Subvenciones a entidades locales de la Comunidad Autónoma de Euskadi, con el objeto de poner en funcionamiento y/o consolidar un sistema de archivo propio

Orden de 13 de junio de 2012, de la Consejera de Cultura, por la que se establecen subvenciones a entidades locales de la Comunidad Autónoma de Euskadi, con el objeto de poner en funcionamiento y/o consolidar un sistema de archivo propio. (BOPV de 3 de julio de 2012) Texto completo.

ORDEN DE 13 DE JUNIO DE 2012, DE LA CONSEJERA DE CULTURA, POR LA QUE SE ESTABLECEN SUBVENCIONES A ENTIDADES LOCALES DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EUSKADI, CON EL OBJETO DE PONER EN FUNCIONAMIENTO Y/O CONSOLIDAR UN SISTEMA DE ARCHIVO PROPIO.

Preámbulo

Por la Ley 7/1990, de 3 de julio , de Patrimonio Cultural Vasco, se crea el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi (SNAE), al que corresponden la homologación y coordinación de los planes de los servicios de archivo que lo integran. El Decreto 232/2000, de 21 de noviembre , por el que se aprueba el Reglamento de los servicios de archivo y las normas reguladoras del patrimonio documental del País Vasco, establece en su artículo 3 el ámbito del patrimonio documental del pueblo vasco, en el que se incluyen los documentos de cualquier época producidos, reunidos, y conservados por las entidades locales en el ejercicio de sus funciones o actividades, comprendiendo tanto a los municipios como a las entidades de ámbito territorial inferior al municipal, y las entidades supramunicipales de carácter local y cualquier otra entidad administrativa que pueda crearse. Este mismo Decreto establece, asimismo, la estructura, beneficios, adscripción y funciones del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi. En el artículo 23 se dispone la integración de los servicios de archivo de la Administración Municipal y Local de Euskadi en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi.

La implantación y puesta en marcha de un sistema de archivos en cada organismo de la administración constituye tanto la premisa básica para un funcionamiento apropiado del mismo, cuanto la garantía de la gestión apropiada de los recursos de información y de creación de la propia memoria ciudadana.

La presente Orden pretende proseguir un proceso a largo plazo que permita dotar a la Administración Local de Euskadi de sistemas de archivo consolidados y eficaces, que aseguren un ejercicio adecuado de la responsabilidad que sobre este patrimonio cada administración local tiene. A su vez se pretende fomentar una concepción global del archivo, servicio en el que se atienden diversas necesidades de carácter administrativo, informativo o cultural.

Es por todo ello preciso dotar de medios económicos a las iniciativas que persigan estos objetivos, haciendo hincapié en la organización global de los fondos documentales y en la corresponsabilización de las administraciones afectadas para la consolidación de un servicio público de archivo estable.

Además de lo dispuesto por la Ley 7/1990, de 3 de julio , de Patrimonio Cultural Vasco en su título IV, capítulo I “De los Servicios de Archivo”, artículos 73 y 75 , y por el Decreto 232/2000 por el que se aprueban el Reglamento de los servicios de archivo y las normas reguladoras del patrimonio documental del País Vasco, capítulo II “De los servicios de archivo públicos”, sobre la definición de servicio de archivo y las funciones que le son propias, y a los efectos de la correcta aplicación y desarrollo de esta Orden, se entiende por sistema de archivo el resultado de la articulación de la gestión administrativa y de los flujos de documentación municipal hasta su llegada al archivo histórico. Se denomina proyecto de sistema de archivo, a la definición que propone cada municipio destinada a ofrecer una visión general y completa de las actuaciones para dotarse de un sistema de archivo. Y, por último, se denomina programa de archivo al programa anual o de inferior duración, motivo concreto de la subvención, que se dirige a cumplir íntegra o parcialmente alguno o algunos de los elementos que conforman el proyecto de sistema de archivo municipal.

En virtud de lo cual,

RESUELVO:

Artículo 1.- Objeto.

1.- Es objeto de la presente Orden la regulación del régimen de concesión de subvenciones destinadas a la ejecución durante el ejercicio de 2012 de programas que, insertos en un proyecto de sistema de archivo, supongan la implantación y/o consolidación de un sistema de archivo propio, o la elaboración de proyectos para dotarse de un sistema de archivo propio. Programa a ejecutar por entidades locales, entendiéndose como tales, además de los municipios, las entidades locales de ámbito territorial inferior al municipal, así como las entidades supramunicipales de carácter local. Todo ello en los términos establecidos en los artículos siguientes.

