del expediente, el registro judicial electrónico, y las comunicaciones y notificaciones electrónicas. Así, el Título III aborda la regulación del “régimen jurídico de la Administración judicial electrónica”, y básicamente se centra en determinar la regulación de la denominada “sede judicial electrónica(23)” (Capítulo I, artículos 9 a 13), y “de la identificación y autenticación(24)”, o, en palabras más llanas, de las cuestiones relativas a la firma electrónica (Capítulo II, artículos 14 a 24), en una profusa y completa regulación en este ámbito. Por su parte, el Título IV se ocupa de la “tramitación electrónica de los procedimientos judiciales” (artículos 25 a 43), y regula en sus cuatro Capítulos cinco aspectos fundamentales: (1) los criterios para la gestión electrónica, (2) el expediente judicial electrónico (cuyo análisis se realizará en el reto segundo), donde se incluye la gestión documental, la generación de copias y su archivo(25), (3) el registro de escritos en los registros judiciales electrónicos(26), incluyendo su régimen de funcionamiento, el cómputo de plazos y los apoderamientos apud acta, (4) las comunicaciones y notificaciones electrónicas(27), y, (5) la tramitación electrónica de los procedimientos judiciales(28), donde se detallan diversas cuestiones relativas al desenvolvimiento del proceso (iniciación, tramitación, presentación de escritos, documentos u otros medios o instrumentos, el traslado de copias y el acceso de las partes a información sobre el estado de tramitación, la acreditación de la representación procesal, la subsanación de actos procesales y la actuación judicial automatizada.

Finalmente, el Título V de la LUTICAJ, rubricado como “cooperación entre las Administraciones con competencias en materia de Administración de Justicia. El Esquema judicial de interoperabilidad y seguridad”, contiene una serie de preceptos de enorme importancia para la consecución de una efectiva e-Justicia, siendo la base de la regulación legal de la interoperabilidad judicial. Este Título se divide en 3 Capítulos, el Capítulo I regula el “marco institucional de cooperación en materia de administración electrónica” y, en particular, el “Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica” (art. 44) y el “funcionamiento integrado y conjunto de todas las aplicaciones informáticas” (art. 45)(29). El Capítulo II de este Título regula el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (también conocido como EJIS), en el que se establecen una serie de preceptos para conseguir la compatibilidad plena entre aplicaciones, programas y plataformas al servicio de la Administración de Justicia, cuestión que a día de hoy sigue resultando problemática (las aplicaciones de gestión procesal de las CCAA y la del denominado “territorio Ministerio” no se entienden entre sí, a pesar de que la disposición transitoria de la propia Ley estableció un plazo de 4 años, que expiró en julio de 2015, para la consecución de la interoperabilidad) y que entendemos que ha debido ser una de las razones fundamentales por las que el CGPJ ha decidido promulgar la Instrucción 1/2018(30). Esta problemática circunstancia ya fue advertida por el propio legislador de la LUTICAJ, que conocedor de la importancia estructural de la interoperabilidad para el desarrollo de la e-Justicia determinó en la disposición adicional octava la aplicación supletoria de la Ley 11/2007 en materia de interoperabilidad, remisión que hoy debe entenderse realizada respecto de los artículos que regulan ente ámbito en la Ley 39/2015 y fundamentalmente en la Ley 40/2015, así como también en normativa reglamentaria (Reales Decretos 3 y 4 de 2010 por los que se aprueban el Esquema Nacional de Interoperabilidad) y sus profusas normativas técnicas de desarrollo(31). Y, por último, el Capítulo III de este Título aborda la interesante cuestión de la “reutilización de aplicaciones y transferencia de tecnologías” y la creación del “directorio general de información tecnológica judicial”, preceptos que habrían resultado muy útiles para generar un considerable ahorro de recursos económicos así como también para garantizar la interoperabilidad y seguridad de las aplicaciones, plataformas y programas que se emplean por las diferentes Administraciones con competencias en materia de Administración de Justicia. Estas previsiones han caído en “saco roto” por su laxitud, ya que en ellas no se establece, desafortunadamente, cómo se debe proceder en el supuesto de que las Administraciones incumplan, como así ha sucedido, estos preceptos, ni tampoco cuáles son las posibles consecuencias derivadas de tal incumplimiento(32).

V. LA INSTRUCCIÓN 1/2018 DEL CGPJ, RELATIVA A LA OBLIGATORIEDAD PARA JUECES Y MAGISTRADOS DEL EMPLEO DE MEDIOS INFORMÁTICOS A QUE SE REFIERE EL ARTÍCULO 230 DE LA LOPJ

1. Fundamento y base legal de la Instrucción

La Instrucción 1/2018 del CGPJ(33) se fundamenta en el artículo 230.1 de la LOPJ y halla su anclaje en la nueva redacción dada tras su reforma en 2015. Pero también debe señalarse con justicia que la Instrucción 1/2018 determina unos condicionantes importantes para la aprobación de los programas, aplicaciones y plataformas de gestión procesal vía 230.6 de la LOPJ por las Administraciones competentes en la denominada “administración de la Administración de Justicia”, que podrán alcanzar incluso a que dichos medios técnicos no sean considerados de utilización obligatoria para “jueces/zas y magistrados/as si no se satisfacen los requisitos técnicos” determinados por el CGPJ y por el Comité Técnico Estatal de la Administración de Justicia Electrónica (más si cabe tras la reforma de diciembre de 2018). Esta realidad supone de facto que la obligatoriedad de estas previsiones técnicas para el Ministerio y para las CCAA con competencias en esta materia sea absoluta, si pretenden que los sistemas de gestión procesal que han desarrollado se utilicen de manera efectiva.

En palabras del propio CGPJ, “la determinación de la utilización obligatoria de los medios técnicos indicados corresponde, por tanto, al Consejo General del Poder Judicial, y esa determinación impone como presupuesto que se establezcan los requisitos o condicionantes que deben satisfacer los medios técnicos para que la obligatoriedad de su uso sea exigible. De otra manera, esto es, si este presupuesto no se satisface, se correría el riesgo de que, bajo la apariencia del simple suministro de medios técnicos, como podría ser un simple programa informático de gestión procesal, se acaben alterando las condiciones del puesto de trabajo del/de la juez/a o magistrado/a; se le trasladen cargas de gestión burocrática que son propias de los cuerpos funcionales de la Administración de Justicia de apoyo a las tareas del/de la juez/a o magistrado/a; se perjudiquen los ritmos de trabajo esperables, con la incidencia que ello acabaría teniendo, incluso, en su retribución (retribución variable); se alteren las previsiones de la legislación procesal sobre aspectos múltiples, como los relativos al contenido y alcance de la dación de cuenta; o, en definitiva, y por la disparidad de programas y medios técnicos puestos a disposición por las diferentes Administraciones Públicas con competencia en <<administración de la Administración de Justicia>>, se acaben estableciendo diferencias en las cargas de trabajo de los/as jueces/zas y magistrados/as, con afectación de sus derechos estatutarios, en función del territorio donde desempeñen su actividad”.

2. Finalidades de la Instrucción

Las finalidades primordiales de la Instrucción 1/2018 se establecen con claridad en su propia Exposición de Motivos. La primera finalidad es establecer “las condiciones técnicas que deben reunir los programas y medios técnicos que se implanten en los juzgados y tribunales para determinar que su uso sea obligatorio”. A este respecto, el artículo primero de la Instrucción al regular el “objeto” de la misma señala que “la presente Instrucción tiene por objeto el establecimiento de las condiciones que deberán concurrir para imponer como obligatorio el uso de los programas de gestión procesal por los/as jueces/zas y magistrados/as”(34). Esas condiciones son las que se regulan en la propia Instrucción y se analizarán sucintamente en este apartado, ya que el Anexo Técnico de la Instrucción supondrá un antes y un después en la innovación tecnológica en la Administración de Justicia y además tiene presente su necesaria y constante actualización al progreso y evolución de las TIC. Estas condiciones técnicas se fijan en el artículo 2 de la Instrucción(35) y se detallan en el Anexo Técnico al regular “el puesto de trabajo del/de la juez/a o magistrado/a”. Asimismo, cabe señalar que en el Anexo Técnico también se fijan medidas específicas en cuanto a los medios materiales TIC que se aplican en la Administración de Justicia.

La segunda finalidad de la Instrucción “establece las condiciones de formación en la utilización de los programas que se deben satisfacer para determinar que el uso de los programas pueda establecerse como obligatorio así como el establecimiento de políticas de prevención de salud profesional con relación al uso de pantallas de visualización de datos conforme a la normativa vigente y al Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la Carrera Judicial”. Esta segunda línea de acción de la Instrucción 1/2018 se ha materializado en su artículo Tercero, en el que se regulan “condiciones de formación que se deben satisfacer para que el uso de los programas pueda establecerse como obligatorio”(36), siendo ésta una problemática crucial en la implantación de las TIC en la Administración de Justicia.

La tercera finalidad de la Instrucción 1/2018 tiene como objetivo determinar “los procedimientos para la verificación de que los programas reúnen las condiciones que permiten al Consejo imponer su obligatoriedad a jueces/zas y magistrados/as, implicando en dichos procedimientos a los servicios del Consejo y a los órganos de gobierno interno del Poder Judicial, con especial consideración y aprovechamiento de las facultades que el artículo 160.7(37) de la Ley Orgánica del Poder Judicial atribuye a los/as presidentes/as de los Tribunales Superiores de Justicia para adoptar acuerdos en situaciones de urgencia”. Esta finalidad tiene su correlativo en el artículo Cuarto de la Instrucción(38), y cabe señalar que determina un procedimiento preciso de verificación de las aplicaciones, programas y plataformas en el que distingue entre: 1. Programas de nueva implantación; 2. Programas ya implantados antes de la publicación de la Instrucción; 3. Incidencias una vez implantados los programas y modificaciones o actualizaciones de dichos programas; y, 4. Incidencias personales que puedan afectar a un/a juez/a o magistrado/a.

Por último, se establece una cuarta finalidad destinada a cerrar el ámbito regulatorio de la Instrucción, ya que se centra en concretar “las consecuencias derivadas de la no superación del test de requisitos técnicos, de gestión y de formación mínimos para que el programa pueda imponerse como obligatorio”. Será el artículo Quinto de la disposición general el que regule las consecuencias derivadas de la no superación de este test(39), pero es evidente de que en el caso de que sí se superen los requisitos citados, “la superación de la normativa técnica supondrá la obligatoriedad del uso de los programas por parte de los/as jueces/zas y magistrados/as”, y que “una vez establecida su obligatoriedad, la negativa injustificada al uso de los programas determinará los efectos que correspondan en el ámbito disciplinario(40)”. Como se podrá comprobar, la Instrucción 1/2018 marcará sin ningún género de dudas el devenir de la e-Justicia, ya que la utilización obligatoria por los Jueces/zas y Magistrados/das y por el personal de la Administración de Justicia de los sistemas de gestión procesal dependerá del cumplimiento de los requisitos y normas técnicas en ella determinados, lo que en la práctica supone reconocer a esta norma que emana directamente del artículo 230 de la LOPJ la categoría de norma estructural de la e-Justicia.

