Conjuntos de datos mínimos para posibilitar la interoperabilidad de la historia social única

 03/06/2019
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Orden FAM/510/2019, de 23 de mayo, por la que se establecen los conjuntos de datos mínimos para posibilitar la interoperabilidad de la historia social única en el sistema de servicios sociales de responsabilidad pública de Castilla y León (BOCYL de 31 de mayo de 2019. Texto completo.

ORDEN FAM/510/2019, DE 23 DE MAYO, POR LA QUE SE ESTABLECEN LOS CONJUNTOS DE DATOS MÍNIMOS PARA POSIBILITAR LA INTEROPERABILIDAD DE LA HISTORIA SOCIAL ÚNICA EN EL SISTEMA DE SERVICIOS SOCIALES DE RESPONSABILIDAD PÚBLICA DE CASTILLA Y LEÓN

El artículo 35 de la Ley 16/2010, de 20 de diciembre, de Servicios Sociales de Castilla y León prevé que las administraciones públicas de Castilla y León competentes en materia de servicios sociales, dispondrán lo necesario para asegurar un sistema de información común, compartido, interoperable, seguro, con un sistema propio de firma electrónica, coordinado y accesible para los ciudadanos, los profesionales y los agentes, de acuerdo con la normativa vigente. Así mismo establece que las diferentes administraciones públicas y las entidades privadas cuyos centros y servicios hayan sido autorizados o acreditados deberán aportar la información para la permanente actualización del sistema de información, en los términos y con la periodicidad que se determine.

Por su parte, la Ley 4/2018, de 2 de julio , de Ordenación y Funcionamiento de la Red de protección e inclusión a personas y familias en situación de mayor vulnerabilidad social o económica en Castilla y León establece en el artículo 3 que la atención a las personas en situación de vulnerabilidad que se presta desde la Red se realiza sin perjuicio de la cobertura ordinaria de las necesidades que atienden el sistema de servicios sociales de responsabilidad pública y el resto de sistemas públicos de atención, a los que la Red cohesiona y refuerza en la atención que dispensan, debiendo existir, a tal fin, una especial interrelación que facilite la interoperabilidad y el intercambio de información entre los referidos servicios públicos, en el marco de la normativa sobre protección de datos.

A tal fin, se establece en la mencionada Ley 4/2018, de 2 de julio , el principio de la información compartida, en cuya virtud, al objeto de lograr una acción coordinada e integral, los miembros intervinientes en el ámbito de la Red, en el marco de la normativa sobre protección de datos, intercambiarán los datos a los que tengan acceso que sean relevantes para la intervención, dentro del sistema unificado de información de usuarios de los servicios sociales de responsabilidad pública, contribuyendo con ello a la mejora de la atención prestada.

Igualmente, se establece en su artículo 30 que todos los miembros de la Red integrarán los datos relativos a la atención prestada con los recursos de la Red, en el Registro único de personas usuarias del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública de Castilla y León, a través de los mecanismos que a tal efecto se determinen. Los datos relativos a las personas recogidos con ocasión del proceso de atención en la Red por cualquiera de sus miembros, formarán parte de la historia social única de dichas personas. También prevé que se articularán fórmulas de interoperabilidad entre los sistemas de información de los diferentes miembros de la Red, con el fin de garantizar a las personas destinatarias de ésta una atención integral, coherente y continuada, que les permita superar la situación de vulnerabilidad social en la que se encuentran, mediante el desarrollo de actuaciones conjuntas coordinadas.

La Ley 16/2010, de 20 de diciembre , de Servicios Sociales de Castilla y León, confiere al sistema unificado de información como un instrumento común, compartido, interoperable y seguro para los profesionales que desarrollan sus funciones en el sistema de servicios sociales de responsabilidad pública.

El establecimiento de la interoperabilidad en la gestión colaborativa de la historia social única está previsto en la disposición adicional tercera del Decreto 79/2015, de 17 de diciembre , por el que se regula la historia social única y el registro único de personas usuarias del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública de Castilla y León, donde se prevé que la gestión colaborativa de las entidades privadas en este ámbito se desarrollará mediante la publicación de estándares de interoperabilidad organizativa, semántica y técnica, conforme a la normativa sobre el esquema nacional de interoperabilidad, así como el desarrollo de una ontología de términos relacionados de servicios sociales que la haga posible.