2.- A tales efectos se entenderá por proyecto de sistema de archivo la definición que proponga cada entidad local, dirigida a ofrecer una visión general y completa de las actuaciones para dotarse de un sistema de archivo. Asimismo, se entenderá por programa de archivo la actuación o conjunto de actuaciones que, en consonancia con el proyecto de sistema de archivo, y durante el presente ejercicio, se dirijan a cumplir parcial o íntegramente alguno o algunos de los elementos que conforman el proyecto de sistema de archivo.

3.- El importe global destinado a estas subvenciones asciende a la cantidad de doscientos veinte mil (220.000) euros, con cargo a la partida presupuestaria establecida al efecto en los presupuestos generales en vigor de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Artículo 2.- Entidades beneficiarias.

1.- Serán susceptibles de ser beneficiarios de las subvenciones establecidas al efecto en la presente Orden las entidades locales, comprendiendo tanto los municipios como las entidades de ámbito territorial inferior al municipal y las entidades supramunicipales de carácter local de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

2.- La concesión y, en su caso, el pago de las subvenciones y ayudas a los beneficiarios de éstas quedarán condicionados a la terminación de cualquier procedimiento de reintegro o sancionador que, habiéndose iniciado en el marco de ayudas o subvenciones de la misma naturaleza concedidas por la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus organismos autónomos, se halle todavía en tramitación.

3.- No podrán acceder a las subvenciones previstas en esta convocatoria quienes se encuentren sancionados administrativa o penalmente con la pérdida de la posibilidad de obtención de ayudas o subvenciones públicas, o se hallen incursos en alguna prohibición legal que inhabilite para ello, con inclusión de las que se hayan producido por discriminación por razón de sexo de conformidad con lo dispuesto en la Disposición Final Sexta de la Ley 4/2005, de 18 de febrero , para la Igualdad de Mujeres y Hombres.

Artículo 3.- Actividades subvencionables.

1.- Serán susceptibles de ser subvencionados los programas destinados a la/las:

a) Creación o mejora de instrumentos descriptivos. Tanto a través de programas que promuevan la descripción de fondos, como de otros que pretendan la informatización de los instrumentos descriptivos de cara a una política eficaz de difusión.

b) Valoración y selección de fondos documentales, siempre como parte de una política global de conservación/eliminación de fondos.

c) Mejora de locales de archivo: tanto en lo relativo a las condiciones de conservación, como a las de consulta de los fondos documentales.

d) Actividades archivísticas de difusión cultural.

e) Mantenimiento de servicios de archivo mancomunados.

f) La digitalización de documentos de archivo, fondos de archivo y colecciones de documentos, únicamente en los casos en que el fondo de archivo esté organizado y cuente con un inventario en soporte informático. Los proyectos deberán incluir la creación de un archivo digital de conservación permanente y la creación de las correspondientes copias digitales que se sujetarán a las prescripciones técnicas que figuran en el anexo A) de la presente Orden.

2.- A los efectos de lo dispuesto en el apartado anterior se entienden por documentos de archivo, fondos de archivo y colecciones de documentos, las definiciones recogidas en la Ley 7/1990, de 3 de julio , de Patrimonio Cultural Vasco.

3.- No podrán acogerse a esta convocatoria, en cualquier caso, aquellos proyectos que reúnan alguna de las siguientes circunstancias:

a) La restauración de fondos documentales.

b) La trascripción de fondos documentales.

c) En cualquier caso, se denegarán las solicitudes que no aseguren las condiciones mínimas de conservación o acceso, presente y futuro, a los fondos de archivo.

d) Que no garanticen la igualdad de trato entre los dos sexos.

Artículo 4.- Tramitación electrónica.

1.- Las entidades interesadas podrán solicitar, consultar y realizar todos los trámites de este procedimiento utilizando medios electrónicos.

2.- La tramitación electrónica está regulada en: el Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica; el Decreto 72/2008, de 29 de abril , de creación, organización y funcionamiento de los registros de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos; y la Resolución de 9 de febrero de 2006, de la Directora de Informática y Telecomunicaciones, que aprueba la Plataforma Tecnológica para la e-Administración -Platea-.