3. La compatibilidad e interoperabilidad de los sistemas de gestión procesal

Resulta conveniente manifestar mi posición favorable a la técnica que ha seguido el CGPJ en la Instrucción 1/2018 en el ejercicio de una potestad de coordinación muy bien entendida cuando se trata de respetar un reparto competencial complejo y a la vez garantizar la interoperabilidad de las aplicaciones, plataformas o sistemas de gestión procesal. Comparto plenamente que la idea no puede ser la imposición de una determinada o única tecnología, sino como hace claramente la Instrucción en la Introducción de su Anexo Técnico marcar las normas técnicas o estándares de obligado respeto por todas las AAPP que vayan a desarrollar plataformas o sistemas de gestión procesal para que se garantice el correcto funcionamiento y a la vez la interoperabilidad de las mismas (de hecho es lo que ha hecho la UE en el ámbito de la contratación pública, por ejemplo, con el vocabulario común de contratos públicos o con el depósito de certificados en línea e-Certis(41)). Por tanto, cualquier desarrollo de una plataforma o sistema de gestión procesal debe pasar inexcusablemente por respetar lo establecido en la Instrucción 1/2018 del CGPJ, la LUTICAJ, la Normativa Técnica del CTEAJE (máxime después de la nueva redacción del artículo 230.6 de la LOPJ operada por la Ley Orgánica 4/2018) y, subsidiariamente, la normativa derivada de las Leyes 39 y 40 de 2015 y los Reales Decretos 3 y 4 de 2010 y su normativa técnica de desarrollo. Toda plataforma o sistema de gestión procesal que no respete esta normativa debería entenderse desarrollada bajo procedimientos y actos nulos de pleno derecho, máxime después de que la Introducción del Anexo Técnico de la Instrucción 1/2018 se manifieste con la siguiente contundencia al hablar del expediente judicial electrónico y los sistemas de gestión procesal: “su formato debe ajustarse a las especificaciones que la Ley 18/2011 de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia establece para posibilitar la compatibilidad e interoperabilidad entre sistemas.

Por otro lado, el Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica () ha definido en el seno de sus grupos de trabajo las especificaciones tecnológicas concretas que incluyen metadatos, estructuras, formatos, etc., tanto de los expedientes como de los documentos electrónicos. Así mismo ha estandarizado la numeración identificativa y única a lo largo de la vida procesal del expediente, los mecanismos tecnológicos para hacerlo seguro y confiable, los formatos de firma digital y los protocolos de intercambio de información.

Por tanto, la primera obligación de las Administraciones es desarrollar sistemas capaces de gestionar expedientes y documentos electrónicos con el formato, estándares y normas que, cumpliendo la Ley, están definidos en la Normativa Técnica del CTEAJE.

Pero las especificaciones técnicas, siendo un condicionante imprescindible, no son suficientes para que el/la juez/a o magistrado/a desarrolle su función jurisdiccional de forma eficiente”.

Como se advierte, las especificaciones técnicas y la interoperabilidad es “un condicionante imprescindible”, pero no el único, ya que la Instrucción 1/2018 dedica buena parte de su contenido a otros requerimientos tecnológicos del sistema de gestión procesal y del expediente judicial electrónico que a juicio del CGPJ son fundamentales para garantizar que los jueces/as y magistrados/as desarrollen adecuadamente su tarea de Administración de Justicia en sentido estricto, esto es, sus funciones jurisdiccionales.

4. Condiciones de formación

En el artículo tercero de la Instrucción 1/2018 bajo el indicativo título de “Condiciones de formación que se deben satisfacer para que el uso de los programas pueda establecerse como obligatorio” para los/as jueces/zas y magistrados/as, comienza señalando que “las Administraciones que implanten los programas de gestión procesal deberán facilitar a los/as jueces/zas y magistrados/as la formación necesaria para el uso de las herramientas informáticas procesales”, debido a que hasta el momento, no se había procedido de esta manera en la inmensa mayoría de los casos. Pero la regulación no se limita al establecimiento de esta obligación para las AAPP, ya que el CGPJ, a través de su Comisión Permanente, deberá realizar un control previo de la citada formación, más concretamente se señala que “validará la corrección y adecuación de dicha formación al ejercicio de la función judicial (por tiempo, contenidos y calidad), previo informe del Servicio de Formación Continua y, en caso de considerarse necesario, de la Sección de Informática Judicial”. El CGPJ, conocedor de la importancia de la formación adecuada en esta materia, establece en este artículo de la Instrucción la manera en la que deben proceder las AAPP que vayan a implantar un sistema de gestión procesal o cualquier modificación en el funcionamiento de un sistema ya implantado, y exige para ello que la Administración “deberá remitirle el programa de formación previsto para los/as jueces/zas y magistrados/as”, que “también lo remitirá a la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia, que elevará un informe al CGPJ expresando su parecer”. De igual forma, se determina que la Sala de Gobierno al CGPJ deberá elaborar un informe de las mismas características “sobre la ejecución y resultados del programa de formación”.

Por último, la Instrucción 1/2018 otorga tal importancia a la formación que exige (1) que se incluya “personal formador” “dentro de los equipos de los distintos Centros de Atención al Usuario” que den “una respuesta inmediata a las necesidades que el/la juez/a o magistrado/a pueda tener en el uso de las herramientas y equipos, tanto en el despacho oficial como en el trabajo en remoto”. (2) Que se garantice “que las personas que son miembros de la carrera judicial y los/as delegados/as de prevención reciban una formación e información adecuadas sobre los riesgos relacionados con la seguridad y salud derivados de la utilización de los medios telemáticos puestos a su disposición y sus programas, así como sobre las medidas de prevención y protección que hayan de adoptarse”. En particular se fija que se “deberá garantizar que cada miembro de la carrera judicial reciba una formación adecuada sobre las modalidades de uso de los equipos con pantallas de visualización, antes de comenzar este tipo de trabajo y cada vez que la organización del puesto de trabajo se modifique de manera apreciable”. Y, (3), finalmente, la formación de los/as jueces/zas y magistrados/as se considera uno de los elementos indispensables para la implantación de la e-Justicia, tanto es así que la norma asegura que “el uso de los programas de gestión procesal o de los instrumentos informáticos no será obligatorio mientras no se imparta la formación necesaria en los términos indicados”.

5. El expediente judicial electrónico. Resurgimiento y situación actual tras la Instrucción 1/2018 del CGPJ

Hasta el día 10 de diciembre de 2018, la regulación del expediente judicial electrónico se había limitado a la regulación que del mismo se contiene en la LUTICAJ, concretamente en su Capítulo II del Título IV, arts. 26 a 29, donde se analiza el expediente judicial electrónico, el documento judicial electrónico, las copias electrónicas, y el archivo electrónico de documentos(42). En este apartado voy a proceder a analizar los requerimientos del expediente judicial electrónico (en adelante también EJE) que ha determinado el CGPJ para que los sistemas de gestión procesal electrónicos (en adelante también SGP) puedan ser utilizados por los jueces/as y magistrados/as, cuya precisión se ha establecido en el Anexo Técnico de la Instrucción 1/2018. Para este análisis vamos a seguir la propia estructura de la disposición general del CGPJ. La norma se divide en este punto en 8 apartados que vamos a analizar a continuación(43).

5.1. Presentación y funcionalidades

En relación a cómo se presente el expediente judicial electrónico, la disposición general señala que “los SGP deberán ofrecer al/a la juez/a o magistrado/a un espacio de trabajo en el que pueda gestionar un EJE de forma cómoda, sencilla, rápida e integrada”, para lo cual se requiere que “el/la juez/a o magistrado/a deberá tener acceso a todas las funcionalidades que necesita para su trabajo, de forma integrada, en la misma herramienta o desde la misma herramienta, sin necesidad de tediosos cambios de aplicación. También deberá poder tener acceso al EJE en cualquier momento y sin restricción de ningún tipo en cuanto a tiempo o contenido”. El sentido de esta previsión es clara, e implica que el SGP que da soporte al EJE debe ser un sistema integral, del cual no se deba salir constantemente para realizar actuaciones parciales en otras aplicaciones o sistemas, siendo por ejemplo necesario que los SGP incorporen la posibilidad de realizar consultas desde ellos al Punto Neutro Judicial. Cabe decir que el diseño de un sistema integral requiere que en el desarrollo del mismo se haya pensado de inicio a fin en todos los trámites y actuaciones procesales que se van almacenando en los expedientes judiciales, de manera que el diseño de los SGP no debe ni puede dejarse en manos solo de “informáticos” y es preciso el liderazgo institucional y la participación de las personas que ostenten la máxima cualificación jurídica y responsabilidad (miembros del CGPJ, del CTEAJE, Magistrados, Letrados de la Administración de Justicia, etc.) y desgraciadamente, éste ha sido un error habitual en el diseño(44).

Asimismo, el sistema debe permitir una gran usabilidad a través de visores de documentos del EJE que sean cómodos, precisando la norma incluso que tengan “las facilidades propias de los visores de cualquier editor de textos, pudiendo modificar para su lectura el tamaño de los caracteres, desplazarse rápidamente a cualquier parte del EJE y con facilidades de búsqueda sencilla y avanzada en todo el expediente (y no solo en cada documento/ acontecimiento)”. La Instrucción 1/2018 llega a precisar incluso que “la presentación de los documentos judiciales electrónicos tendrá las propiedades de los editores <<what you see is what you get>>, de modo que lo que el/la juez/a o magistrado/a vea en la pantalla tenga el mismo aspecto que si esa información estuviese impresa”.

Además, el SGP debe permitir la posibilidad de realizar búsquedas a texto completo sobre todo el expediente, “con un solo clic sobre todas sus piezas y acontecimientos”, tratándose como ya se ha advertido de un sistema integral en el que se “deberá incluir todos los acontecimientos asociados al procedimiento judicial que se esté tramitando, incluidos aquellos que accedan a las oficinas en papel, los cuales serán escaneados e integrados en el EJE con su capa de texto por OCR, sin perjuicio de su conservación física y puesta a disposición del/de la juez/a o magistrado/a en la forma que establezcan las leyes procesales”. Téngase en cuenta el verbo empleado que es imperativo y determina claramente la necesidad de que el SGP que soporte el EJE cumpla con estas funcionalidades. Ahora bien, se excluye del expediente aquella información que no aporte valor al mismo(45), aunque sí deberá integrarse en el SGP y por tanto en el EJE “toda información multimedia que forme parte de un procedimiento judicial(46)”.

