Funcionamiento de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud

 16/02/2018
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Orden 25/2018, de 6 de febrero, de la Consejería de Sanidad, por la que se crea la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha y se establece el funcionamiento de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud de Castilla-La Mancha (DOCM de 15 de febrero de 2018). Texto completo.

ORDEN 25/2018, DE 6 DE FEBRERO, DE LA CONSEJERÍA DE SANIDAD, POR LA QUE SE CREA LA BIBLIOTECA REGIONAL DE CIENCIAS DE LA SALUD DE CASTILLA-LA MANCHA Y SE ESTABLECE EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS EN CIENCIAS DE LA SALUD DE CASTILLA-LA MANCHA.

En nuestra Comunidad Autónoma, al igual que ocurre a nivel estatal, no existen normas que regulen el funcionamiento de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud. La mayoría de las recomendaciones proceden de entidades profesionales y científicas.

Por lo tanto, a la hora de establecer las funciones, formación y medios de estas bibliotecas hay que remitirse en muchos casos a los propios de otras bibliotecas especializadas y a lo desarrollado en otros países con más tradición al respecto, como los “Standars for Hospital Libraries 2007”, publicados por la Medical Library Association de Estados Unidos. Los “Estándares de acreditación de hospitales” de la Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations introducen el concepto de información basada en el conocimiento y se refieren expresamente a la biblioteca. La publicación “Algunas reflexiones en torno a los hospitales públicos“, editada por la Confederación Estatal de Sindicatos Médicos y el Insalud, que recoge los acuerdos de las Mesas Técnicas constituidas como fruto de los acuerdos posteriores a la huelga médica de 1995, es uno de los documentos que más atención ha prestado a las bibliotecas, recogiendo, por ejemplo, la necesidad de estándares y de cooperación entre los fondos documentales que los profesionales venían demandando desde hace tiempo.

En este contexto y dado que los avances del conocimiento, la explosión de la información y su difusión en múltiples publicaciones y medios hacen de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud un recurso fundamental en la asistencia, docencia e investigación en los sistemas de salud, se considera necesario establecer una normativa que regule la estructura y los recursos necesarios, las funciones y la organización de estas bibliotecas en Castilla-La Mancha.

Así, la presente orden persigue mejorar la organización y funcionamiento de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud de nuestra Comunidad, para prestar un servicio eficaz y eficiente a sus usuarios potenciales, con el fin último de proporcionar una mejor atención sanitaria a nuestros ciudadanos.

Por otra parte, la Ley 3/2011, de 24 de febrero, de la Lectura y de las Bibliotecas de Castilla-La Mancha establece en su artículo 42.1 que “la creación, regulación, gestión y financiación de las bibliotecas especializadas y centros de documentación de titularidad de la Administración Regional, corresponde a cada Consejería interesada”. Además, estas bibliotecas especializadas se integran en el Sistema de Bibliotecas de Castilla-La Mancha, conjunto de instituciones, centros, órganos y servicios, bibliotecarios y documentales, de Castilla-La Mancha, organizados bajo los principios de cooperación y coordinación.

En virtud de lo expuesto, de acuerdo con el Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha y de conformidad con lo previsto en el artículo 23.2.c) de la Ley 11/2003, de 25 de septiembre, del Gobierno y del Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha, y el artículo 2 del Decreto 83/2015, de 14 de julio de 2015, de estructura orgánica y competencias de la Consejería de Sanidad, Dispongo Capítulo I. Disposiciones Generales Artículo 1. Objeto.

El objeto de la presente orden es la creación de la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha, de conformidad con lo establecido en el artículo 42.1 de la Ley 3/2011, de 24 de febrero, de la Lectura y de las Bibliotecas de Castilla-La Mancha, así como establecer el funcionamiento de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud y regular los recursos bibliográficos en ciencias de la salud de nuestra Comunidad.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

La presente orden se aplicará a las bibliotecas especializadas en ciencias de salud de los centros sanitarios públicos que se encuentren en el territorio de Castilla-La Mancha. Los órganos responsables de las mismas adecuarán su estructura, organización y funcionamiento a lo dispuesto en esta orden.