3.- Las instrucciones relativas a la tramitación, tanto por canal presencial como electrónico, de las solicitudes, declaraciones responsables, justificaciones y demás modelos están disponibles en la siguiente sede electrónica de euskadi.net:

https://www.euskadi.net/y22-izapide/es/contenidos/ ayuda_subvencion/12_apu/es_dirulag/dirulag.html.

4.- El empleo de un canal, presencial o electrónico, en el trámite de solicitud y aportación de documentación no obliga a su utilización en los sucesivos trámites del procedimiento, pudiendo modificarse en cualquier momento.

Los trámites posteriores a la solicitud, por canal electrónico, se realizan a través de https://www.euskadi.net/misgestiones.

Artículo 5.- Acreditación de obligaciones / requisitos de la entidad solicitante.

En aplicación del artículo 51, apartado 1 bis del Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco, mediante una declaración responsable incluida en la solicitud, se acreditarán las siguientes obligaciones:

a) Comunicar la solicitud y, en su caso, la obtención de subvenciones, ayudas, ingresos u otros recursos para la misma finalidad, procedentes de cualesquiera administraciones o entes tanto públicos como privados.

b) No hallarse la persona o entidad solicitante sancionada administrativa o penalmente con la pérdida de la posibilidad de obtención de ayudas o subvenciones públicas o no estar incursa en alguna prohibición legal que inhabilite para ello.

c) Asimismo, la persona o entidad solicitante manifiesta que son ciertos los datos contenidos en la solicitud y en la documentación que le acompaña y que cumple con los requisitos establecidos en la normativa vigente para ser beneficiario de estas subvenciones.

La forma de acreditar el resto de requisitos se especificará en la sede electrónica de euskadi.net, citada anteriormente.

Artículo 6.- Plazo y lugar de presentación de solicitudes.

1.- El plazo de presentación de solicitudes será de un mes a partir del día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

2.- Dichas solicitudes habrán de dirigirse al Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes y podrán presentarse de forma presencial en las Delegaciones Territoriales o en las Oficinas de Atención Ciudadana del Gobierno Vasco, o ante los órganos previstos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, mediante instancia normalizada, debidamente cumplimentada en todos sus términos. El impreso de solicitud (anexo I) junto con los anexos solicitados estarán disponibles en la sede electrónica de euskadi.net en la dirección indicada en el artículo 4 de la presente Orden.

Asimismo, las solicitudes podrán presentarse por medios electrónicos accediendo a la citada sede electrónica de euskadi.net.

3.- Las entidades solicitantes podrán presentar la solicitud, junto con la documentación que se acompañe, en el idioma oficial de su elección. Asimismo, en las actuaciones derivadas de la solicitud, y durante todo el procedimiento, se utilizará el idioma elegido por la entidad solicitante, tal y como establecen los artículos 5.2.a) y 6.1 de la Ley 10/1982, de 24 de noviembre, Básica de Normalización de Uso del Euskera.

4.- Dicha solicitud se acompañará de la siguiente documentación:

a) Memoria detallada en la que se contemplen los objetivos, actividades, plazos, presupuestos detallados y justificación del programa o proyecto que se presente.

b) Programa presentado y descripción de los locales de archivo e identificación de los fondos (tanto de origen propio como ajeno) conservados en el servicio de archivo (anexo II).

c) En su caso, la relación de cualesquiera otras ayudas que se hayan solicitado a entidades públicas o privadas para el mismo objeto, así como estado de las mismas (denegadas, pendientes de resolución, concedidas e importes) (anexo III).

d) La entidad solicitante de la ayuda puede consentir expresamente que los datos relativos a la identidad de la persona representante que presenta la solicitud, así como los relativos a los datos bancarios existentes en el Registro de Terceros del Departamento de Economía y Hacienda del Gobierno Vasco -estos últimos a los efectos de realizar el correspondiente pago, en caso de que así procediera- sean obtenidos o verificados por el órgano gestor, tanto cuando utilice el canal presencial como el electrónico, sin perjuicio de las facultades de comprobación, control e inspección que tiene atribuidas la Administración Pública.

Artículo 7.- Órgano de gestión de las ayudas.

Corresponderá a la Dirección de Patrimonio Cultural, a través de Irargi-Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, la realización de las tareas de gestión de las ayudas previstas en la presente convocatoria.