En definitiva, y en palabras de la propia Instrucción 1/2018, “el/la juez/a o magistrado/a deberá tener acceso al expediente completo sobre el que está decidiendo, incluyendo los acontecimientos relacionados con el procedimiento que pudieran estar en otras instancias. Debe tener acceso al árbol completo identificado por un determinado número de identificador general (NIG), así como a los datos de registro del asunto, a fin de poder comprobar objetos y piezas de convicción, intervinientes, postulación procesal, etc”. También establece la norma una funcionalidad muy útil que se ha desarrollado en los gestores de expedientes de e-Administración para decidir qué información y documentación formará parte del expediente que se archive, y más concretamente la disposición precisa que (1) los SGP deberán permitir dar de baja aquellos documentos/acontecimientos respecto de los que la correspondiente resolución haya ordenado su expurgo del expediente (punto 3); (2) “entre las facilidades que las herramientas de gestión de los EJE deben ofrecer el/la juez/a o magistrado/a, debe estar la posibilidad de <<marcar>> un documento para determinados fines, de modo que ni las partes ni las instancias superiores puedan verlo en caso de ser recurrido el asunto”; e incluso determina para los/as magistrados/as de los órganos colegiados que (3) el SGP deberá permitir el “intercambio de información entre ellos/as, como la de señalar un documento del EJE sobre el que estén trabajando con marcas que permitan incluir un texto”.

5.2. Indexación

Todo expediente electrónico debe tener un índice asociado al mismo que permita transitar fácilmente por el EJE, como si del índice de un libro se tratase. En concreto, la Instrucción aunque no en este punto sino en el siguiente realiza una descripción bastante ejemplificativa del funcionamiento del índice electrónico al señalar que “el índice del expediente que es el medio que permitirá acceder ágilmente a los acontecimientos (documentos electrónicos y archivos multimedia), debe estar formado por las identificaciones únicas e inequívocas de estos”. Para ello es absolutamente necesario que en el diseño de los documentos electrónicos y del propio expediente se tengan en cuenta las Normas Técnicas que determinan, entre otras cuestiones, los metadatos de los documentos y de los expedientes, y que resultan absolutamente imperativos para conseguir una adecuada interoperabilidad como cualidad integral. Asimismo, el EJE se podrá descargar a modo de libro electrónico y con las funcionalidades de los ficheros PDF(47).

Para terminar con este punto, se señala que “los/as jueces/zas o magistrados/as dispondrán de un almacenamiento en nube seguro en el que puedan guardar los ficheros imagen del EJE descargados para su acceso individual, seguro, confidencial y exclusivo por el/la propio/a juez/a o magistrado/a desde cualquier lugar o para su acceso compartido y colaborativo con otros/as compañeros/as designados/as por el/la propio/a juez/a o magistrado/a, especialmente en el caso de los órganos colegiados”. Aquí debemos señalar las especiales garantías de seguridad y de protección de datos de carácter personal que requieren estos sistemas, así como la propia ubicación física de “la nube”, que en todo caso deberá cumplir con las Bases del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, su normativa técnica de desarrollo (subsidiariamente el ENI y ENS y sus normativas técnicas) y por supuesto el Reglamento UE General de Protección de Datos (Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales(48).

5.3. Documentos electrónicos (acontecimientos)

La LUTICAJ contiene en su artículo 27 la definición y regulación del documento judicial electrónico(49), y ahora la Instrucción 1/2018 ha querido precisar esta definición y en mi opinión aportando con acierto las claves conceptuales y funcionales de lo que son los documentos electrónicos y su integración en los EJEs, señalando expresamente que “un documento electrónico es información de cualquier naturaleza en forma digital, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”. Para una correcta creación de los documentos y su adecuada integración en el EJE, “los documentos se identificarán con una expresión comprensiva de su contenido, estandarizada en los formularios telemáticos de entrada aprobados en el seno del CTEAJE, a la que deberá sumarse un código o referencia que los diferencie de cualquier otro”, de forma que el EJE incluya “documentos que puedan ser identificados inequívocamente” mediante una codificación fijada en las normas técnicas que los identifique de manera única e inequívoca. De esta manera, a través del índice se podrá acceder fácil y ágilmente “a los acontecimientos (documentos electrónicos y archivos multimedia)”.

La Instrucción 1/2018 determina taxativamente que “las resoluciones judiciales son documentos electrónicos que se ajustarán a las guías técnicas aprobadas por el CTEAJE”, no dando margen a otra opción de diseño de los SGP-EJE que no sea el cumplimiento de la normativa técnica a la que nos hemos referido ampliamente en el primer reto. Gracias al cumplimiento de las citadas normas, las resoluciones judiciales en documento electrónico “se presentarán al/a la juez/a o magistrado/a para su desarrollo mediante formularios estructurados y aprobados en el CTEAJE que permitan autocompletar gran parte de la información que debe contener una resolución judicial sin necesidad de que el/la juez/a o magistrado/a se vea obligado a copiarla de los acontecimientos del EJE, y facilitando la protección de los datos de carácter personal”, en una descripción de un sistema que abre la puerta al desarrollo de sistemas expertos a los que nos referiremos brevemente en apartados siguientes, de manera que puedan llegar a sugerir al/la juez/a o magistrado/a fragmentos de resoluciones judiciales previas que pudiesen tener aplicación a ese supuesto.

Por último, este punto de la norma señala que los documentos electrónicos del EJE deben tener unos mínimos acreditados de calidad, y que todos los documentos que se incorporen en el sistema lógicamente serán electrónicos por generación en este formato mediante su creación en el propio sistema, su remisión por las partes, o su digitalización desde el formato papel, ahora bien deberá seguirse en todo caso la “Guía de Interoperabilidad y Seguridad de digitalización certificada de documentos elaborada por el CTEAJE”.

5.4. Integración de los expedientes procedentes de otros organismos. ¿Remisión o puesta a disposición?

La Instrucción 1/2018 también hace referencia a la integración dentro del EJE de expedientes de otros organismos. En este apartado pretendemos analizar e interrelacionar los conceptos de expediente judicial electrónico, regulado como ya sabemos en el artículo 26 de la LUTICAJ y en buena parte de las normas de la Instrucción 1/2018, y el concepto de expediente administrativo electrónico regulado en el artículo 70 de la Ley 39/2015. Creo que en la jurisdicción contencioso-administrativa resulta interesante debatir si conviene mantener el actual sistema en el que las Administraciones Públicas proceden a la remisión de los expedientes (o copias de los mismos diligenciadas por la Secretaría General correspondiente), sistema clásico cuando hablamos del formato documental en papel, o, si gracias a la innovación tecnológica damos un salto de calidad en el ejercicio de la función jurisdiccional y permitimos la puesta a disposición de los expedientes a la autoridad judicial, de forma que puedan ver el expediente administrativo exactamente como se encuentre en la AAPP, o, tal y como parece desprenderse de la Instrucción 1/2018, llegar a conseguir que esa puesta a disposición llegue a convertirse en una integración del expediente administrativo dentro del propio expediente judicial electrónico que va a sustanciarse.

La LJCA se refiere especialmente a la “reclamación del expediente” en los artículos 45 y siguientes de la misma (especialmente el 48), y lógicamente la Ley de la Jurisdicción está pensada para expedientes en formato papel, de hecho constantemente se refiere a “recibido el expediente” (por ejemplo, art. 49.3), lo que nos llevaría directamente a la modalidad de remisión del expediente. No obstante, y tal y como ya hemos analizado en el presente trabajo, la aplicación en el ámbito del expediente judicial electrónico de la LUTICAJ nos lleva a afirmar que en el modelo de tramitación electrónica judicial “la remisión de expedientes se sustituirá a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente judicial electrónico, teniendo derecho a obtener copia electrónica del mismo todos aquellos que lo tengan conforme a lo dispuesto en las normas procesales” (artículo 26.4). Según SANZ LARRUGA y SALGADO SEGUÍN precisamente este precepto fue objeto de modificación desde su inicial redacción en el Proyecto de Ley, donde se señalaba “cuando técnicamente sea posible, la remisión del expediente será sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición”, para reemplazarse por el texto actual, más contundente para no dar excusas o interpretaciones, al afirmarse categóricamente que “la remisión de expedientes se sustituirá a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente judicial electrónico”(50). Evidentemente que los/las jueces/zas y magistrados/as y/o los letrados/as de la Administración de Justicia puedan comprobar in situ dentro de la plataforma de gestión de expedientes de la AAPP a la que se reclama el mismo exactamente el expediente administrativo necesario, en su justa y precisa conformación, supone un plus de inmediación de la autoridad judicial respecto a dicha base documental, ya que evita tentaciones a la hora de realizar una composición concreta del mismo por parte de la AAPP demandada antes de su remisión a la autoridad judicial.

Asimismo, el artículo 37.4 de la LUTICAJ remite a la Ley 11/2007, actualmente la Ley 39/2015, en cuanto a la forma en que las AAPP procedan a la remisión o puesta a disposición del expediente, y lo cierto y verdad es que mientras en art. 32 de la Ley 11/2007 se señalaba en su apartado 3º que “la remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente electrónico”, la vigente Ley 39/2015 señala en su artículo 70.3 establece por el contrario la remisión, al determinar que “cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrónico, se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad, y se enviará completo, foliado, autentificado y acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga. La autenticación del citado índice garantizará la integridad e inmutabilidad del expediente electrónico generado desde el momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos”(51).

Ahora bien, es evidente que la norma procesal aplicable es la LUTICAJ, que determina claramente la puesta a disposición, de manera que ese será el punto de partida del diseño tanto de los sistemas de gestión procesal como de las plataformas de tramitación electrónica de procedimientos de las AAPP. Es más, por aplicación directa de la Instrucción 1/2018, estos sistemas deberán necesariamente permitir un paso más allá, que no es otro que la integración del expediente administrativo tal cual se haya conformado y archivado en la plataforma de tramitación electrónica de la AAPP dentro del SGP del expediente judicial electrónico, ya que el punto 4 del apartado de “funcionalidades” del Anexo Técnico de la Instrucción determina expresamente la “integración de los expedientes procedentes de otros organismos”, y para ello advierte de que “cuando sea necesario incorporar expedientes administrativos procedentes de otros organismos, estos deberán respetar las mismas propiedades del EJE, de tal modo que ofrezcan al/a la juez/a o magistrado/a un índice claro que cumpla la estructura definida por el Consejo General del Poder Judicial”. El objetivo no es otro que los expedientes administrativos puedan migrarse completos a los sistemas de gestión procesal para que pueda cumplirse con la previsión de la nueva norma que señala que “los SGP integrarán los expedientes administrativos en el EJE y los presentarán sin merma de sus propiedades originales, para lo que podrá ser necesario incluir aplicaciones de visualización específicas”. Finalmente, también señala la Instrucción que “en el caso de que el organismo emisor carezca de los medios necesarios para conformar el expediente con la estructura estandarizada por el Consejo General del Poder Judicial, se le recomendará utilizar el sistema INSIDE del Ministerio de Hacienda y Función Púbica (MINHAFP) que está preparado para formar un expediente administrativo estructurado de acuerdo al estándar definido por el CGPJ”, y que en la práctica permitiría su incorporación como documento / libro electrónico.