Capítulo II. La Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha Artículo 3. La Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha 1. Se entiende por Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha al conjunto formado por las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud existentes en nuestra Comunidad que se relacionan a continuación:

a) Biblioteca del Complejo Hospitalario Universitario de Toledo, referente de las Gerencias de Atención Especializada y de Atención Primaria de Toledo.

b) Biblioteca del Complejo Hospitalario Universitario de Albacete, referente de las Gerencias de Atención Integrada (en adelante GAIs) de Albacete, Almansa y Villarrobledo.

c) Biblioteca del Hospital “Mancha Centro” de Alcázar de San Juan, referente de las GAIs de Alcázar de San Juan, Tomelloso y Manzanares.

d) Biblioteca del Hospital Universitario “Virgen de la Luz” de Cuenca, referente de la GAI de Cuenca.

e) Biblioteca del Hospital General de Hellín, referente de la GAI de Hellín.

f) Biblioteca del Hospital “Ntra. Sra. del Prado” de Talavera de la Reina, referente de la GAI de Talavera de la Reina.

g) Biblioteca del Hospital General Universitario de Ciudad Real, referente de las GAIs de Ciudad Real, Puertollano y Valdepeñas.

h) Biblioteca del Hospital General Universitario de Guadalajara, referente de la GAI de Guadalajara.

i) Biblioteca del Hospital Nacional de Parapléjicos.

j) Biblioteca del Instituto de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha (en adelante ICS), referente de la Consejería de Sanidad, de los Servicios Centrales del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha (en adelante Sescam), de la Gerencia de Coordinación e Inspección y de la Gerencia de Urgencias, Emergencias y Transporte Sanitario.

k) Otras bibliotecas especializadas de hospitales públicos que se deban poner en marcha por aplicación del artículo 7.1 2. Estas bibliotecas funcionarán como una red regional coordinada, en aras de una mayor eficiencia.

3. La Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha dependerá funcionalmente de la Dirección General de Calidad y Humanización de la Asistencia Sanitaria de la Consejería de Sanidad.

4. La Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha contará también, para el ejercicio de sus funciones, con la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha, como recurso para prestar servicios bibliotecarios a través de internet a los profesionales sanitarios y facilitar información a los usuarios del Sistema de Salud de Castilla-La Mancha.

Artículo 4. Órganos rectores Los órganos rectores de la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha serán la Comisión Técnica Asesora y el Coordinador.

Artículo 5. La Comisión Técnica Asesora de la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha.

1. La Comisión Técnica Asesora es un órgano asesor de la Consejería de Sanidad en aspectos relacionados con las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud, adscrita a la Dirección General de Calidad y Humanización de la Asistencia Sanitaria.

2. La Comisión Técnica Asesora estará formada por:

a) El presidente, que será la persona titular de la Dirección General de Calidad y Humanización de la Asistencia Sanitaria o persona en quien delegue.

b) Un representante del Sescam, propuesto por la persona titular de la Dirección Gerencia, que actuará como vicepresidente.

c) El Coordinador de la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha.

d) Un representante de la Dirección General de Calidad y Humanización de la Asistencia Sanitaria, propuesto por la persona titular de la misma.

e) Un representante de cada una de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud de Castilla-La Mancha, propuesto por la persona titular de la dirección gerencia donde esté ubicada.

f) Un secretario, perteneciente a la Dirección General de Calidad y Humanización de la Asistencia Sanitaria, propuesto por la persona titular de la misma.

3. El nombramiento y cese de los distintos representantes y del secretario de la comisión será realizado por la persona titular de la Dirección General de Calidad y Humanización de la Asistencia Sanitaria.

4. Las funciones de la Comisión Técnica Asesora serán las siguientes:

a) Proponer criterios y recomendaciones generales para la elaboración y distribución de los presupuestos destinados a la adquisición de recursos de información.

b) Ser oída en los proyectos de planificación, propuestas de creación, supresión o transformación de servicios de la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha.

c) Informar las propuestas de reglamento de funcionamiento interno presentadas por cada una de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud.

d) Estudiar cualquier otra cuestión de interés para los servicios bibliotecarios.

e) Cualquier otra que le sea asignada por la Consejería de Sanidad, relacionada con el objeto de esta norma.

5. Para agilizar el desarrollo de sus funciones, podrán crearse en su seno los grupos de trabajo que se consideren oportunos, sometiéndose sus resultados a la aprobación de la Comisión.

