Legalización en formato electrónico de libros en el ámbito del Registro de Sociedades Cooperativas

Orden TES/539/2026, de 25 de mayo, por la que se regula la legalización en formato electrónico de libros en el ámbito del Registro de Sociedades Cooperativas (BOE de 1 de junio de 2026). Texto completo.

ORDEN TES/539/2026, DE 25 DE MAYO, POR LA QUE SE REGULA LA LEGALIZACIÓN EN FORMATO ELECTRÓNICO DE LIBROS EN EL ÁMBITO DEL REGISTRO DE SOCIEDADES COOPERATIVAS.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 109 de la Ley 27/1999, de 16 de julio, de Cooperativas, al Registro de Sociedades Cooperativas le corresponde, entre otras funciones, la legalización de los libros de las sociedades cooperativas.

En este sentido, el artículo 27 del Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas, aprobado por el Real Decreto 136/2002, de 1 de febrero es el encargado de recoger el procedimiento concreto para la realización de la citada legalización, si bien dicho procedimiento, aunque recoge la posibilidad de legalización de libros confeccionados en formato electrónico, no desarrolla un procedimiento electrónico de legalización.

Desde su entrada en vigor en el año 2016, la Ley 39/2015, de 1 de octubre , del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, prevé, en su artículo 14.2, que, en todo caso, las personas jurídicas, entre otros sujetos, estarán obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.

Así, dado que las sociedades cooperativas ostentan la condición de persona jurídica, debe habilitarse un procedimiento de legalización electrónica de libros sociales y contables, de tal manera que se cumpla con el mandato contenido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre .

Esta orden se ajusta a los principios de buena regulación señalados en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y, en concreto, a los de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia.

De acuerdo con los principios de necesidad y eficacia, esta orden se justifica en el interés general, toda vez que articula una actuación necesaria para el cumplimiento de un mandato exigido por la normativa vigente como es el contenido en el citado artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, respondiendo al fin perseguido, que no es otro que la regulación de un procedimiento electrónico concreto que permita la legalización de libros sociales y contables de las sociedades cooperativas. Es, además, el mejor instrumento para lograrlo, pues el Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas en su disposición final tercera faculta, a la persona titular del hoy Ministerio de Trabajo y Economía Social, a dictar las disposiciones de aplicación y ejecución del citado reglamento.

La norma se ajusta al principio de proporcionalidad, en la medida en la que garantiza el cumplimiento de los objetivos planteados valiéndose de la regulación imprescindible y sin afectar a los derechos y deberes de la ciudadanía, toda vez que centra su objeto únicamente en el citado procedimiento electrónico de legalización de libros.

Por otro lado, la norma contribuye a una mayor seguridad jurídica, al ejercerse de manera coherente con el resto del ordenamiento jurídico y contribuyendo a establecer un marco predecible, integrado, claro y de certidumbre, que facilite su conocimiento y comprensión y, en consecuencia, la actuación y toma de decisiones de las personas y entidades interesadas. En concreto, el establecimiento a través de esta orden de un procedimiento concreto, tasado en el tiempo y con las garantías jurídicas necesarias para aquellas entidades que concurran al mismo, estando además en línea con la regulación mínima dispuesta en el Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas, permite la observancia del citado principio.

La norma obedece al principio de transparencia, al preverse su publicación en “Boletín Oficial del Estado” con el fin de posibilitar el acceso sencillo, universal y actualizado a esta y, además, haberse sometido la misma al trámite de audiencia e información pública, permitiendo la participación activa de sus potenciales destinatarios. Finalmente, la norma resulta eficiente, en la medida en la que evita cargas administrativas innecesarias, pues únicamente impone aquellas que son fundamentales para lograr alcanzar el objetivo propuesto, que no es otro que regular el procedimiento electrónico de legalización de libros ante el Registro de Sociedades Cooperativas.