Por tanto, con la vigente regulación legal y normativa, la puesta a disposición de los expedientes administrativos y su integración conforme a sus propiedades originales, es decir su migración a los sistemas de gestión procesal en el mismo estado y con el mismo contenido que disponen en el archivo de la AAPP a la que se le reclama es una exigencia ineludible, que además en la jurisdicción contencioso-administrativa reviste una importancia total y permite un mejor cumplimiento de la inmediación propia y necesaria de la labor jurisdiccional, así como también garantiza una mejor consecución del derecho fundamental a la tutela judicial efectiva de las personas que demanden a las AAPP.

5.5. Dación de cuenta

La disposición general viene a determinar también que “los SGP implementarán facilidades que permitan intercambiar información entre la oficina judicial y el/la juez/a o magistrado/a, así como acceder a la tramitación del procedimiento judicial”, y para ello ha establecido una serie de reglas para que “el intercambio de información estará especialmente diseñado para la <<dación de cuenta>>, en el que principalmente se indicará el estado de la causa y el curso procesal que corresponda”(52).

5.6. Firma digital

En cuanto a la firma electrónica de los documentos/acontecimientos y de los expedientes judiciales, la Instrucción 1/2018 determina claramente que para su necesaria inserción se deberán respetar “las guías técnicas aprobadas por el CTEAJE en su Normativa Técnica” de manera que se permita la interoperabilidad entre distintos sistemas. Al igual que sucede en las plataformas de tramitación de procedimientos administrativos electrónicos, la función de e-firma se realiza normalmente “mediante una carpeta (portafirmas) en la que se acumulan los documentos que el/la juez/a o magistrado/a debe revisar y firmar”, y así lo determina la propia Instrucción. Ahora bien, también matiza la norma que “independientemente de los módulos o las herramientas que los SGP ofrezcan al juez/a o magistrado/a para firmar digitalmente”, deberán cumplir una serie de reglas y funcionalidades(53).

5.7. Agenda de señalamientos

Una novedad ciertamente interesante para la asistencia a las labores de Administración de Justicia de jueces y magistrados es que los SGP deberán incorporar una herramienta para la gestión de la agenda de señalamientos. La disposición general se refiere a ello de la siguiente manera, “los SGP deberán incluir una agenda de señalamientos entre sus funcionalidades. El/la juez/a o magistrado/a tendrá acceso a esta herramienta en la que se consignará el día y hora del señalamiento y permitirá incorporar las instrucciones particulares o incluir las minutas que considere convenientes”. Se trata de un instrumento ciertamente útil que seguramente muchos sistemas o plataformas de gestión procesal habrán obviado hasta el momento.

5.8. Sala de vistas

Ya hemos tenido oportunidad de comprobar que los documentos multimedia también formarán parte del EJE, y para ello la Instrucción también determina una serie de funcionalidades de los sistemas de grabación y equipos de las Salas de Vista, que por razones sistemáticas analizaremos en el siguiente apartado relativo al tercer reto que analizará las necesidades de los medios materiales.

6. Las nuevas determinaciones de los medios materiales y organizativos de la Instrucción 1/2018 del CGPJ

La Instrucción 1/2018 contiene diferentes normas destinadas a la adecuación de los medios materiales y organizativos a la labor del/de la juez/a o magistrado/a. En este apartado vamos a centrarnos en 3 aspectos concretos: (1) las funcionalidades de las salas de vistas, (2) los requerimientos en medios materiales, distinguiendo entre los necesarios en el despacho oficial y aquellos necesarios para el trabajo remoto, y, (3) los requerimientos organizativos. Los medios materiales son fundamentales para el correcto ejercicio de la función jurisdiccional en la Administración de Justicia, tanto es así que la LUTICAJ los vincula directamente al adecuado cumplimiento del artículo 24 de la CE al establecer en su disposición adicional segunda que “para garantizar la efectividad del derecho a la tutela judicial reconocida en el artículo 24 de la Constitución, en el plazo de cinco años desde la entrada en vigor de esta Ley las Administraciones con competencia en materia de Administración de Justicia dotarán a las oficinas judiciales y fiscalías de sistemas de gestión procesal que permitan la tramitación electrónica de los procedimientos”, plazo que como sabemos se ha visto incumplido.

6.1. Funcionalidades en las salas de vistas. En especial respecto a los medios de grabación y a la incorporación de documentos/acontecimientos al EJE durante las vistas

En el punto 8 del apartado de funcionalidades del Anexo Técnico de la Instrucción 1/2018 se abordan las necesidades que se deben garantizar en las salas de vistas. A este respecto, la norma señala que “las Administraciones proporcionarán herramientas en las salas de vistas con todas las funcionalidades que requiere la tramitación de un procedimiento judicial”, y el propio CGPJ justifica el porqué de la regulación de estos aspectos al señalar a renglón seguido que “aunque todas las propiedades de estos equipos y aplicaciones afectan al trabajo del/de la juez/a o magistrado/a, nos referiremos solo a aquellas que inciden directamente en su trabajo”. Precisamente por esta razón, la cuestión fundamental a la que se destina la Instrucción es la grabación de las vistas y a la calidad de la misma, estableciéndose para su garantía una serie de “precauciones organizativas que no son el objeto de estas especificaciones, pero también será necesario contar con al menos las siguientes funciones en las herramientas de grabación de vistas:

1. Inserción ágil de marcas/índices que identifiquen momentos determinados de la grabación.

2. Inserción de metadatos que referencien momentos determinados de la grabación.

3. Alertas de grabación defectuosa, que eviten los problemas de falta de audición por problemas de ruido de fondo, retirada de micrófono, etc.

4. Integración de la grabación (o su referencia de accesibilidad) en el EJE.

5. Facilidades de búsqueda simple y avanzada sobre las marcas, y sobre los metadatos”.

Por lo que respecta a los propios medios técnicos a instalar en las salas de vistas, los mismos tienen fundamentalmente que ver con el acceso al SGP y al EJE, y así, la norma señala que en las salas “deberán instalarse los medios técnicos que permitan:

1. Exhibir el expediente digital con todos los acontecimientos/documentos debidamente identificados. Las partes deberán referirse al identificador único para facilitar su búsqueda.

2. Incluir documentos que puedan aportarse en el momento de la vista. En el caso de que los documentos aportados tengan un tamaño que impida su inclusión en el momento de la vista, será preciso arbitrar los procedimientos que permitan su escaneo en momento posterior, incluyendo en la vista solo su referencia”. Se trata de una funcionalidad lógica que requiere asimismo contar con personal adecuado en la sala de vistas para poder proceder a la incorporación de los documentos/acontecimientos en el SGP y en el EJE, y en esta línea la propia Instrucción obliga a que “las Administraciones prestacionales deberán garantizar que el/la juez/a o magistrado/a, en la sala de vistas, contará con el apoyo de personal con la debida formación para la realización material de las funciones antes descritas y demás previstas en las normas de aplicación, especialmente para la localización y exhibición de los documentos que deban ser visionados durante las vistas”.

6.2. Requerimientos en medios materiales en el despacho oficial y para el trabajo remoto

La Instrucción también aborda de manera específica la adecuación de los medios materiales en el despacho oficial de los/as jueces/zas y magistrados/as, así como también la posibilidad de que éstos puedan realizar un trabajo remoto fuera de la oficina física judicial, todo ello con el objetivo de garantizar que “las Administraciones deben proporcionar a los/as jueces/zas y magistrados/as unos medios adecuados para trabajar en un entorno digital, tanto en el despacho oficial como en cualquier lugar remoto con comunicaciones de un ancho de banda suficiente”.

En primer lugar, en cuanto a las determinaciones relativas a la adecuación de los medios en el despacho oficial, la norma señala la obligación (utiliza el tiempo verbal “deberá”) para las AAPP de “proporcionar al/a juez/a o magistrado/a unos terminales que pueden ser equipos o procesadores de sobremesa, terminales <<no inteligentes>>, portátiles sobre bases que permitan la conexión a pantallas de altas prestaciones e impresoras, siempre conectados a los servidores centrales que soportan el SGP y todas las herramientas y funcionalidades”. A esta obligación, la propia Instrucción apostilla que “los equipos, los terminales no inteligentes o los portátiles conectados a sus bases, tendrán al menos una pantalla de un número de pulgadas suficiente para presentar varios entornos de trabajo o, en su defecto, dos pantallas”. Como se habrá observado, la Instrucción expresamente se refiere a terminales o equipos “no inteligentes”, excluyendo la aportación de sistemas de inteligencia artificial cuya provisión en un futuro no muy lejano quizá debería ser tenida en cuenta seriamente por el CGPJ(54). Lógicamente, la provisión de equipos o terminales con la suficiente calidad no es suficiente, y la Instrucción establece expresamente que “será necesario proporcionar al/a la juez/a o magistrado/a un escritorio virtual en el que el SGP proporcione acceso al expediente judicial, a las herramientas de edición de la resolución estructurada, a la jurisprudencia y legislación, a internet, a las herramientas de visualización de vistas, a herramientas ofimáticas, etc. El/la juez/a o magistrado/a deberá poder tener al menos dos de estos entornos simultáneamente, siendo óptimo tres: el expediente digital, la jurisprudencia y legislación, y el editor de resoluciones estructuradas”. También se determina la garantía de adecuación de otros medios relacionados con los propios equipos o terminales(55). Para concluir con este bloque, la norma se ocupa de asegurar que “los servidores de aplicaciones y herramientas centralizados estarán accesibles mediante líneas de comunicaciones de altas prestaciones, con altos anchos de banda, para permitir el acceso a información multimedia sin merma de calidad. Así mismo tendrán la potencia suficiente para evitar bloqueos o lentitud en las respuestas y la alta disponibilidad que evite la perdida de servicio”, cuestión absolutamente necesaria para el desarrollo de un trabajo adecuado al momento tecnológico actual.

En segundo lugar, este apartado de la Instrucción también se ocupa de garantizar el trabajo en remoto del/la juez/a o magistrado/a. Para cumplir con esta nueva obligación para las AAPP que deban proveer de los medios materiales, la Instrucción determina expresamente que “para trabajar en remoto será necesario disponer de al menos un ordenador portátil, debidamente configurado con medidas de seguridad, módulos de firma electrónica, lectores de tarjetas criptográficas y parametrización de acceso a los SGP, que deben proporcionar las Administraciones”(56). Una cuestión fundamental para el trabajo remoto en la e-Justicia es sin duda alguna el cumplimiento del principio de seguridad, y con él, el establecimiento de una serie de medidas de seguridad cuando los servicios remotos vayan a prestarse en la nube, de manera que no se pueda vulnerar la normativa UE y española de protección de datos de carácter personal.