6. La Comisión Técnica Asesora funcionará como órgano colegiado. En su funcionamiento actuará conforme a lo establecido en los artículos 15 a 18 de la Ley 40/2015 de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. La comisión aprobará su régimen de funcionamiento y, hasta entonces, se reunirá al menos tres veces al año y será de aplicación el artículo 19 de la Ley 40/2015 de 1 de octubre.

Artículo 6. El Coordinador de la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha.

1. El coordinador será responsable del correcto funcionamiento de la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha.

2. El nombramiento y cese del coordinador será realizado por la persona titular de la Dirección Gerencia del Sescam, a propuesta de la Dirección General de Calidad y Humanización de la Asistencia, oídas la Dirección General de Recursos Humanos del Sescam y la Comisión Técnica Asesora de la Biblioteca Regional, entre aquellas personas con plaza de bibliotecario en el Sescam.

3. El coordinador de la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha dependerá funcionalmente de la Dirección General de Calidad y Humanización de la Asistencia Sanitaria y orgánicamente de la gerencia en la que esté integrado.

4. Entre sus funciones estarán:

a) Coordinar la selección, adquisición y cancelación de suscripciones a revistas, bases de datos y otros servicios, así como los presupuestos de las bibliotecas.

b) Establecer criterios de calidad de la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha.

c) Promover la formación continuada de los bibliotecarios de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud.

d) Coordinar los grupos de trabajo que se establezcan.

e) Coordinar las relaciones con otras bibliotecas e instituciones nacionales e internacionales.

f) Representar a la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha en foros nacionales o internacionales.

g) Realizar la memoria anual de la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha h) Dirigir la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud i) Difundir la Biblioteca Virtual, su catálogo y sus servicios entre los profesionales.

j) Coordinar el diseño de tutoriales de aprendizaje y manejo de los recursos virtuales disponibles para dar a conocer los servicios de la biblioteca.

k) Participar, junto con el resto de Bibliotecas de las Comunidades Autónomas participantes y el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad en el proyecto de Biblioteca Virtual Nacional.

l) Cualquier otra que le sea asignada por la Consejería de Sanidad relacionada con el objeto de esta norma.

Capítulo III. Las Bibliotecas Especializadas en Ciencias de la Salud Artículo 7. Aspectos generales de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud 1. Todos los hospitales públicos con más de 100 facultativos en su plantilla deberán contar con una biblioteca especializada en ciencias de la salud.

2. El usuario de estas bibliotecas será el personal al servicio del Sescam o de la Consejería de Sanidad, ya sean sanitarios, investigadores, directivos, gestores u otros. Además, las bibliotecas de los hospitales universitarios deberán incluir dentro de sus potenciales usuarios a los estudiantes de grado y profesores asociados.

3. La misión de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud será la de facilitar información y documentación científica de calidad en apoyo a la toma de decisiones clínicas en asistencia sanitaria, la investigación en salud, la política y gestión de los programas de salud, la educación y formación continuada de los profesionales y la educación sanitaria de la población, mediante la prestación de los servicios bibliotecarios que más adelante se detallan.

4. En cada centro donde se ubique una biblioteca especializada en ciencias de la salud existirá una Comisión de Biblioteca, que servirá como canal de información entre la biblioteca y sus usuarios. Dadas las especiales características de la Biblioteca del ICS, no será necesaria aquí la constitución de la Comisión de Biblioteca, que quedará sustituida por el Servicio de Investigación del Instituto.

Artículo 8. Dependencia orgánica y funcional de las Bibliotecas Especializadas en Ciencias de la Salud 1. La biblioteca especializada en ciencias de la salud debe formar parte de la organización del centro en el que se ubique y se encuadrará en el área funcional de Investigación, Docencia, Formación y Calidad, como unidad de apoyo a dichos servicios.

2. Cada biblioteca depende orgánicamente de la gerencia correspondiente del Sescam o del ICS y funcionalmente de la Dirección General de Calidad y Humanización de la Asistencia Sanitaria.

Artículo 9. Requisitos de las Bibliotecas Especializadas en Ciencias de la Salud Los requisitos que han de cumplir las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud son los siguientes:

a) Recursos humanos 1.º. Cada biblioteca dispondrá de personal suficientemente cualificado para prestar todos los servicios bibliotecarios que establece esta orden. La persona responsable de la biblioteca deberá tener conocimientos de biblioteconomía y documentación, de los recursos de información en Ciencias de la Salud y campos afines, impresos o electrónicos, así como del diseño y gestión de los servicios de información para resolver las necesidades de los profesionales.