En su tramitación se ha recabado informe preceptivo de la Agencia Española de Protección de Datos, de acuerdo con el artículo 5.3, letra b), del Real Decreto 389/2021, de 1 de junio, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos.

En su virtud, con la aprobación previa del Ministro para la Transformación Digital y de la Función Pública, dispongo:

Artículo 1. Objeto.

Esta orden tiene por objeto regular el sistema de legalización electrónica de los siguientes libros, de conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 27/1999, de 16 de julio, de Cooperativas y en el artículo 27 del Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas, aprobado por el Real Decreto 136/2002, de 1 de febrero :

a) Libro registro de socios.

b) Libro registro de aportaciones al capital social.

c) Libros de actas de la Asamblea General, del Consejo Rector, de los liquidadores y, en su caso, del Comité de Recursos y de las juntas preparatorias.

d) Libro de inventarios y cuentas anuales y Libro diario.

e) Cualesquiera otros que vengan exigidos por disposiciones legales.

Artículo 2. Forma y plazo de presentación.

1. Los libros deberán ser presentados para su legalización por medios electrónicos en el Registro de Sociedades Cooperativas, a través del Sistema de Información del Registro de Cooperativas, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre de cada ejercicio, de conformidad con el plazo establecido en el artículo 27.2 del Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas, así como el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

2. La presentación de los libros para su legalización deberá cumplir los requisitos técnicos y de tamaño máximo y formato que se requieren a través del Sistema de Información del Registro de Cooperativas.

3. La solicitud de legalización deberá estar firmada electrónicamente por persona debidamente facultada para ello, debiendo reunir los siguientes requisitos:

a) Nombre y apellidos del solicitante, denominación de la sociedad cooperativa, datos de identificación registral y domicilio.

b) Relación de libros cuya legalización se solicita, así como el número de hojas de que se compone cada libro.

c) Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase de aquellos cuya legalización se solicita.

4. Mediante este procedimiento no se podrán legalizar libros en blanco, sino que, en todo caso, deberán presentarse ya cumplimentados.

Artículo 3. Legalización de los Libros y tracto sucesivo.

1. En cada ejercicio se deberán legalizar los libros de inventarios y cuentas anuales, así como el Libro diario de las sociedades cooperativas del ejercicio precedente. En tal caso, será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

2. Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores. De la misma forma, podrán legalizarse Libros registros de aportaciones o Libros registros de socios, aunque resulte del libro presentado para legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.

3. No podrán ser legalizados el Libro de inventarios y cuentas anuales, el Libro diario o cualquier otro exigido por disposiciones legales si no está legalizado previamente el inmediatamente anterior.

Artículo 4. Rectificación de los libros ya legalizados.

Para la rectificación de los libros ya legalizados, se deberá incluir en el fichero correspondiente de la solicitud de rectificación un archivo en el que conste certificación de la persona titular de la Secretaría, con el visto bueno de la persona titular de la Presidencia del Consejo Rector de la respectiva sociedad cooperativa, por el que se dé cuenta del error cometido.

A esta certificación se unirá el archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.

Artículo 5. Forma de legalización.

1. El Registro de Sociedades Cooperativas, si no mediaran defectos, extenderá una diligencia en la que identificará a la sociedad cooperativa, consignará sus datos registrales, expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número dentro de cada clase, el número de hojas y los datos de presentación.

2. La legalización será efectuada de manera automatizada mediante sello electrónico o mediante la firma electrónica del Encargado del Registro, que como medio reconocido que garantiza la autenticidad de la legalización, sustituirá a los sistemas tradicionales de sello a través de impresión, estampillado o perforación mecánica.

3. Efectuado lo anterior, se extenderán las notas correspondientes y se pondrá a disposición de la sociedad cooperativa interesada el libro legalizado en formato electrónico, mediante la correspondiente notificación a través de la Dirección Electrónica Habilitada única. Transcurrido el plazo de diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se haya accedido a su contenido, se entenderá rechazada, de acuerdo con lo establecido en el artículo 43.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

4. Si la legalización se solicitase fuera de plazo, el encargado o encargada del Registro lo hará constar así en el expediente.