Según el glosario de términos recogidos en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero , por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, la interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. Por su parte, el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), comprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad. Todo ello de conformidad con lo dispuesto en la Ley 40/2015, de 1 de octubre , de Régimen Jurídico del Sector Público, donde se prevé que las Administraciones Públicas se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes a través de medios electrónicos, que aseguren la interoperabilidad y seguridad de los sistemas y soluciones adoptadas por cada una de ellas, garantizarán la protección de los datos de carácter personal, y facilitarán preferentemente la prestación conjunta de servicios a los interesados.

Por otra parte, desde el punto de vista de la integración en la historia social única de los datos referentes a las actuaciones de las entidades del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública, el mencionado Decreto 79/2015, de 17 de diciembre , establece en su artículo 6 que, al finalizar cada intervención social se cumplimentará en la historia social única, bajo la denominación de conjunto mínimo de datos, un resumen de aquella, en el que se hará constar, al menos, la fecha de inicio, valoración inicial, valoración final y fecha y motivo de la finalización de la intervención.

La Administración de Castilla y León está obligada a registrar los datos sobre cada persona participante en operaciones financiadas por Fondos Estructurales y de Inversión Europeos según se establece en cada programa operativo, de conformidad con lo previsto en el artículo 125.2.d) del Reglamento (UE) n.º 1303/2013, del Parlamento Europeo y del Consejo, y en el artículo 24.2 y en el Anexo III del Reglamento Delegado (UE) n.º 480/2014, de la Comisión.

Para el adecuado aprovechamiento de la información recogida en la historia social en la atención prestada a cada usuario de los servicios sociales, se precisa interoperabilidad para intercambiar dos conjuntos de datos: Por un lado, integrar en la historia social única la información procedente de la atención prestada por cada recurso proveedor, y por otro que los profesionales de servicios sociales puedan consultar el extracto útil de la historia social única cuando deban tomar decisiones y orientar a la persona.

En tal sentido, a través de esta orden se establece el contenido del informe de intervención social, que define la estructura de los datos procedentes de la atención prestada por cada recurso con el objeto de poderse integrar en la historia social única y, el de la historia social resumida, consistente en un extracto de la historia social completa, a la que podrán tener acceso los profesionales del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública autorizados.

Por otra parte, el citado Decreto 79/2015, de 17 de diciembre , establece en su artículo 7 que existirán diferentes niveles de acceso profesional, de acuerdo con las funciones que tengan encomendadas dentro del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública. Así, se indica que el coordinador de caso tendrá acceso a toda la información obrante en la historia social, mientras que el resto de los profesionales que intervengan podrán acceder al contenido que sea relevante y en la medida en que resulte necesario, para la adecuada atención a la persona.

En su virtud, y de conformidad con las atribuciones conferidas en la Ley 3/2001, de 3 de julio , del Gobierno y de la Administración

DISPONGO

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente orden tiene por objeto el establecimiento de los conjuntos de datos mínimos, para posibilitar la interoperabilidad de la historia social única, cualquiera que sea la forma en que se generen, ya sea en soporte electrónico o papel, garantizando así, la protección de los datos de carácter personal, el acceso de los profesionales que operan en el sistema de servicios sociales de responsabilidad pública y la atención integral, coherente y continuada a sus usuarios.

2. Las disposiciones recogidas en esta orden serán de aplicación a todos los recursos, centros y servicios, ya sean de titularidad de entidades públicas o privadas, que forman parte del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública de Castilla y León.

Artículo 2. Conjuntos de datos mínimos.

Los conjuntos de datos mínimos necesarios para posibilitar la interoperabilidad de la historia social única en el sistema de servicios sociales de responsabilidad pública son los siguientes:

a) El informe de intervención social, según modelo previsto en el Anexo I de esta orden.

b) La historia social resumida, según modelo previsto en el Anexo II de esta orden.

Ambos modelos estarán disponibles en la sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, en el portal web de la Gerencia de Servicios Sociales accesible en el enlace web: https://terminologias_serviciossociales.jcyl.es, para su utilización por los profesionales que operan en el sistema de servicios sociales de responsabilidad pública.