2.º. Igualmente, en función de la carga de trabajo y la complejidad de la institución, contará con el personal auxiliar necesario para ello.

3.º. La persona responsable de la biblioteca tendrá entre sus funciones la selección y evaluación de los recursos de información, en cualquier formato, para su incorporación a la colección documental física o virtual. También deberá participar en la valoración de necesidades, evaluación de recursos y suscripciones y colaborar en la realización de la memoria anual de la Biblioteca Regional de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha.

4.º. Todos los profesionales de las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud de Castilla-La Mancha se considerarán también al servicio de la Biblioteca Virtual en Ciencias de la Salud, por lo que se requerirá que tengan una formación adecuada a los servicios que ofrece ésta, basada en las competencias siguientes:

a’) Capacidad de adaptación a los espacios virtuales para proporcionar nuevos servicios a los usuarios de la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud, así como desarrollar habilidades de comunicación virtual y manejo de redes sociales para hacer llegar la información por todos los medios posibles a la nueva generación de usuarios.

b’) Capacidad para tratar y acceder a la información y traerla al usuario desde cualquier punto en que se encuentre.

c’) Conocimiento de los recursos de la información impresa y electrónica de las ciencias de la salud y campos afines, así como de las leyes de propiedad intelectual tanto nacional como internacional.

d’) Conocimientos de planificación y gestión de servicios de la información que respondan a las necesidades de información del individuo o grupo que se atiende.

e’) Dominio de las herramientas y aplicaciones informáticas básicas necesarias para la gestión de la página web de la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud, la digitalización y envío de los documentos solicitados a través del préstamo interbibliotecario.

f’) Capacidad docente para impartir formación en cursos de fuentes de información bibliográfica para profesionales sanitarios.

5.º. Cada centro será responsable de garantizar la formación continuada específica para cada puesto de trabajo.

b) Colección documental 1.º. Se entiende por colección documental el conjunto de información bibliográfica, cualquiera sea su formato (físico o electrónico), a disposición de los usuarios de la biblioteca.

2.º. La colección debe ser adecuada y suficiente; equilibrada, relevante, en buenas condiciones y actualizada; accesible mediante catálogos de fácil consulta y organizada de forma que permita el libre acceso.

3.º. El sistema de adquisición de fondos bibliográficos se hará de forma coordinada con el resto de bibliotecas especializadas en ciencias de la salud de la Comunidad.

c) Infraestructura y equipamiento 1.º. Todas las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud deberán disponer de:

a’) Una adecuada señalización, localización y fácil acceso en el contexto hospitalario.

b’) Áreas de trabajo y servicios debidamente señalizadas.

c’) Espacio físico acorde con el número de usuarios y de personal, con los servicios bibliotecarios ofrecidos y suficiente para almacenaje. En el caso de hospitales con más de cien facultativos en plantilla, este espacio dispondrá, como mínimo, de 100 m2 y 15 puestos de trabajo; de los cuales, 5 deben tener ordenador.

d’) Ordenadores y otros medios, como impresoras o escáneres, tanto para las tareas internas como a disposición de los usuarios.

e’) Correo electrónico y teléfono.

f’) Conexiones a redes electrónicas y acceso a Internet, preferentemente con conexión wi-fi.

g’) Medidas de seguridad antihurto.

2.º. El centro deberá prestar servicio de mantenimiento de las instalaciones informáticas. La infraestructura tecnológica (software incluido) de la biblioteca deberá renovarse continuamente, de modo que esté siempre actualizada para permitir el acceso a la información en condiciones óptimas.

d) Previsión de necesidades y recursos 1.º. La persona responsable de la biblioteca deberá elaborar anualmente una previsión de necesidades y recursos que, una vez aprobada por la comisión de biblioteca, será trasladada al órgano responsable de realizar el presupuesto del centro.

2.º. En dicha previsión deben contemplarse las publicaciones (libros, revistas u otras, en cualquier soporte), encuadernación y restauración, gastos que puedan derivarse del préstamo interbibliotecario, material de oficina, mantenimiento de máquinas, fotocopiadoras, implantación de nuevas tecnologías, telefonía, equipamiento y formación de personal.

Artículo 10. Servicios bibliotecarios.