5. Si el encargado o encargada del Registro apreciara la existencia de defectos en la solicitud de legalización, lo notificará a la entidad interesada para que lo subsane por medios electrónicos, en el plazo de diez días, de conformidad con lo previsto en el artículo 68 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Artículo 6. Seguridad, integridad y protección de datos en los archivos sometidos a legalización.

1. El Registro de Sociedades Cooperativas velará por el debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la vigente legislación sobre protección de datos, así como por el cumplimiento del deber de secreto respecto del contenido de los libros sometidos a legalización.

2. Con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones citadas en el apartado anterior, se establecerán los sistemas de seguridad y cifrado de los ficheros relativos a los libros susceptibles de legalización que sean necesarios.

3. Los ficheros que contengan los libros remitidos electrónicamente para su legalización, en tanto que archivos temporales presentados con la única finalidad de llevar a cabo su legalización, serán objeto de borrado por el Registro una vez que se haya completado satisfactoriamente la legalización y, en caso de que se haya calificado la presentación como defectuosa y no haya sido objeto de subsanación, en el momento en que se tenga por desistida a la persona interesada en el citado procedimiento. Asimismo, también serán objeto de borrado en el momento en que la notificación recogida en el artículo 5.3 de esta norma se entienda rechazada por no haberse accedido a su contenido en el plazo establecido para ello.

No obstante, el Registro de Sociedades Cooperativas mantendrá la huella digital generada en la legalización de los libros presentados, a fin de garantizar la integridad de estos a efectos de lo establecido en el artículo 327 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.

4. La totalidad de las actuaciones reguladas en esta orden se llevará a cabo con el debido cumplimiento de lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (en adelante, RGPD ), y de lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre , de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, así como en el resto de normativa aplicable a la materia.

Asimismo, los tratamientos de datos personales efectuados por el responsable al amparo de esta orden se ajustarán a los principios relativos al tratamiento establecidos en el artículo 5 del RGPD, en particular a los de licitud, lealtad, transparencia, limitación de la finalidad, minimización de datos, exactitud, limitación del plazo de conservación e integridad y confidencialidad. De igual modo, el responsable del tratamiento de datos adoptará las medidas técnicas organizativas apropiadas previstas en el artículo 32 del RGPD para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental.

Disposición adicional única. Excepcionalidad en la utilización de otros medios.

1. Sin perjuicio de lo previsto en el artículo 1, cuando por problemas técnicos no fuera posible la presentación de los libros para legalizar por medios electrónicos, de modo excepcional y siempre que la imposibilidad sea manifiesta, se permitirá su presentación en el Registro de Sociedades Cooperativas mediante el empleo de soportes o dispositivos de almacenamiento de datos de utilización habitual en el mercado.

2. Los documentos presentados por la persona interesada en formato electrónico dentro de un dispositivo, una vez incorporados al expediente, serán conservados a su disposición durante seis meses para que pueda recogerlos.

3. Transcurrido el plazo previsto, la destrucción de los documentos se realizará de acuerdo con las competencias del Ministerio de Cultura y Deporte o y siempre que no se trate de documentos con valor histórico, artístico u otro relevante o de documentos en los que la firma u otras expresiones manuscritas o mecánicas confieran al documento un valor especial.

Disposición transitoria primera. Libros legalizados en papel.

Los libros que, en el momento de la entrada en vigor de esta norma, estuvieran ya legalizados en formato papel por el Registro de Sociedades Cooperativas podrán seguirse utilizando hasta que se agoten.

Disposición transitoria segunda. Sistema de legalización electrónica.

Los libros presentados para su legalización que correspondan a un ejercicio económico cuya finalización se produzca durante el ejercicio 2026 podrán legalizarse en papel de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 27.1 del Real Decreto 136/2002, de 1 de febrero.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día 1 de julio de 2026.