Premiadas la Política de gestión de documentos electrónicos MINHAP y la aplicación “Archive”

El VII Congreso de Archivos de Castilla y León ha otorgado el premio al mejor proyecto archivístico a la “Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de y Hacienda y Administraciones Públicas”. Asimismo, en el congreso la aplicación de archivo electrónico “Archive”, desarrollada por el Ministerio al servicio de todas las administraciones públicas, ha quedado finalista en la categoría de mejor actividad innovadora.

30 de mayo de 2016.- En la concesión del premio el jurado ha destacado que se trata de la primera política de gestión de documentos electrónicos de la Administración General del Estado y es un referente para otros organismos e instituciones. Todos los ministerios y organismos públicos están obligados a elaborar su política de gestión de documentos electrónicos. Básicamente, consiste en definir las directrices de cada organización para la creación y gestión de documentos electrónicos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, señalando los responsables de cada proceso.

En cada organización este planteamiento incluye las líneas básicas para diseñar su proceso de digitalización, la definición de requisitos técnicos y organizativos necesarios para ejecutar lotos los procesos de digitalización y gestión de documentos que se tienen que abordar: firma electrónica, registro electrónico, copiado auténtico, archivo definitivo, etc.

En el caso del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, el documento ha sido elaborado por un grupo de trabajo altamente representativo, integrado por especialistas en archivo, informáticos y gestores, en representación de organismos y entidades públicas con gran experiencia en gestión documental, administración electrónica y archivo. Al grupo se incorporaron también el Ministerio de la Presidencia y la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

A partir de la elaboración de la Política de gestión de documentos electrónicos surgió la idea de desarrollar una aplicación que diera respuesta a la necesidad de un archivo electrónico. Así se puso en marcha el proyecto Archive.

La aplicación Archive ha quedado finalista

Por su parte, la aplicación Archive ha quedado finalista en el premio a la mejor actividad innovadora. Se trata de una aplicación de archivo electrónico para la gestión de documentos y expedientes electrónicos, dando así respuesta en la fase de archivo a una administración electrónica en constante impulso.

Archive es un desarrollo informático realizado por el Ministerio de hacienda y Administraciones Públicas y puesto a disposición de todas las administraciones públicas, con el objeto de su reutilización y reaprovechamiento por las mismas. Toda la información archivada es absolutamente independiente de la tecnología que dé soporte al servicio, y eso garantiza su validez funcional a lo largo del tiempo.

La aplicación ha sido desarrollada por la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio, en colaboración con los archivos del ministerio y siguiendo estándares y modelos europeos. Actualmente se está probando con éxito en una veintena de proyectos piloto en distintos organismos de administraciones públicas centrales, autonómicas y locales.

Con Archive, los expedientes y documentos electrónicos son importados y clasificados en series documentales y pasan por diversos estados (automática o manualmente), según la política de conservación asignada. Archive permite gestionar todas las fases de los expedientes y documentos electrónicos. Incluye herramientas para el intercambio entre archivos, buscar expedientes, obtener actas de ingreso, etc.

Cualquier ayuntamiento, comunidad autónoma, ministerio, organismo o entidad pública podrá acceder libremente a la aplicación y cumplir así los requisitos de archivo electrónico a los que obliga la legislación con un plazo de adaptación que finaliza en octubre de 2018.