Artículo 8.- Subsanación de defectos en las solicitudes.

Si la Dirección de Patrimonio Cultural apreciase la falta de la documentación requerida para la admisión a trámite de la solicitud o defectos formales en aquélla, así como en el supuesto de que se observaran defectos en la documentación alegada para su valoración, se le requerirá a la persona interesada para que, en el plazo de diez días hábiles, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá por desistida de su petición o decaída en su derecho al trámite, previa resolución.

Artículo 9.- Comisión de Calificación.

1.- Corresponderá a una Comisión de Calificación el examen y evaluación de las solicitudes presentadas, de conformidad con los parámetros establecidos en el artículo 10 de la presente Orden, así como la elaboración y elevación al Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes de la propuesta de resolución correspondiente, la cual, en su caso, contendrá la cuantía de la subvención por beneficiario y el destino de la subvención, así como las solicitudes desestimadas y las causas de la desestimación.

2.- La Comisión de Calificación estará compuesta por:

a) El Director de Patrimonio Cultural, o persona en quien delegue, que ejercerá las funciones de presidente de la Comisión y dirimirá, con voto de calidad, los empates que pudieran producirse.

b) Dos técnicos de Irargi-Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, designados por la Dirección de Patrimonio Cultural, uno de los cuales actuará como secretario de la Comisión.

c) En la designación de sus miembros deberá de tenerse en cuenta lo previsto en el artículo 3.7 de la Ley 4/2005, de 18 de febrero, para la Igualdad de Mujeres y Hombres.

Artículo 10.- Criterios de adjudicación.

1.- El procedimiento para la concesión de las subvenciones será el concurso, procedimiento por el cual la concesión se realiza mediante la comparación de las solicitudes presentadas, a fin de establecer una prelación entre las mismas atendiendo a los criterios de valoración prefijados en este artículo. A tal efecto, se ordenarán las solicitudes según la puntuación obtenida, y se adjudicarán las subvenciones comenzando desde la que haya obtenido la puntuación más alta y sucesivamente hasta agotar el crédito presupuestario previsto en el artículo 1 o el que resulte si se procediera a su actualización según lo previsto en la Disposición adicional primera.

2.- Al objeto de elaborar la propuesta de resolución de las solicitudes de subvenciones y de establecer la cuantía de las mismas, la comisión de valoración tendrá en cuenta los criterios y valores siguientes:

a) Que se trate de un programa y proyecto con solidez científica que prevea a largo plazo la consolidación de la iniciativa diseñada, diseñándose una secuencia de fases de trabajo en la que se valoren los elementos que intervienen en cada una de ellas, y en las que se plantee una estimación precisa de los diferentes elementos que integren el gasto (35%).

b) Que se trate de un programa que permita una mejora en las condiciones de conservación, acceso y consulta de los fondos de archivo (20%).

c) Que se trate de un programa en el que intervengan diferentes servicios de archivo o a través de colaboraciones específicas entre varios de ellos (15%).

d) Que se fomente el uso de estándares terminológicos bien de tipo descriptivo (normas en la redacción de fichas, denominaciones, etc.) o de tipo clasificatorio (cuadros de clasificación, denominación de secciones, series, etc.), especialmente en euskera (15%).

e) Que se plantee por parte del solicitante una financiación superior al 50% del gasto presupuestado (15%).

En cualquier caso, se podrá realizar una entrevista con los representantes de las entidades locales de cara a una correcta evaluación de las solicitudes presentadas.

3.- La Comisión Calificadora podrá determinar sólo una parte o partes del programa presentado como objeto de la subvención, y recogerlo de esta forma en la propuesta de resolución prevista en el artículo 9.

Artículo 11.- Cuantía y límite de las subvenciones.

1.- Las subvenciones podrán alcanzar hasta el 50% del importe del presupuesto presentado en cada programa presentado a efectos de subvención.

2.- Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior, la subvención por programa no podrá superar la cantidad de 20.000 euros.

Artículo 12.- Compatibilidad de las subvenciones.

Las subvenciones establecidas en la presente Orden serán compatibles con cualesquiera otras concedidas para el mismo objeto por organismos públicos o privados, sin que, en ningún caso, pueda existir sobrefinanciación, procediendo en tal supuesto a la reducción de la subvención a conceder hasta el límite del costo total del programa subvencionado.

