Subsistema de archivos de los órganos de gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha

Orden 119/2017, de 6 de junio, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se dispone la elaboración de copias de todos los materiales especiales generados y reunidos por las entidades que integran el subsistema de archivos de los órganos de gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y su remisión al Archivo de Castilla-La Mancha para su custodia (DOCM de 22 de junio de 2017). Texto completo.

ORDEN 119/2017, DE 6 DE JUNIO, DE LA CONSEJERÍA DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS, POR LA QUE SE DISPONE LA ELABORACIÓN DE COPIAS DE TODOS LOS MATERIALES ESPECIALES GENERADOS Y REUNIDOS POR LAS ENTIDADES QUE INTEGRAN EL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE LOS ÓRGANOS DE GOBIERNO Y DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA Y SU REMISIÓN AL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA PARA SU CUSTODIA.

El artículo 4.1 de la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha dispone que son documentos integrantes de los archivos toda expresión en lenguaje natural o codificado y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imágenes generados o reunidos en cualquier soporte material por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades.

Por su parte, en el artículo 4.2. c) de la misma norma, afirma que son integrantes de los archivos públicos de las entidades de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha los documentos en soportes especiales, como mapas, planos, fotografías y audiovisuales, que se utilizan para la gestión de sus actividades administrativas, jurídicas, económicas, financieras, científicas o de cualquier otra índole.

La citada Ley establece igualmente la obligación que tienen estas entidades públicas de remitir al archivo correspondiente de forma reglada y ordenada y en unos plazos de tiempo predeterminados la citada documentación, pudiendo ser ampliados estos plazos de forma motivada por razones de eficacia en la gestión de los servicios públicos.

Estos materiales especiales son utilizados como fuentes para la información, la investigación y la difusión de múltiples actividades relacionadas con la acción política y administrativa de la Junta de Comunidades pero, también, son documentos en soportes frágiles y en peligro de deteriorarse por todo tipo de agresiones físicas, químicas o medio ambientales.

Con esta orden, dada la importancia que tienen estos documentos para el conocimiento de la historia y del pasado de la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha, la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas quiere garantizar su conservación permanente poniendo igualmente todos estos materiales especiales a disposición de la ciudadanía.

En su virtud, y de las competencias atribuidas por el Decreto 82/2015, de 14 de julio , por el que se establece la estructura orgánica y competencias de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, y en ejercicio de las facultades atribuidas por el artículo 23 de la Ley 11/2003, de 25 de septiembre, del Gobierno y del Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha, dispongo

Artículo 1. Ámbito de aplicación

Esta orden es aplicable a las siguientes entidades:

a) Los órganos de Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

b) Las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

c) Las empresas cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a la Administración de la Junta de Comunidades Castilla-La Mancha o a una Entidad de Derecho Público dependiente o vinculada a ésta.

d) Las Fundaciones vinculadas y dependientes de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

Artículo 2. Objeto

El objeto de la presente Orden son todos aquellos materiales especiales, como mapas, planos, fotografías y audiovisuales, generados o reunidos por las entidades relacionadas en el artículo anterior y los utilicen de forma habitual para la gestión administrativa, la investigación y la difusión y promoción cultural, turística o institucional.

Artículo 3. Transferencia

De todos los documentos objeto de la presente Orden se realizará una copia de los mismos en cualquier soporte digital que acredite su fiabilidad y permita su disponibilidad y uso. Las citadas copias se remitirán al Archivo de Castilla-La Mancha para que puedan ser conservadas de forma permanente, permitiendo que sean utilizadas por todas las entidades públicas de la Junta de Comunidades para actividades de gestión y difusión y por la ciudadanía para su conocimiento, estudio e investigación.

Disposición adicional única. Transferencia de documentos del Ente Público Radio Televisión de Castilla-La Mancha y sociedades dependientes.

El Ente Público Radio Televisión de Castilla-La Mancha y sociedades dependientes se limitarán, respecto la transferencia de documentos, a informar a la Dirección del Archivo de Castilla-La Mancha del contenido, volumen y características de los mismos, sin perjuicio que pueda solicitarse la copia de determinados documentos en razón de su importancia e interés para el conocimiento de la realidad histórica, social y cultural de la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha.

Disposición final única. Entrada en vigor

La presente orden entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Castilla-La Mancha.