Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

 23/05/2017
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Real Decreto 487/2017, de 12 de mayo, por el que se modifica el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (BOE de 23 de mayo de 2017). Texto completo.

REAL DECRETO 487/2017, DE 12 DE MAYO, POR EL QUE SE MODIFICA EL REAL DECRETO 1401/2007, DE 29 DE OCTUBRE, POR EL QUE SE REGULA LA COMPOSICIÓN, FUNCIONAMIENTO Y COMPETENCIAS DE LA COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

La Ley 19/2013, de 9 de diciembre , de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, que contempla dentro de su ámbito subjetivo de aplicación a la Administración General del Estado, establece entre sus propósitos el incremento y refuerzo de la transparencia en la actividad pública a través de obligaciones de publicidad activa para todas las Administraciones y entidades públicas, y del reconocimiento y garantía del acceso a la información.

Dicha ley crea en su título III el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, órgano que asume la competencia de velar por el cumplimiento de las obligaciones de publicidad y de buen gobierno previstas en la norma, así como garantizar el derecho de acceso a la información pública. A este respecto, el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno se configura como el órgano que conocerá de las reclamaciones que, en materia de acceso a la información, presenten los ciudadanos en ejercicio de lo previsto en el artículo 24 de la ley.

El Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, cuyo estatuto ha sido aprobado por el Real Decreto 919/2014, de 31 de octubre , por el que se aprueba el Estatuto del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, se crea como un organismo público de los previstos en el apartado 1 de la disposición adicional décima de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, y de acuerdo con lo previsto expresamente en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre , actuará con plena independencia y autonomía en el cumplimiento de sus fines.

Por su parte, el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre , por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, establece cuál ha de ser la composición y funcionamiento de la citada Comisión, determinando que ésta tiene entre sus funciones las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos, tal y como se dispone en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre , por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

Con carácter fundamental, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos dictamina sobre las propuestas de eliminación y conservación reglada de la documentación generada por la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes de ella.

Tras la promulgación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre , se considera pertinente la reforma de la composición de la Comisión Superior Calificadora de Documentos para fortalecer aún más el papel de ésta como ente propiciador de las políticas de transparencia y buen gobierno, ya que un indicador fundamental de dichas políticas lo constituye, precisamente, la aplicación de buenas prácticas en la eliminación y conservación de la información pública contenida en los documentos producidos por la administración como garantes de los derechos de los ciudadanos y de la propia administración, así como el régimen de acceso y utilización de los mismos.

En virtud de lo anterior, resulta pertinente la incorporación en el Pleno de la citada Comisión Superior de un representante del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno entre los vocales natos designado por su Presidente. Esta incorporación se hace eco de la importancia que este Consejo ha pasado a ostentar en el seno del ordenamiento jurídico español.

Asimismo, y como fiel reflejo de la relevancia que la protección de los datos de carácter personal presenta en el propio tenor literal de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre , en la que se valora la posible incidencia que el acceso a la información puede tener en la protección de los datos personales y se aclara la relación entre ambos derechos estableciendo los mecanismos de equilibrio necesarios, se considera precisa la participación más activa del representante de la Agencia Española de Protección de Datos presente ya en la Comisión con una participación directa en las decisiones que dictamina la Comisión, por lo que se promueve su presencia dentro de la Comisión Permanente. La solidez de la Comisión Permanente se ve también justamente reforzada con la presencia en ella del representante del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno que se incorpora en virtud del presente real decreto y al que se alude en los párrafos precedentes.

Con carácter general, se adaptan las menciones a los titulares de la Presidencia y de las Vicepresidencias primera y segunda, adecuándolas a las denominaciones actuales y teniendo en cuenta lo dispuesto en la disposición final primera del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre , por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. En este mismo sentido, se sustituye en el artículo 2.1 d) inciso 5.º la enumeración de todos los departamentos ministeriales por una referencia genérica a un representante de cada departamento, solventando de esta manera el problema de desactualización con los posibles cambios ministeriales.

Por otra parte, con la incorporación de un representante de la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Hacienda y Función Pública, en el Pleno y en la Comisión Permanente, se pretende consolidar un mayor rigor técnico en decisiones relacionadas con el ámbito de actuación de esta Comisión Superior, entre otras, la sustitución de soporte tradicional mediante la creación de copias electrónicas auténticas; la valoración, conservación y eliminación, total o parcial, de documentos y expedientes electrónicos, así como de los metadatos pertinentes asociados a los mismos y la verificación de que las aplicaciones o plataformas que contienen información recapitulativa procedente de series documentales eliminadas previo dictamen, tienen los requisitos de seguridad e interoperabilidad necesarios para su recuperación, acceso y conservación a largo plazo, etc. Todo ello, en el marco de impulso de la Administración Electrónica y de implementación de los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad que aboca a este órgano colegiado a trabajar de forma multidisciplinar.

Del mismo modo, se estima oportuna la participación de un representante de la Secretaría de Estado para las Administraciones Territoriales del Ministerio de la Presidencia y para las Administraciones Territoriales en el Pleno y en la Comisión Permanente, con el fin de integrar de forma más eficaz en sus trabajos la actividad de la Administración periférica del Estado, así como para facilitar la cooperación con todas las Administraciones públicas españolas en el marco del impulso y ejecución de la política territorial del Gobierno.