Artículo 13.- Resolución, recursos, plazos para resolver y notificar, modo de notificación y procedimiento de publicidad.

1.- Las solicitudes presentadas en la presente convocatoria se tramitarán en un único procedimiento cuya resolución, decidiendo todas las cuestiones planteadas por las personas interesadas, corresponde, a propuesta de la Comisión de Valoración, al Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes.

2.- La resolución determinará la concesión y, en su caso, la denegación de las subvenciones solicitadas, expresando en el caso de las primeras, la persona o entidad beneficiaria, el proyecto subvencionado y el importe de la subvención concedida. En el caso de las denegadas recogerá los motivos que fundamenten la denegación.

3.- La resolución a la que se refiere el párrafo anterior no pone fin a la vía administrativa y, contra la misma las personas interesadas podrán interponer recurso de alzada ante la Consejera de Cultura, en el plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la notificación, de conformidad con los artículos 114 y 115 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

4.- La resolución que se adopte será notificada individualmente a las personas interesadas en el procedimiento, sin perjuicio de que a efectos de general conocimiento se publique en el Boletín Oficial del País Vasco la relación de entidades beneficiarias con indicación del respectivo importe de la ayuda concedida y proyecto financiado.

5.- El plazo máximo para resolver el procedimiento y notificar lo resuelto a las personas interesadas será de tres meses a contar desde el día siguiente a la publicación de la correspondiente Orden de convocatoria, transcurrido el cual sin haberse publicado en el Boletín Oficial del País Vasco resolución alguna, los interesados podrán entender desestimada su solicitud de subvención, a los efectos de lo establecido en el artículo 44.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 14.- Obligaciones del beneficiario.

Los beneficiarios de las subvenciones reguladas en la presente Orden deberán cumplir en todo caso las siguientes obligaciones:

a) Aceptar la subvención concedida. En este sentido si, en el plazo de quince días hábiles tras la fecha de recepción de la comunicación por la que se notifica la concesión de la subvención, las entidades beneficiarias no renuncian expresamente y por escrito a la misma se entenderá que ésta queda aceptada.

b) Utilizar la subvención para el concreto destino para el que ha sido concedida.

c) Dejar constancia expresa del patrocinio de Irargi-Centro de Patrimonio Documental de Euskadi del Departamento de Cultura del Gobierno Vasco, en todas las actividades y documentos que se realicen con las ayudas procedentes de esta subvención, así como en la publicidad de las mismas.

d) Facilitar a la Oficina de Control Económico y al Tribunal Vasco de Cuentas Públicas la información que le sea requerida en el ejercicio de sus funciones respecto de las subvenciones recibidas con cargo a esta convocatoria.

e) Cualesquiera otras obligaciones en virtud de lo dispuesto en la Ley 4/2005, de 18 de febrero , para la Igualdad de Mujeres y Hombres y, en especial, la utilización no sexista del lenguaje.

f) En caso de no estar registrado o querer modificar los datos bancarios existentes en el Registro de Terceros del Departamento de Economía y Hacienda del Gobierno Vasco, deberá presentar impreso de alta de tercero interesado del Gobierno Vasco, disponible en euskadi.net:

http://www.zuzenean.euskadi.net/s68-cont/es/contenidos/autorizacion/alt a_terceros/es_7999/alta_terceros.html.

Artículo 15.- Abono de las ayudas.

El abono de las subvenciones concedidas se realizará en un único pago previa justificación de la subvención.

Artículo 16.- Justificación de la subvención.

1.- Las justificaciones podrán presentarse de forma presencial en las Delegaciones Territoriales o en las Oficinas de Atención Ciudadana del Gobierno Vasco, o ante los órganos previstos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2.- Asimismo, las justificaciones podrán presentarse por medios electrónicos en https://www.euskadi.net/misgestiones.

Artículo 17.- Plazo para la justificación y documentación justificativa.

1.- Los beneficiarios de las subvenciones establecidas en la presente Orden, deberán presentar con anterioridad al 31 de diciembre del 2012, la documentación justificativa:

a) Memoria justificativa del cumplimiento del objeto de cada programa y/o proyecto subvencionado.

b) Certificación de la Secretaría o de la Intervención correspondiente a los gastos realizados, según el modelo del anexo IV.

c) En su caso, materiales científicos (inventarios, catálogos, etc.) producidos en el desarrollo de cada programa subvencionado, que podrán ser integrados en los sistemas de información dependientes del Departamento de Cultura del Gobierno Vasco.

d) Relación de cualesquiera otras ayudas con destino al mismo objeto, de cuya efectividad no se tuviese conocimiento en el momento de presentación de la solicitud de la subvención que esta Orden establece.