6.3. Requerimientos organizativos. Recomendaciones

Finalmente, en cuando a los medios materiales, la Instrucción realiza una serie de “precauciones esenciales” al respecto de los requerimientos organizativos, ya que la coordinación en relación a los mismos, en palabras de la propia norma, “queda fuera de estas especificaciones”. No obstante, la norma determina que las citadas “precauciones esenciales” que deberán ser tenidas en cuenta por las AAPP al organizar las oficinas judiciales, los sistemas de gestión procesal y el propio funcionamiento del expediente judicial electrónico además de que se basan fundamentalmente en los propios requerimientos de la Instrucción y en la normativa técnica del CETAJE que como hemos visto resultan de obligado respeto en el diseño de las plataformas, aplicaciones o sistemas.

A este respecto, las recomendaciones o “precauciones esenciales”, aun advirtiéndose que queda fuera del ámbito de aplicación de la Instrucción 1/2018 “el establecimiento de normas, criterios o recomendaciones sobre la organización o actuación en la oficina judicial”, vendrán a establecer dentro de la propia disposición general y en su último apartado unas pautas que deberán ser tenidas en cuenta por “su trascendencia e influencia en el trabajo del/de la juez/a o magistrado/a”. De esta manera, la Instrucción 1/2018 culmina su último apartado señalando siete recomendaciones relativas en su mayoría a los sistemas de registro y reparto de asuntos judiciales:

“1. La calidad de la información que se ingrese en el sistema mediante las herramientas de registro y reparto influye de forma absoluta en el trabajo del/de la juez/a o magistrado/a. Por muy avanzadas que sean las herramientas puestas a su disposición, no servirán si la calidad de la información presentada no cumple los estándares establecidos”. Vuelve a advertirse en este punto el necesario cumplimiento de los estándares y normas para conseguir un adecuado nivel de interoperabilidad, así como también garantizar un adecuado nivel de la calidad de la información disponible para la juez/a o magistrado/a a través de los sistemas de registro y reparto.

“2. Los formularios WEB de entrada de datos deberán adaptarse a lo especificado y aprobado en el seno del CTEAJE, y contener los filtros que minimicen la incorrecta entrada de datos. Se prestará especial precaución al completar los metadatos del asunto ingresado, de cada documento anexo, y en la elección adecuada de la voz del mapa documental que identifique cada documento. Se evitarán las voces generales que no den información sobre lo anexado, como por ejemplo: <<otros>>”. Se trata de una recomendación esencial para poder conseguir un modelo de e-Justicia de éxito, ya que como sucede en la e-Administración, sin el correcto tratamiento de los metadatos en la gestión documental será imposible conseguir la implantación de plataformas de tramitación adecuadas e interoperables.

“3. A pesar de los filtros telemáticos, los servicios comunes de registro y reparto deben organizar un control de entrada que devuelva para subsanación aquellos escritos que pese a los filtros no tengan la calidad que requiere la tramitación del EJE”. La posibilidad de subsanación del expediente judicial electrónico es imprescindible para conseguir un sistema de e-Justicia eficaz.

“4. Es importante controlar la calidad de las grabaciones de las salas de vistas, de tal modo que se incluyan las marcas, referencias y metadatos que faciliten las búsquedas y se controle la grabación adecuada de la voz y del video. En caso contrario, el/la juez/a o magistrado/a tendrá dificultades independientemente de las prestaciones de las herramientas de visualización”. Ya hemos comprobado las dificultades existentes en cuanto a medios materiales en las salas de vistas, pero no es suficiente con la dotación adecuada de medios, la calidad de las grabaciones de las salas de vistas y la posibilidad de tratamiento de la información en ellas contenida es esencial para garantizar plenamente el principio de inmediación.

“5. Se asegurará la trazabilidad de los accesos al expediente, tanto en lo que se refiere a las personas que acceden a los mismos como de los equipos desde los que se produce el acceso. Los programas de gestión procesal asegurarán condiciones de acceso específico a las causas declaradas secretas”. Con esta recomendación se pretende garantizar la seguridad en el acceso a la información de los expedientes judiciales electrónicos, quedando constancia de todos los accesos que en ellos se produzca (trazabilidad) para el control efectivo de aquellos accesos al expediente que no sean autorizados, y poder actuar en consecuencia contra las personas infractoras.

“6. En ningún caso los programas trasladarán a los/as jueces/zas y magistrados/as funciones o tareas propias de los/as funcionarios/as”. Esta es una precaución lógica que pretende evitar la sobrecarga de tareas burocráticas innecesarias en los/las jueces/zas o magistrados/das.

Y, “7. Se contemplará la situación específica de jueces/zas o magistrados/as que, por necesidades particulares apreciadas por el Consejo, precisen de una adaptación del puesto de trabajo en relación con los programas de gestión y herramientas informáticas”. Se trata esta última recomendación de una prevención lógica que permitirá la accesibilidad y usabilidad a los sistemas y expedientes judiciales electrónicos de todos los jueces/zas o magistrados/as independientemente de sus circunstancias personales.

VI. REFLEXIÓN FINAL. LA E-JUSTICIA EN LA JURISDICCIÓN CONTENCIOSO – ADMINISTRATIVA HA LLEGADO PARA QUEDARSE

En este artículo se han analizado los cambios trascendentales que en la jurisdicción contencioso – administrativa van a conllevar las reformas normativas que se produjeron en diciembre de 2018. Por una parte, la reforma del artículo 230 de la LOPJ operada por la Ley Orgánica 4/2018 (BOE de 29 de diciembre de 2018) ha venido a instaurar la obligatoriedad del uso de los medios y sistemas electrónicos de todas las personas que se relacionen con la Administración de Justicia para la defensa de sus intereses y derechos, situándose esta reforma en lo que podemos denominar la dimensión externa del modelo de e-Justicia. Se trata de una cuestión de trascendental importancia que sin duda impondrá la tramitación electrónica de asuntos judiciales como única fórmula de tramitación, siguiendo la estela de algunos pronunciamientos judiciales relativos a LEXNET que apuntan precisamente en esta dirección (en particular resulta interesante la STS, Sala de lo Contencioso – Administrativo, Núm. 1218/2018(57)).

Por otro lado, la Instrucción 1/2018 del CGPJ, relativa a la obligatoriedad para Jueces y Magistrados del empleo de medios informáticos a que se refiere el artículo 230 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, se sitúa en la dimensión interna de la e-Justicia, suponiendo una auténtica revolución normativa en cuanto al diseño y formato de las plataformas de gestión procesal – expediente judicial electrónico, a las condiciones de medios materiales, organizativos y de formación, y, en definitiva, en cuento a los requisitos necesarios para poder imponer el uso obligatorio de la e-Justicia a jueces/zas y magistrados/as.

Nos encontramos ante dos normas que inciden directamente en las dimensiones interna y externa del modelo de e-Justicia, que tienen una clara relación y concordancia entre sí y cuya intención es clara: instaurar definitivamente la tramitación electrónica plena en la Administración de Justicia. Después de estas dos innovaciones normativas que se sucedieron en diciembre de 2018 puede llegarse a una conclusión clara, que no es otra que la e-Justicia ha llegado por fin para quedarse. Y, entre los distintos órdenes jurisdiccionales, el contencioso – administrativo debería liderar este proceso por dos razones fundamentales: 1. Porque la reforma de la legislación administrativa que se produjo en 2015 con las Leyes 39 y 40 ha provocado que el procedimiento administrativo electrónico sea la única forma de tramitación administrativa, y esta circunstancia debe aprovecharse también para la implantación de los sistemas de gestión procesal – expediente judicial electrónico en la jurisdicción contencioso – administrativa. Y, 2. Porque el marco normativo de la e-Justicia y, en particular, la LUTICAJ, tiene una clara vocación de impacto y aplicación en la jurisdicción contencioso – administrativa, como ya se ha advertido en el presente artículo.

Ahora bien, y ya para concluir este estudio, es necesario señalar que sería necesario operar una reforma particularmente intensa de la Ley 29/1998, reguladora de la Jurisdicción Contencioso – Administrativa, para adaptar su contenido a las nuevas necesidades y requerimientos de la tramitación judicial electrónica, que otorgue un mayor nivel de certeza y seguridad jurídica en este orden jurisdiccional que puedan acompasarse plenamente a lo ya establecido en el marco normativo de la e-Justicia, y, especialmente, en el artículo 230 de la LOPJ y en la Instrucción 1/2018 del CGPJ.

NOTAS:

(1). Reformado recientemente con gran intensidad mediante la publicación en el BOE de 29 de diciembre de 2018 de la Ley Orgánica 4/2018, de reforma de la Ley Orgánica 6/1985, del Poder Judicial.

(2). Publicada en el BOE de 10 de diciembre de 2018 bajo el título: Acuerdo de 22 de noviembre de 2018, de la Comisión Permanente del Consejo General del Poder Judicial, por el que se aprueba la Instrucción 1/2018, relativa a la obligatoriedad para Jueces y Magistrados del empleo de medios informáticos a que se refiere el artículo 230 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.

(3). GAMERO CASADO, E., “El objeto de la Ley 18/2011 y su posición entre las normas relativas a las tecnologías de la información”, en GAMERO CASADO, E., y VALERO TORRIJOS, J., (Coords.), Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012, páginas 75 y siguientes.

(4). Un interesante recorrido histórico por el devenir del artículo 230 de la LOPJ (y también del resto de artículos de esta Ley conexos al uso de las TICs en la Administración de Justicia) desde su inicial regulación hasta 2012, siendo particularmente intensa la que se produjo en 1994 mediante la Ley Orgánica 16/1994, de 8 de noviembre, puede verse en GAMERO CASADO, E., “El objeto de la Ley 18/2011 y su posición entre las normas relativas a las tecnologías de la información”, op. cit., páginas 53 a 61.

(5). El resto de artículos destacables de la LOPJ por lo que a la e-Justicia se refiere son: (1) el artículo 58.3 (añadido por la nueva Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, mediante su disposición final 4.1) relativo a la competencia de “la Sala de lo Contencioso-administrativo del Tribunal Supremo” para conocer, “de la solicitud de autorización para la declaración prevista en la disposición adicional quinta de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, cuando tal solicitud sea formulada por el Consejo General del Poder Judicial”; (2) el artículo 229.3 (adicionado por la disposición adicional única de la Ley Orgánica 13/2003, de 24 de octubre), relativo a la utilización de la videoconferencia o técnicas similares en las actuaciones judiciales; (3) el artículo 453.1 (modificado intensamente por la Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, y nuevamente matizado en 2009 y 2015), relativo a la posible celebración de vistas sin los Letrados de la Administración de Justicia gracias a la utilización de medios de grabación o reproducción; y, (4) El artículo 560.1.16ª, letra l), que vendrá a ser un complemento más del artículo 230 al incluir entre las atribuciones del CGPJ la capacidad reglamentaria para: “l) Establecimiento de las bases y estándares de compatibilidad de los sistemas informáticos que se utilicen en la Administración de Justicia” (letra l) del apartado 1.16 de este artículo), y el artículo 560.3, que establece que en la tarea que acabamos de señalar “el Consejo General del Poder Judicial someterá a la aprobación del Comité Técnico Estatal de la Administración judicial electrónica la definición y validación funcional de los programas y aplicaciones informáticos estableciendo a nivel estatal los modelos de resoluciones, procedimientos e hitos clave de la gestión procesal”.