Por último, se pretende integrar en el citado Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre , a los Grupos de Trabajo de coordinación de archivos regulados en el artículo 13 del citado Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, además de las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos de los departamentos ministeriales no suprimidas por el Real Decreto 776/2011, de 3 de junio , por el que se suprimen determinados órganos colegiados y se establecen criterios para la normalización en la creación de órganos colegiados en la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos, que como establece la disposición adicional segunda del ya mencionado Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre , se seguirán rigiendo por su normativa específica. Asimismo, y en el caso de que no exista Comisión Calificadora Departamental o Grupo de trabajo de coordinación de archivos, se integran a los centros directivos competentes en materia de archivos de los departamentos.

La aprobación de estas modificaciones en el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre , no suponen incremento de gasto público ni de retribuciones adicionales ya que los miembros no reciben ningún tipo de remuneración y el funcionamiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos es atendido con los medios personales y materiales de la Secretaría de Estado de Cultura del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

En su virtud, a propuesta del Ministro de Educación, Cultura y Deporte y del Ministro de Hacienda y Función Pública y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 12 de mayo de 2017,

DISPONGO:

Artículo único. Modificación del Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre , por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

El Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre , por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, queda modificado como sigue:

Uno. El artículo 2. Composición, queda redactado del siguiente modo:

“1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos estará compuesta por los siguientes miembros:

a) Presidente: el Secretario de Estado de Cultura, que podrá delegar en el Vicepresidente.

b) Vicepresidente primero: El Director General de Bellas Artes y Patrimonio Cultural, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

c) Vicepresidente segundo: El Secretario General de Administración Digital, del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

d) Vocales:

1.º El Subdirector General de los Archivos Estatales, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

2.º El Subdirector General de Protección del Patrimonio Histórico, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

3.º El Director del Archivo General de la Administración.

4.º Un Abogado del Estado en representación de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado, del Ministerio de Justicia.

5.º Un representante de cada uno de los Departamentos ministeriales existentes con rango, al menos, de Subdirector general o equivalente.

6.º Un representante de la Agencia Española de Protección de Datos, designado por su Director.

7.º Un representante de cada Comisión Calificadora del Departamento u Organismo Público, Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos o centro directivo competente en materia de archivos del departamento sobre cuya documentación se dictamine en la reunión correspondiente.

8.º Un representante del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, designado por su Presidente.

9.º Un representante de la Secretaría General de Administración Digital, nombrado por su Secretario General.

10.º Un representante de la Secretaría de Estado para las Administraciones Territoriales, designado por su Secretario de Estado.

11.º Hasta cinco vocales designados por el Ministro Educación, Cultura y Deporte entre personas de reconocido prestigio profesional en materias relacionadas con las competencias asignadas a esta Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

e) Secretaría: Un funcionario de la Subdirección General de los Archivos Estatales, con voz pero sin voto.”

Dos. El apartado 3 del artículo 3 queda redactado del siguiente modo:

“3. La Comisión Permanente estará presidida por el Director General de Bellas Artes y Patrimonio Cultural, que podrá delegar en el Vicepresidente, e integrada por:

a) El Subdirector General de los Archivos Estatales, que actuará como Vicepresidente.

b) El Director del Archivo General de la Administración.

c) El Abogado del Estado en representación de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.

d) El representante en el Pleno del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, designado por su Presidente.

e) El representante en el Pleno de la Agencia Española de Protección de Datos, designado por su Director.

f) El representante en el Pleno de la Secretaría General de Administración Digital, nombrado por su Secretario General.

g) El representante en el Pleno de la Secretaría de Estado para las Administraciones Territoriales, designado por su Secretario de Estado.

h) Hasta un máximo de dos vocales más, designados por el Pleno entre sus miembros.

Actuará como Secretario de la Comisión Permanente el funcionario que actúe como Secretario del Pleno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

La Comisión Permanente realizará las funciones que le encomiende o delegue el Pleno y, en todo caso, el análisis y estudio de las propuestas dirigidas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, para su elevación al Pleno.

Por acuerdo de la Comisión Permanente o de otras Subcomisiones creadas en su seno se podrán constituir grupos de trabajo. La Comisión Permanente o la Subcomisión correspondiente determinará los objetivos de cada grupo de trabajo creado.”

Disposición adicional primera. Designación de vocales.

El Vocal designado por el Presidente del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno será nombrado en el plazo de un mes, contado a partir de la publicación de este real decreto en el “Boletín Oficial del Estado”.

Disposición adicional segunda. Grupos de trabajo.

Las menciones a las Comisiones Calificadoras de los Departamentos ministeriales u organismos públicos contenidas en el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre , por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, se harán extensivas, también, a los Grupos de Trabajo de coordinación de archivos o centro directivo competente en materia de archivos del departamento, cuando no existan ni Comisiones Calificadoras ni Grupos de Trabajo, según lo dispuesto en el artículo 13 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.

Disposición final. Entrada en vigor.

El presente real decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.

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