Gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración

Orden 190/2020, de 4 de diciembre, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifican los anexos I, II y III del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (DOCM de 18 de diciembre de 2020). Texto completo.

ORDEN 190/2020, DE 4 DE DICIEMBRE, DE LA CONSEJERÍA DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS, POR LA QUE SE MODIFICAN LOS ANEXOS I, II Y III DEL DECRETO 89/2017, DE 12 DE DICIEMBRE, POR EL QUE SE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE LAS ENTIDADES QUE INTEGRAN EL SECTOR PÚBLICO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA.

La Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha contiene el conjunto de directrices reguladas por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha que definen la creación y gestión de documentos en cualquier soporte, auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades de las entidades de su Sector Público y que tiene como finalidad garantizar la gestión y la información administrativa, el derecho de acceso de las personas a los documentos y la conservación del patrimonio documental.

En la Disposición final primera. Habilitación normativa, del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre , por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, se autoriza a la persona titular de la Consejería competente en materia de Administraciones Públicas a la adaptación, modificación y desarrollo de los datos técnicos contenidos en los anexos de la Política de Gestión de Documentos del citado Decreto.

La próxima puesta en funcionamiento de la aplicación del Archivo Electrónico de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha exige una ampliación y modificación del contenido de aquellos Anexos, con objeto de adaptarlos a las necesidades de las funciones y actividades de nuestra administración y de una nueva reestructuración de los metadatos necesarios para implantar un sistema de información en un entorno multientidad.

En el Anexo I se incorpora toda la nueva normativa legal y los documentos técnicos que han servido para desarrollar las prestaciones de la nueva aplicación de Archivo Electrónico desde la fecha de publicación del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre , por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

En el Anexo II se reestructura el Cuadro de Clasificación Funcional de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (CCFCAM) y se incorporan nuevos epígrafes para una mejor categorización de la acción pública de nuestra gestión.

El Cuadro de Clasificación Funcional es uno de los metadatos obligatorios que deben poseer los procedimientos administrativos de la Administración regional y tiene el objetivo de: Establecer vínculos y relaciones entre documentos individuales y la actividad de la Administración Regional y sus Entidades vinculadas; precisar el contexto funcional para mejorar la formulación de búsquedas documentales; garantizar que estas actividades y series documentales siempre estarán identificadas, racionalizadas y normalizadas a lo largo del tiempo; hacer disponibles todos los documentos relacionados con una actividad y un procedimiento administrativo concreto; implantar la valoración por áreas funcionales de los documentos y definir los plazos para la conservación y acceso público adecuados para cada procedimiento administrativo; y atribuir la responsabilidad de la gestión de determinadas actividades administrativas y su distribución en la unidad administrativa que corresponda.

En el Anexo III del Decreto, Esquema Institucional de Metadatos de Castilla-La Mancha (Emecam), se modifica la estructura del citado Esquema, ampliándose con nuevos metadatos obligatorios e incluyendo los condicionales necesarios para la gestión de documentos y adecuarlo de forma más acorde a las necesidades de un sistema de información multientidad.

Los metadatos son información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.

os metadatos del Emecam se definen como obligatorios (elementos esenciales) o como condicionales (elementos cuyo uso depende del tipo de entidad que se esté describiendo y del contexto en el que funciona).Estos metadatos deben seguir los estándares de identificación, clasificación y metadatos en base a lo previsto en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero , por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, así como el de cualquier otra herramienta estructurada que facilite a la aplicación del Archivo Electrónico la recuperación de la información y la gestión del conocimiento.

Por todo ello, mediante esta Orden resulta imprescindible modificar los tres Anexos citados e introducir, incorporar y modificar todos aquellos términos que sean necesarios para garantizar el funcionamiento de Archivo Electrónico y garantizar una correcta aplicación de las normas y directrices de la Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el sector público de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

En su virtud, de las competencias atribuidas por el Decreto 89/2017, de 12 de diciembre , por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y en ejercicio de las facultades atribuidas por el artículo 23 de la Ley 11/2003, de 25 de septiembre, del Gobierno y del Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha, dispongo:

Artículo único. Modificación de los anexos:

1. I. Ampliación de la Normativa y documentos técnicos de la política de gestión de documentos 2. II. Modificación del Cuadro de Clasificación Funcional de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (CCFCAM) 3. III. Modificación del Esquema Institucional de Metadatos de Castilla-La Mancha (Emecam) Los citados Anexos quedan modificados del siguiente tenor:

Omitidos.