(6). Concretamente, la previsión del artículo 230.1 de la LOPJ tras la reforma de 1994 y hasta su modificación en 2015 disponía del siguiente tenor literal: “Los Juzgados y Tribunales podrán utilizar cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus funciones, con las limitaciones que a la utilización de tales medios establece la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, y demás leyes que resulten de aplicación”.

(7). En 1994 la equivalencia de este precepto se encontraba en el apartado 5º de este artículo, y señalaba lo siguiente: “5. Reglamentariamente se determinarán por el Consejo General del Poder Judicial los requisitos y demás condiciones que afecten al establecimiento y gestión de los ficheros automatizados que se encuentren bajo la responsabilidad de los órganos judiciales de forma que se asegure el cumplimiento de las garantías y derechos establecidos en la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal.

Los programas y aplicaciones informáticos que se utilicen en la Administración de Justicia deberán ser previamente aprobados por el Consejo General del Poder Judicial, quien garantizará su compatibilidad.

Los sistemas informáticos que se utilicen en la Administración de Justicia deberán ser compatibles entre sí para facilitar su comunicación e integración, en los términos que determine el Consejo General del Poder Judicial”.

(8). Respecto a los requisitos de interoperabilidad y seguridad del EJIS véase mi trabajo MARTÍNEZ GUTIÉRREZ, R., “La interoperabilidad en la Administración de Justicia”, en Gamero Casado, Eduardo, y Valero Torrijos, Julián, (Coords.), Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012, páginas 301 a 331.

(9). Para un análisis completo y exhaustivo de las interrelaciones de la LJCA con el marco normativo de la e-Justicia véase CERDÁ MESEGUER, J. I., El uso de medios electrónicos en la administración de justicia. Del expediente en papel al expediente electrónico, Tirant Lo Blanch, Valencia, 2018.

(10). Este precepto establece que: “3. El desarrollo de la vista se registrará en soporte apto para la grabación y reproducción del sonido y de la imagen. El Secretario judicial deberá custodiar el documento electrónico que sirva de soporte a la grabación. Las partes podrán pedir, a su costa, copia de las grabaciones originales”.

(11). Concretamente este apartado determina que “Siempre que se cuente con los medios tecnológicos necesarios, el Secretario judicial garantizará la autenticidad e integridad de lo grabado o reproducido mediante la utilización de la firma electrónica reconocida u otro sistema de seguridad que conforme a la ley ofrezca tales garantías. En este caso, la celebración del acto no requerirá la presencia en la sala del Secretario judicial, salvo que lo hubieran solicitado las partes, al menos dos días antes de la celebración de la vista, o que excepcionalmente el Secretario judicial lo considere necesario, atendiendo a la complejidad del asunto, al número y naturaleza de las pruebas a practicar, al número de intervinientes, a la posibilidad de que se produzcan incidencias que no pudieran registrarse, o a la concurrencia de otras circunstancias igualmente excepcionales que lo justifiquen, supuesto en el cual el Secretario judicial extenderá acta sucinta en los términos previstos en el apartado siguiente”.

(12). GAMERO CASADO, E., “El objeto de la Ley 18/2011 y su posición entre las normas relativas a las tecnologías de la información”, op. cit., páginas 59, 60 y 61.

(13). GAMERO CASADO, E., “El objeto de la Ley 18/2011 y su posición entre las normas relativas a las tecnologías de la información”, op. cit., páginas 75 y 76.

(14). A pesar de lo cual, debe destacarse por su innegable cuidado la obra colectiva monográfica de análisis de esta Ley coordinada por Gamero Casado y Valero Torrijos en 2012, titulada Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Cizur Menor (Navarra), Thomson Reuters – Aranzadi.

(15). Esperemos que en este ámbito se produzca algo parecido a lo que ha sucedido en la e-Administración con la promulgación de las Leyes 39 y 40 de 2015. Para un análisis sistemático e integrado de las Leyes 39 y 40 de 2015 en materia de procedimiento administrativo electrónico y e-Administración, me remito a mi trabajo: Martínez Gutiérrez, Rubén (2018): El procedimiento electrónico en las Administraciones Locales. Aspectos metodológicos y normativos del proceso de implantación, Granada, Editorial CEMCI.

(16). GAMERO CASADO, E., “El ámbito de aplicación de la Ley 18/2011. El deber de relacionarse por medios electrónicos con la Administración de Justicia”, en Gamero Casado, Eduardo, y Valero Torrijos, Julián, (Coords.), Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012, página 135.

(17). A mayor precisión sobre la Ley 11/2007 y su interpretación conjunta con la Ley 30/1992 en materia de e-Administración me remito a mi monografía: MARTÍNEZ GUTIÉRREZ, R., Administración pública electrónica, Civitas – Thomson Reuters, Cizur Menor (Navarra), 2009.

(18). A mayor precisión sobre estas cuestiones véase COLOMER HERNÁNDEZ, I., “La Ley 18/2011 en el sistema de fuentes procesales”, en GAMERO CASADO, E., Y VALERO TORRIJOS, J., (Coords.), Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012, páginas 100 y siguientes.

(19). Colomer Hernández, I., “La Ley 18/2011 en el sistema de fuentes procesales”, op. cit., página 137.

(20). GAMERO CASADO, E., “El objeto de la Ley 18/2011 y su posición entre las normas relativas a las tecnologías de la información”, op. cit., páginas 74 a 79. Precisamente siguiendo a este autor cabe traer a colación un ejemplo de aplicación del orden de prelación de estas leyes (páginas 75 y 76): “A título de ejemplo puede invocarse el art. 147 LECiv, en cuya virtud, el Secretario Judicial garantizará la autenticidad e integridad de lo grabado o reproducido mediante firma electrónica reconocida u otro medio equivalente. El artículo 21 LUTICAJ tiene un contenido más amplio, y permite mayor flexibilidad en la determinación del concreto tipo de firma electrónica que se pueda implantar. Esta flexibilidad es plenamente predicable de los secretarios judiciales, que pueden estar habilitados para aplicar diferentes tipos o clases de firmas electrónicas: tanto la reconocida, como la avanzada, o alguna otra, según lo que disponga en cada caso la Administración competente en la materia acerca de sus diferentes áreas de intervención; pero cuando se trate concretamente de garantizar la autenticidad de lo grabado o reproducido en una vista, para su incorporación a los autos de un proceso civil, el secretario judicial necesariamente habrá de utilizar una firma electrónica reconocida, por tratarse de una previsión legal expresa de la LECiv que no puede desplazarse por disposiciones dictadas en desarrollo de la LUTICAJ, toda vez que esta Ley es complementaria de la legislación existente en materia de uso de las TICs en la Administración de Justicia”.

(21). Un examen detallado de los contenidos de estos dos Capítulos de la LUTICAJ puede verse en COTINO HUESO, L., Y MONTESINOS GARCÍA, A., “Derechos de los ciudadanos y los profesionales en las relaciones electrónicas con la Administración de Justicia”, en GAMERO CASADO, E., Y VALERO TORRIJOS, J., (Coords.), Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012, páginas 181 a 228.

(22). Este artículo se refiere a la “Subsanación de actos procesales”, y, en clara conexión con los artículos 135 y 162 de la LECiv, por lo que a la jurisdicción contencioso-administrativa se refiere, a buen seguro planteará nuevos retos en los próximos meses, tanto para los profesionales como para la denominada Administración competente en la administración de la Administración de Justicia, así como también para los propios Jueces, Magistrados y Fiscales.

(23). Un completísimo estudio de esta regulación puede verse en VALERO TORRIJOS, J., “La sede judicial electrónica”, en GAMERO CASADO, E., Y VALERO TORRIJOS, J., (Coords.), Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012, páginas 231 a 259.

(24). El régimen jurídico de la identificación y autenticación electrónica en la Administración de Justicia resulta ciertamente complejo, razón por la cual la LUTICAJ ha dedicado un buen número de sus artículos. A mayor detalle de lo establecido en la Ley me remito a los trabajos de ALAMILLO DOMINGO, I., “Seguridad y firma electrónica: marco jurídico general”, LINARES GIL, M., “Identificación electrónica de los órganos judiciales y autenticación del ejercicio de su competencia”, y, MARTÍN DELGADO, I., “Identificación electrónica de ciudadanos y profesionales en el ámbito de la Justicia”, todos ellos en la obra colectiva coordinada por GAMERO CASADO, E., y VALERO TORRIJOS, J., Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012.

(25). Para un mayor detalle de esta regulación legal véase SANZ LARRUGA, F. J., y SALGADO SEGUÍN, V., “El expediente judicial electrónico: documentos, copias y archivos”, en GAMERO CASADO, E., y VALERO TORRIJOS, J., (Coords.), Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012, páginas 563 a 611.

(26). A este respecto véase el análisis que realiza MORA RUIZ, M., “Los registros judiciales electrónicos”, en en GAMERO CASADO, E., y VALERO TORRIJOS, J., (Coords.), Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012, páginas 383 a 414.

(27). Cuestiones de enorme importancia práctica y que tienen cada vez un mayor impacto en la jurisprudencia reciente (SSTS de 9 de junio de 2014, 6 de octubre de 2015 o 16 de julio de 2018, entre otras, que abordan la problemática de las comunicaciones electrónicas vía LEXNET). Para un completo análisis del marco legal en 2012 véase REGO BLANCO, Mª. D., “Las comunicaciones y notificaciones electrónicas en la tramitación de los procedimientos judiciales”, en GAMERO CASADO, E., y VALERO TORRIJOS, J., (Coords.), Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012, páginas 335 a 381.

(28). A mayor abundamiento de esta regulación, véase GÓMEZ AMIGO, L., “La tramitación electrónica de los procedimientos judiciales”, en GAMERO CASADO, E., y VALERO TORRIJOS, J., (Coords.), Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012, páginas 613 a 658.

(29). Un análisis detallado de estas cuestiones y también del análisis del Capítulo III de este Título de la LUTICAJ, relativo a la reutilización de aplicaciones, puede verse en CERRILLO I MARTÍNEZ, A., “La dotación suficiente de medios e instrumentos electrónicos en el marco general de cooperación interadministrativa en materia de Administración de Justicia”, en GAMERO CASADO, E., y VALERO TORRIJOS, J., (Coords.), Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia. Análisis sistemático de la Ley 18/2011, de 5 de julio, Thomson Reuters – Aranzadi, Cizur Menor (Navarra), 2012, páginas 261 a 299.