Artículo 18.- Seguimiento de los programas subvencionados.

La Dirección de Patrimonio Cultural podrá inspeccionar la ejecución de los programas o proyectos subvencionados y, a dichos efectos, acceder a los lugares de realización de los mismos, así como requerir cuanta información estime conveniente.

Artículo 19.- Supuestos de incumplimiento.

1.- Constituirán supuestos de incumplimiento:

a) La aplicación total o parcial de las subvenciones percibidas para actividades distintas de las previstas en la presente Orden.

b) El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Orden o de las condiciones que, en su caso, se establezcan en la Resolución concedente.

c) Cualquier otra que sea de obligado cumplimiento por así establecerlo con carácter general cualquier otra disposición.

2.- En dichos supuestos serán de aplicación lo dispuesto en el Decreto 698/1991, de 17 de diciembre, por el que se regula el régimen general de garantías y reintegros de las subvenciones con cargo a los presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi y se establecen los requisitos, régimen y obligaciones de las entidades colaboradoras que participan en su gestión, y lo dispuesto en el Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco.

DISPOSICIÓN ADICIONAL

Primera.- El importe global consignado en el artículo 1 podrá ser incrementado teniendo en cuenta la cuantía total de las ayudas solicitadas, en función de las disponibilidades presupuestarias no agotadas que resulten de la ejecución de otros programas de ayudas del Departamento de Cultura y con carácter previo a la resolución de las mismas. De dicha circunstancia se dará publicidad en el Boletín Oficial del País Vasco mediante Resolución del Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes.

Segunda.- De conformidad con la ley orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y con la Ley 2/2004, de 25 de febrero , Ficheros de Datos de Carácter Personal de titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos, los datos personales recogidos en la tramitación de esta convocatoria, cuyo tratamiento y publicación es autorizado por los y las participantes en la misma, serán incluidos en un fichero cuyo objeto será gestionar la presente convocatoria y cualquier otro procedimiento o expediente administrativo relacionado con la misma, así como para informar a las personas concurrentes a dicha convocatoria de su desarrollo. El o la responsable de este fichero es la Dirección de Patrimonio Cultural. Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición se podrán ejercer ante la Dirección de Servicios dirigiéndose para ello a la siguiente dirección: calle Donostia-San Sebastián 1, 01010 Vitoria-Gasteiz.

Asimismo, las personas concurrentes a esta convocatoria dan su consentimiento a la cesión de datos personales contenidos en el fichero a otras administraciones públicas de la Comunidad Autónoma de Euskadi para finalidades coincidentes con el objeto de la convocatoria y autorizan a la Dirección de Patrimonio Cultural a comprobar en otros organismos públicos la veracidad de los documentos presentados.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- Contra la presente Orden, que agota la vía administrativa, podrán los interesados interponer recurso potestativo de reposición ante la Consejera de Cultura, en el plazo de un mes a partir del día siguiente a su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco, o directamente recurso contencioso-administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma de Euskadi en el plazo de dos meses a partir del día siguiente a su publicación en el mismo diario oficial.

Segunda.- La presente Orden surtirá efectos a partir del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

ANEXO A)

PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

1.- Sólo se digitalizarán fondos de archivos descritos en base de datos, al que se incorporarán los metadatos de código de colección y de ítem singular a cada ficha descriptiva que se considerará unidad de digitalización. El formato de la base de datos se coordinará con Irargi, y se preferirá el programa FileMaker. Los ficheros incluirán los metadatos técnicos originales de captura correspondientes a los equipos de reproducción. Los ficheros digitales incorporarán metadatos técnicos con información relativa al proceso de digitalización, de acuerdo al estándar EXIF-2.2.

2.- La digitalización se realizará preferentemente con un escáner aéreo o una cámara fotográfica que garantice la calidad y requisitos técnicos exigidos en la presente orden.

3.- Toda la documentación será considerada como imágenes de tono continuo, y, con el fin de reproducir con la mayor fidelidad tanto su contenido como su estado físico, se digitalizará a color real con una profundidad de color, como mínimo, de 24 bits.