Artículo 3. Estructura de los conjuntos de datos mínimos.

1. Al objeto de facilitar la interoperabilidad pretendida con esta orden, la organización de la información, recabada a través de cada conjunto de datos mínimos, se estructura en los siguientes bloques:

a) Tipología del conjunto de datos.

b) Entidad que genera el documento.

c) Persona a la que se refieren los datos.

d) Servicios sociales.

2. El conjunto de los datos contenidos en los bloques del apartado anterior, están, a su vez, conformados por una serie de variables que se definen a continuación:

a) Variable, nivel 1 y nivel 2. Agrupaciones de variables que dan sentido a los datos.

b) Variable, nivel 3. Denominación de la variable.

c) Formato (texto, fecha, número).

d) Definición y comentarios. Se refiere a los diferentes contenidos que puede adoptar la variable. Para determinadas variables, el valor posible debe estar incluido entre los comprendidos en una lista cerrada. Puede incluir un breve comentario para la mejor comprensión del valor a la variable y su interpretación.

e) Conjunto de datos básico o extendido. La variable tiene el carácter de conjunto “básico” (Bas) o “extendido” (Ext) en función de su uso previsto en el artículo 5.2.

f) Obligatorio. Indica si su presencia es imprescindible u opcional.

g) Estándar. Indica si se basa en un estándar internacional, nacional, autonómico o propio.

La interoperabilidad semántica que permite la normalización regulada en esta orden se complementa con las terminologías que definen algunas variables específicas de los servicios sociales de Castilla y León, y que están disponibles en la sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, en el siguiente enlace web: https://terminologias_serviciossociales.jcyl.es.

Artículo 4. Informe de intervención social.

El conjunto mínimo de datos que constituye el informe de intervención social, establece la estructura de los datos de los informes resultantes de cada atención prestada por cualquier recurso del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública, permitiendo, de esta forma su integración, en la historia social única.

Artículo 5. Historia social resumida.

1. La historia social resumida recoge, de forma extractada, la información necesaria para la toma de decisiones por los profesionales del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública, al objeto de prestar la mejor atención y orientación a sus usuarios.

La historia social resumida se genera de forma automática en el momento de la consulta, a partir de los datos que los profesionales vayan incluyendo en la historia social de la persona usuaria de los servicios sociales, conforme al modelo establecido en el Anexo II de esta orden.

2. La historia social resumida tendrá un sistema de permisos de acceso, de forma que los coordinadores de caso, en los Centros de Acción Social, y los equipos específicos de segundo nivel de las Corporaciones Locales, podrán acceder a una versión extensa de aquella, mientras que el resto de profesionales sólo podrán hacerlo a una versión básica, tal y como se detalla en el Anexo II.

Artículo 6. Tratamiento de datos personales.

1. El tratamiento de los datos personales objeto de la presente orden solo será licito si reúne las condiciones previstas en la normativa reguladora sobre protección de datos, en especial en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas, en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. En todo caso, el tratamiento se limitará a los datos personales que formando parte del contenido de la respectiva historia social única, resulten necesarios al personal técnico correspondiente de las entidades que integran el sistema de servicios sociales de responsabilidad pública, para prestar la atención social solicitada.

2. El tratamiento de los datos previsto en esta orden, se fundamenta en lo dispuesto, como regla general, en el apartado 2.h) del artículo 9 del Regla las previsiones recogidas en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre , de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales y en referido Reglamento General de Protección de Datos , para los supuestos de categorías especiales de datos, y para el resto, en los apartados c) y/o e), ambos del artículo 6. Asimismo, y en los términos previstos en el citado Reglamento, la licitud del tratamiento se ampara en lo dispuesto en el artículo 34 de Ley 16/2010, de 20 de diciembre, de Servicios Sociales de Castilla y León, y en el artículo 30 de la Ley 4/2018, de 2 de julio, de Ordenación y Funcionamiento de la Red de protección e inclusión a personas y familias en situación de mayor vulnerabilidad social o económica en Castilla y León.

Disposiciones finales.

Primera. Habilitación de desarrollo.

Se faculta al Gerente de Servicios Sociales para que dicte las resoluciones administrativas que sean precisas para la aplicación de la presente orden.

Segunda. Entrada en vigor.

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Castilla y León.

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