(30). Sobre la regulación establecida en estos artículos me remito a mi trabajo: “La interoperabilidad en la Administración de Justicia”, op. cit., páginas 301 a 331.

(31). Con respecto a estas cuestiones me remito a mi trabajo (2017): “Relaciones interadministrativas por medios electrónicos. Interoperabilidad”, en Gamero Casado, Eduardo (Dir.), Tratado de procedimiento administrativo común y régimen jurídico básico del sector público, Tomo II, Valencia, Tirant Lo Blanch, pp. 2891-2932.

(32). CERRILLO I MARTÍNEZ, A., “La dotación suficiente de medios e instrumentos electrónicos en el marco general de cooperación interadministrativa en materia de Administración de Justicia”, op. cit., página 292.

(33). Una lectura recomendada en cuanto al análisis general de las previsiones de esta normativa se puede encontrar en el Blog del Magistrado D. José Ramón Chaves Delajusticia.com en su post titulado “A las puertas de los autos judiciales electrónicos” publicado el mismo día 10 de diciembre de 2018.

(34). A mayor abundamiento, este precepto concreta que: “Estas condiciones incluyen:

1. El conjunto de especificaciones y requerimientos técnicos que deberán proporcionar los Sistemas de Gestión Procesal (SGP) cuando ofrezcan el expediente judicial electrónico a jueces/zas y magistrados/as, tanto si presentan dicho expediente como parte de las funcionalidades del propio SGP, como si lo hacen con herramientas especializadas integradas con él.

2. Las condiciones de formación que se deben satisfacer para que el uso de los programas pueda establecerse como obligatorio.

3. El procedimiento para la verificación de que los programas reúnen las condiciones que permite al Consejo imponer su obligatoriedad a jueces/zas y magistrados/as.

4. Las consecuencias derivadas de no superación del test de requisitos técnicos y de gestión mínimos para que el programa pueda imponerse como obligatorio”.

(35). El artículo Segundo, bajo el título “Condiciones técnicas que deben reunir los programas para establecer su uso como obligatorio”, señala que:

“Las condiciones técnicas que deben reunir los programas a efectos de esta Instrucción se especificarán en el anexo técnico de la misma.

La eficiencia que proporcione el programa desde la perspectiva del trabajo del/de la juez/a o magistrado/a no deberá ser en ningún caso inferior a la que les proporcione la tramitación de los expedientes en papel.

Las condiciones técnicas no deben confundirse con el contenido propio del informe al que alude el artículo 230.6 LOPJ, sino que deben ser las específicas (incluidas o no en ese informe previo) que se refieran a que los programas de gestión procesal permitan una utilización ágil y eficiente.

El anexo técnico podrá revisarse anualmente o cada vez que se detecte una incidencia relevante desconocida con anterioridad o cuando las innovaciones tecnológicas lo hagan aconsejable”.

(36). Concretamente este precepto establece que: “Las Administraciones que implanten los programas de gestión procesal deberán facilitar a los/as jueces/zas y magistrados/as la formación necesaria para el uso de las herramientas informáticas procesales.

La Comisión Permanente del CGPJ validará la corrección y adecuación de dicha formación al ejercicio de la función judicial (por tiempo, contenidos y calidad), previo informe del Servicio de Formación Continua y, en caso de considerarse necesario, de la Sección de Informática Judicial. Para ello, la Administración que vaya a implantar el programa de gestión procesal o cualquier modificación del mismo deberá remitirle el programa de formación previsto para los/as jueces/zas y magistrados/as. También lo remitirá a la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia, que elevará un informe al CGPJ expresando su parecer. Igual informe elevará la Sala de Gobierno al CGPJ sobre la ejecución y resultados del programa de formación.

Debe incluirse dentro de los equipos de los distintos Centros de Atención al Usuario personal formador que permita dar una respuesta inmediata a las necesidades que el/la juez/a o magistrado/a pueda tener en el uso de las herramientas y equipos, tanto en el despacho oficial como en el trabajo en remoto.

El uso de los programas de gestión procesal o de los instrumentos informáticos no será obligatorio mientras no se imparta la formación necesaria en los términos indicados.

Se deberá garantizar que las personas que son miembros de la carrera judicial y los/as delegados/as de prevención reciban una formación e información adecuadas sobre los riesgos relacionados con la seguridad y salud derivados de la utilización de los medios telemáticos puestos a su disposición y sus programas, así como sobre las medidas de prevención y protección que hayan de adoptarse. Se deberá garantizar que cada miembro de la carrera judicial reciba una formación adecuada sobre las modalidades de uso de los equipos con pantallas de visualización, antes de comenzar este tipo de trabajo y cada vez que la organización del puesto de trabajo se modifique de manera apreciable”.

(37). Este precepto establece que: “Los Presidentes tendrán las siguientes funciones: () 7. Adoptar las medidas necesarias, cuando surjan situaciones que por su urgencia lo requieran, dando cuenta en la primera reunión de la Sala de Gobierno”.

(38). Este artículo establece: CUARTO. “Se considerarán tres situaciones diferenciadas:

1. Programas de nueva implantación.

1.1 Al tiempo de la implantación de los programas o, de ser posible, con carácter previo, deberá llevarse a cabo una evaluación inicial práctica de su funcionamiento por los/as jueces/zas y magistrados/as que designe la correspondiente Sala de Gobierno.

La Sala de Gobierno emitirá un informe con las incidencias de funcionamiento que advierta en relación con las exigencias del anexo técnico, sin perjuicio de que puedan señalar cualesquiera otras incidencias que se adviertan.

El informe de la Sala de Gobierno será remitido a la Sección de Informática Judicial, que evaluará las incidencias detectadas a los efectos de determinar su relevancia.

A la vista de los informes de la Sala de Gobierno y de la Sección de Informática Judicial, la Comisión Permanente del Consejo, previo informe del Comité de Protección de Datos, determinará mediante Acuerdo el alcance de la obligatoriedad para los/as jueces/zas y magistrados/as del uso de los programas correspondientes.

Una vez establecida su obligatoriedad, la negativa injustificada al uso de los programas determinará los efectos correspondientes en el ámbito disciplinario.

1.2 Durante la tramitación del procedimiento, si se hubiese producido la implantación del programa antes de la adopción del Acuerdo de la Comisión Permanente, el/la presidente/a del TSJ acordará la obligatoriedad provisional del uso de los programas sin perjuicio de la ulterior decisión de la Comisión Permanente, salvo que observase carencias relevantes –tanto respecto del cumplimiento de exigencias procesales como de la agilidad y eficiencia exigidas para su utilización por los/as jueces/zas y magistrados/as– en cuyo caso elevará la cuestión a la Comisión Permanente, que decidirá el tratamiento provisional que debe darse.

2. Programas ya implantados antes de la publicación de la Instrucción.

La tramitación se ceñirá a lo previsto en el apartado cuarto.1, previéndose que el informe a emitir por la Sala de Gobierno tenga lugar en un plazo no superior a dos meses desde la publicación de la Instrucción.

3. Incidencias una vez implantados los programas y modificaciones o actualizaciones de dichos programas.

3.1 En caso de producirse incidencias en relación con programas para los que ya exista Acuerdo de obligatoriedad, la Sala de Gobierno emitirá informe en los términos indicados en el apartado cuarto.1, limitado a detallar los términos de la incidencia y su relevancia para el trabajo de jueces/zas y magistrados/as. Del informe se dará traslado a la Sección de Informática Judicial. A la vista de ambos informes, la Comisión Permanente decidirá sobre el mantenimiento de la obligación de su utilización para jueces/zas y magistrados/as.

3.2 Si la relevancia de la incidencia lo impone, y hasta en tanto se pronuncie de manera definitiva la Comisión Permanente, el/la presidente/a del TSJ podrá acordar provisionalmente la no obligatoriedad del uso de los programas, que se elevará a la Comisión Permanente para que decida sobre su mantenimiento hasta que se adopte el Acuerdo definitivo.

3.3 Si la incidencia afectase solo a unos determinados órganos, los anteriores Acuerdos de rectificación de obligatoriedad se referirán solo a los órganos afectados.

3.4 Entre las incidencias a que se refiere esta Instrucción se incluyen aquellas situaciones o actuaciones de la Administración competente que, pese a no derivarse directamente del sistema informático, guarden relación directa con éste y afecten de manera relevante a su utilización o al ejercicio de la función jurisdiccional.

3.5 El mismo tratamiento se dará a las modificaciones o actualizaciones relevantes que se introduzcan en programas para los que ya existe Acuerdo de obligatoriedad.

4. Incidencias personales.

En caso de que las incidencias tuvieran relación con problemas que afecten personalmente al/a la juez/a o magistrado/a, derivados de limitaciones físicas o de otra índole, la Sala de Gobierno informará a la Comisión Permanente de la naturaleza de la incidencia. Esta solicitará, en su caso, informe a la Sección de Prevención de Riesgos y a la Sección de Informática Judicial. A la vista de ello, la Comisión Permanente adoptará el Acuerdo que proceda en cuanto a las adaptaciones necesarias para que el uso de los sistemas informáticos sea obligatorio para los/as jueces/zas o magistrados/as afectados/as”.

(39). Señalando expresamente este artículo que: “La no superación del test de requerimientos técnicos, de tramitación y formación que se prevén en la Instrucción determinará que el uso de los programas procesales no será obligatorio para los/as jueces/zas y magistrados/as.

Mientras los programas y herramientas procesales no sean obligatorios para los/as jueces/zas y magistrados/as, se les deberá garantizar el acceso a expedientes en papel, bien sea porque su tramitación se lleva a cabo de dicha forma o bien porque se establezca un expediente paralelo o duplicado en papel. Se garantizará la conservación e integridad de los expedientes en papel mientras el uso de los programas no sea obligatorio para los/as jueces/zas o magistrados/as”.

(40). Remitiendo la Instrucción directamente a los artículos 417 y 418 de la LOPJ.

(41). Véase a este respecto mi trabajo MARTÍNEZ GUTIÉRREZ, R., “La interoperabilidad como factor clave y estructural en la internacionalización de la contratación pública”, en Contratación Administrativa Práctica, Número especial La LCSP un año después, enero de 2019, páginas 96 a 103.

(42). A mayor precisión véase SANZ LARRUGA, F. J., y SALGADO SEGUÍN, V., “El expediente judicial electrónico: documentos, copias y archivos”, op. cit.

(43). Una visión complementaria puede verse en el blog y el post ya citado de CHAVES en Delajusticia.com.