4.- La resolución de la digitalización mínima será de 5600x3700 píxeles a 300 ppp, a fin de que el documento siempre pueda ser impreso con calidad fotográfica al menos a su tamaño original. Una resolución mayor a la indicada se considerará como una mejora o valor añadido a la calidad de la digitalización. En el caso de documentos con características especiales, como por ejemplo fotografías en papel, transparencias, planos, documentos sonoros, etc., deberán digitalizarse de modo específico de acuerdo a sus características y de acuerdo a las prescripciones técnicas marcadas por Irargi.

5.- La digitalización se hará siempre mediante el sistema de “doble página”, esto es el reverso precedente y el anverso siguiente del documento o expediente en cada imagen. Salvo en el primer folio recto y último vuelto de cada expediente, que ocupará un fotograma inicial y final. Cada ítem se digitalizará independientemente.

6.- Como resultado de la digitalización, se entregará a Irargi por cada imagen digitalizada:

6.1.- Un fichero en formato TIFF 6/0/ISO sin comprimir a máxima resolución de captura. Este archivo se considerará fichero de seguridad.

6.2.- Un fichero en formato JPG derivado del correspondiente fichero original de captura o en su defecto del fichero de seguridad. Este archivo se considerará master de digitalización.

6.3.- Un fichero JPG, también éste derivado del fichero original de captura o master de digitalización, con una resolución de 3266x2100 píxeles a 175 ppp y al 60% de calidad original o compresión y optimizado para su difusión en Internet.

6.4.- En el caso de que los fondos de archivo contengan fotografías, se añadirá un fichero de captura en formato RAW de cada fotografía, además de los especificados en las normas generales.

7.- En el caso de que los fondos de archivo contengan documentos sonoros se entregará a Irargi:

7.1.- Una primera copia digital en formato AIFF como fichero de seguridad.

7.2.- Una segunda copia digital en formato WAV como master de digitalización.

7.3.- Una tercera copia digital en formato MP3 (128 KB/s) como fichero de difusión y/o consulta.

8.- Se entregará además a Irargi por cada ítem/unidad documental un fichero en formato PDF con todas y cada una de las páginas de la unidad documental ordenadas en la misma secuencia que el documento original. Este fichero PDF se creará a partir de los ficheros de seguridad o de los master de digitalización correspondientes, tras aplicarles una compresión suficiente como para que pueda ser manejado con agilidad en un ordenador personal estándar. Como referencia se recomienda que cada página del fichero PDF resultante no supere un tamaño mayor de 2 MB y para lo cual se usen unos niveles de compresión de entre 6-9 dentro de una escala de 0 a 12.

9.- Formato de entrega/almacenamiento de las copias a Irargi:

9.1.- Se entregará una copia de conservación y una copia de consulta, almacenadas en discos duros de al menos 500 GB de capacidad, y conectables mediante puerto USB 3.0 o Firewire 400/800 donde se habrá validado la correcta lectura-apertura de cada uno de los ficheros, para eliminar posibles errores de grabación.

9.2.- El disco duro se grabará en formato de grabación híbrido, es decir, formateados de modo que los ficheros sean legibles tanto por sistemas operativos Windows, como por MacOS de Apple y Linux/Unix.

9.3.- Los soportes de almacenamiento deberán ir identificados con los datos institucionales necesarios para constatar su procedencia y, en su caso, la titularidad de las imágenes. Todos los soportes contarán con la información necesaria para conocer su contenido: número, título, contenido y fecha de creación.

9.4.- Las copias digitales para difusión incorporarán una marca de agua visible que identifique el Archivo de procedencia o la institución que custodia los documentos originales. Irargi proporcionará el formato estándar. En las imágenes de documentos reproducidas con cargo a proyectos de digitalización financiados por el Departamento de Cultura del Gobierno Vasco, se incorporará el sello del Departamento de Cultura asociado al nombre de ésta y del Centro Directivo de que se trate, de acuerdo al vigente Manual de Identidad Corporativa del Gobierno Vasco (consultable en la página web del Gobierno Vasco). Cuando se trate de copias digitales de formatos no de imagen (sonoros, etc.) la información anteriormente referida para las imágenes digitales deberá ser recogida en los metadatos del correspondiente fichero.

9.5.- Se recomienda que los ficheros de consulta en formato PDF se graben también en DVD.

Comentarios