(44). Esta es una de las cuestiones esenciales para un buen diseño de una plataforma de e-Administración. A mayor precisión en cuando al diseño de plataformas de e-Administración en las Administraciones Locales me remito a mi monografía MARTÍNEZ GUTIÉRREZ, R., El procedimiento electrónico en las Administraciones Locales. Aspectos metodológicos y normativos del proceso de implantación, Editorial CEMCI, Granada, 2018, páginas 201 y 202.

(45). Concretamente la norma señala que “sin embargo, no incluirá o no mostrará documentos que no aporten valor al expediente que deba trabajar el/la juez/a o magistrado/a, por ser exclusivamente útiles en la gestión interna de la oficina judicial. Un ejemplo son los acontecimientos referidos a actos de comunicación. Estos estarán a disposición del/de la juez/a o magistrado/a mediante otras facilidades que ofrecerán los SGP”.

(46). En este sentido precisa la Instrucción que: No solo se integrarán en el EJE los documentos electrónicos, sino toda información multimedia que forme parte de un procedimiento judicial, como las grabaciones de vistas a las que se deberá tener acceso desde el puesto de trabajo del/de la juez/a o magistrado/a, y las referencias a los objetos que por su naturaleza no puedan ser digitalizados. El acceso a las grabaciones de las vistas, declaraciones u otros actos procesales no requerirá una nueva identificación del/de la juez/a o magistrado/a con sesión iniciada en el sistema de gestión procesal o en el visor del EJE sino que el propio sistema deberá dar acceso directo a las grabaciones mediante un hiperenlace más del índice electrónico del EJE, sin requerir una nueva identificación”.

(47). Resulta interesante traer las concretas previsiones de la norma, que determinan que: “El SGP deberá ofrecer al/a la juez/a o magistrado/a un índice asociado al EJE que, además de cumplir el objetivo que señala la Ley para garantizar su integridad, le permita el acceso rápido a cualquier documento. Esto exige contar con índices que incluyan referencias claras con frases, voces y conceptos jurídicos, que salvo en los casos en los que no sea posible respondan a los estándares aprobados y reflejados en la NT, como por ejemplo las clases de registro o los tipos documentales definidos en los formularios aprobados en el CTEAJE. Los documentos que no cumplan esta condición deberán tener una descripción comprensiva de su contenido.

El SGP ofrecerá siempre al/a la juez/a o magistrado/a la opción de poder visualizar (o descargar) el EJE como si de un libro electrónico se tratase, de manera que pueda optar por recorrer y visualizar de forma continua y correlativa toda la documentación, pasando sucesivamente las páginas de todos los documentos que conforman el EJE, sin necesidad de estar abriendo y cerrando uno a uno cada uno de dichos documentos.

Todo el EJE, con todas sus piezas y acontecimientos, debe ser fácilmente exportable (íntegra o parcialmente, a elección del/de la juez/a o magistrado/a) a un fichero preferiblemente con formato PDF único con capa de texto en todas y cada una de sus hojas. Dicho fichero con formado PDF deberá incluir el índice del EJE que permita el rápido acceso a cualquier documento.

Las Administraciones proporcionarán al/a la juez/a o magistrado/a herramientas que permitan facilidades de edición sobre el fichero descargado: subrayar, incluir comentarios, etc”.

(48). Más concretamente, en un momento posterior de la Instrucción, cuando se aborda las obligaciones de las AAPP para garantizar el trabajo remoto de jueces/zas y magistrados/as, se señalará que: “deberán adoptarse especiales medidas de seguridad si se prestan alguno de los servicios en nubes privadas de modo que si la ubicación de los servidores pudiera estar en terceros países, o pudieran existir usuarios administradores con acceso a los datos y documentos en terceros países, será obligatorio que el adjudicatario tenga autorizadas las transferencias internacionales por la AEPD, de tal forma que por parte de la autoridad de control española se haya considerado adecuadas las garantías establecidas en los modelos de contratos aportados por el adjudicatario, para la transferencia internacional de datos con destino a dicha entidad, establecida en el país de ubicación, con motivo de la prestación de los servicios adjudicados por este contrato y actuando como encargado de tratamiento”.

(49). Este precepto establece que: “Artículo 27. Documento judicial electrónico.

1. Tendrán la consideración de documentos judiciales electrónicos las resoluciones y actuaciones que se generen en los sistemas de gestión procesal, así como toda información que tenga acceso de otra forma al expediente, cuando incorporen datos firmados electrónicamente en la forma prevista en la Sección 2.ª del Capítulo II del Título III de la presente Ley.

2. Las Administraciones competentes, en su relación de prestadores de servicios de certificación electrónica, especificarán aquellos que con carácter general estén admitidos para prestar servicios de sellado de tiempo.

3. Tendrá la consideración de documento público el documento electrónico que incluya la fecha electrónica y que incorpore la firma electrónica reconocida del secretario judicial, siempre que actúe en el ámbito de sus competencias, conforme a lo dispuesto en las leyes procesales”.

(50). SANZ LARRUGA, F. J., y SALGADO SEGUÍN, V., “El expediente judicial electrónico: documentos, copias y archivos”, op. cit., página 570.

(51). Cuestión advertida por DELGADO BÁIDEZ, J. Mª., en su trabajo “Incorporación del expediente administrativo al proceso judicial”, Comunicación al Congreso SICARM – Red DerechoTics: Modernización digital e innovación en la Administración de Justicia, disponible en la web DerechoTics.com, 2017.

(52). A este respecto se determinan las siguientes especificaciones: “1. Sea sencillo que el funcionario del juzgado o tribunal pueda dar cuenta al/a la juez/a o magistrado/a de lo que acontezca respecto a un determinado procedimiento, mediante alertas, avisos y mensajes. Estos deberán tener la longitud que sea necesario y no estar condicionados por limitaciones técnicas.

2. El/la juez/a o magistrado/a debe disponer de las herramientas que le permitan minutar a los/as funcionarios/as aquellos cambios que estime pertinentes adjuntando los anexos documentales que considere.

3. El SGP asegurará en todo caso la integridad de las distintas versiones de un mismo documento de los que se dé cuenta como versiones diferenciadas (versión inicial y sucesivas versiones rectificadas).

4. El programa deberá asegurar que las distintas versiones y las notas cruzadas entre el/la juez/a o magistrado/a y los/as funcionarios/as sólo sean accesibles a los/as propios/as jueces/zas y magistrados/as y a los/as funcionarios/as, y en ningún caso a las partes, sus representantes, peritos o cualquier otra persona.

5. El/la juez/a o magistrado/a deberá poder acceder fácilmente (mediante hipervínculos que remitan al concreto documento/acontecimiento citado en la dación de cuenta u otro medio similar) a los antecedentes documentales relacionados con el aviso, alerta o mensaje enviado por la oficina judicial.

6. En cualquier forma de organización judicial, principalmente en el caso de oficinas judiciales compuestas de servicio de ordenación del procedimiento y de UPAD>>s, los SGP implementarán los procedimientos judiciales de acuerdo a la tramitación estandarizada y aprobada en el CTEAJE, tal y como se refleja en las tablas de <<tipos de tramitación>> de la Normativa Técnica, poniendo especial cuidado en señalar los hitos procesales que dejen constancia de la fecha de la itineración electrónica del EJE al/a la juez/a o magistrado/a.

7. La dación de cuenta informática al/a la juez/a o magistrado/a por parte de las oficinas judiciales se llevará a cabo sin perjuicio de la dación de cuenta personal y directa cuando el/la juez/a o magistrado/a así lo estime necesario y en los términos que establezcan las leyes procesales. No obstante, podrían implementarse procedimientos de comunicación personal y directa no presenciales (por ejemplo, telefonía, videoconferencia, chat, etc.)”.

(53). Que reproducimos a pie de página: “1. Se ofrecerán facilidades para que en el caso de que el/la juez/a o magistrado/a considere necesario algún cambio en los documentos pendientes de firma, se pueda hacer rápidamente y de forma consistente. De modo que si el/la juez/a o magistrado/a modifica un documento, este debe quedar correctamente integrado en el procedimiento judicial y, por tanto, en el EJE.

2. En el caso de rechazo de la firma, el/la juez/a o magistrado/a deberá poder minutar las instrucciones pertinentes a la oficina, sin limitación de espacio y con la posibilidad de anexar borradores de resolución.

3. Una vez firmado un documento no podrá modificarse y no podrá destruirse. En caso de ser necesaria una modificación, deberán habilitarse los mecanismos que permitan dejar constancia de la diligencia oportuna que explique la razón de su inhabilitación, corregir una nueva copia y firmarla posteriormente.

4. En el caso de órganos colegiados, serán necesarios al menos dos ciclos. En el primero, las personas integrantes del tribunal podrán corregir lo que consideren conveniente una vez tengan a su disposición el documento (resolución) que corresponda. Y solo cuando ya no esté sujeto a cambios y todos hayan dado su visto bueno, se iniciará el ciclo de firma electrónica. Si por la razón que fuese, una vez firmado por alguna de las personas que forman parte del tribunal, hubiera que hacer otro cambio, se procederá como el caso anterior (3) y se comenzarán los ciclos de nuevo.

5. No deberá solicitarse el PIN para cada documento a firmar. Se recomienda a las Administraciones que utilicen módulos de firma testeados para ser utilizados con distintos navegadores. Un ejemplo es el módulo <<autofirma>> del MINHAFP.

6. Deberá habilitarse la posibilidad de firma remota, adoptando al efecto las condiciones de seguridad pertinentes”.

(54). En relación a esta posibilidad me remito a mi trabajo “Los retos de la innovación tecnológica en la jurisdicción contencioso – administrativa”, que se incluye en la publicación resultante de las ponencias del XIV Congreso Anual de la Asociación Española de Profesores de Derecho Administrativo, bajo el título 20 años de la Ley de lo Contencioso – Administrativo, 2019.

(55). En concreto, la disposición general se refiere en este punto a: “Las pantallas tendrán los filtros, resolución, soportes regulables en altura y distancia que minimicen el cansancio visual, que permitan la posición ergonómica adecuada, que adapten su iluminación a los gustos del/de la juez/a o magistrado/a y que, en general, cumplan con las normas de prevención de riesgos laborales.

En el despacho judicial, la Administración también proporcionará al/a la juez/a o magistrado/a una impresora para uso personal.

Así mismo, los equipos incluirán lectores de tarjetas criptográficas integradas en los teclados o independientes, entradas con interfaz USB, lectores de discos ópticos y altavoces para audición de grabaciones”.

(56). Llama la atención que la Instrucción establece especificaciones incluso de peso y de características de los equipos, y más concretamente fija que “su peso debe ser el menor posible para facilitar el transporte. Sería deseable que las pantallas fuesen sensibles al tacto (touch screen)”.

(57). Para un estudio de la citada STS me remito a mi trabajo MARTÍNEZ GUTIÉRREZ, R., trabajo “Los retos de la innovación tecnológica en la jurisdicción contencioso – administrativa”, op. cit.

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