1. En las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud de la Comunidad se prestarán los siguientes servicios:

Lectura en sala.

a) Servicio de consulta y búsqueda de la información.

b) La biblioteca dispondrá de servicios de referencia e información apropiada y relevante, que estarán actualizados y disponibles para responder a todos los usuarios:

1.º. Acceso a las fuentes electrónicas y en red de información. La biblioteca facilitará información sobre las bases de datos o recursos en Internet necesarios para responder a las consultas de información y ayudará al usuario en el manejo de esos recursos. La biblioteca realizará aquellas búsquedas bibliográficas que los usuarios soliciten y ofrecerá también servicio de difusión selectiva de la información a quienes soliciten información bibliográfica periódica sobre temas de su interés.

2.º. Asesoramiento y guía de búsquedas y recuperación de la literatura en cuidados sanitarios basados en la evidencia.

3.º. Apoyo a la publicación, incluyendo información sobre normas de publicación, factor de impacto o inclusión en bases de datos internacionales de las distintas revistas.

c) Suministro de documentos:

1.º. Obtención de documentos. La atención de las peticiones en remoto de los usuarios será prestada por el personal de las Bibliotecas. Cada biblioteca se hará cargo de las peticiones en remoto de los profesionales de los centros a los que presta sus servicios.

2.º. Préstamo y reserva. Se establecerá un sistema adecuado de préstamo y reserva de los fondos, en función de las características de la biblioteca.

3.º. Reprografía. Existirán equipos de reprografía a disposición de los usuarios, en régimen de autoservicio, para permitir la fotocopia del material bibliográfico, con fines de estudio o investigación para uso personal; también se facilitará la reproducción de otro tipo de materiales, como copia de archivos, impresión de ficheros o digitalización de documentos. Todo ello siempre respetando la normativa legal sobre propiedad intelectual y las normas de funcionamiento de cada biblioteca.

4.º. Préstamo interbibliotecario. La biblioteca localizará para sus usuarios aquellos documentos no disponibles en sus fondos. A su vez, servirá a otras bibliotecas especializadas en ciencias de la salud copias cuando se lo solicitan.

Deberá mantener actualizados los catálogos colectivos.

d) Informe de publicación.

La persona responsable de la biblioteca, ante una solicitud de compulsa de copias de artículos publicados en revistas electrónicas, emitirá un informe, en el que consten los siguientes ítems: título del artículo, autores, nombre de la publicación, año de publicación, volumen y número, y URL en la que se encuentra disponible. Dicho informe podrá ser adjuntado a la copia en papel del artículo en cuestión.

e) Orientación y formación de usuarios.

1.º. Información a los usuarios. La biblioteca pondrá a disposición de sus usuarios guías que informarán tanto de los servicios, normas y funcionamiento de la biblioteca como de la existencia de recursos electrónicos en la red de interés para los usuarios.

2.º. Formación de usuarios. La biblioteca deberá realizar actividades de formación de usuarios que faciliten la utilización de los recursos que las nuevas tecnologías ponen a su alcance de manera eficiente. Esta formación podrá hacerse mediante cursos, manuales de uso o de forma personalizada.

f) Información a través de la web del centro.

La biblioteca informará a través de la web del centro de las últimas novedades y servicios bibliográficos disponibles.

g) Custodia de fondos documentales.

Además de los fondos bibliográficos disponibles, la biblioteca recopilará y guardará copia de los documentos elaborados por los profesionales de la gerencia correspondiente, como memorias, guías, protocolos, vías clínicas o similares.

h) Información estadística sobre el uso de los recursos electrónicos.

2. Excepcionalmente, la biblioteca podrá facilitar información científica, acorde a las características de sus destinatarios, a colectivos o asociaciones de pacientes o familiares, cuando así lo soliciten a la dirección del centro. De igual forma, colaborará con los servicios de Atención al Paciente de los hospitales en la implantación y mantenimiento de las Bibliotecas de Pacientes que se pongan en marcha en dichos centros.

Artículo 11. Funcionamiento de la Biblioteca Especializada en Ciencias de la Salud 1. La biblioteca debe disponer de unas normas de funcionamiento aprobadas por la Comisión de Dirección del centro, previo informe de la Comisión Técnica Asesora.

2. La biblioteca establecerá un horario de apertura que facilite el acceso lo más amplio posible a los usuarios a los servicios bibliotecarios reseñados. Este horario será público, debiendo constar en la puerta de la biblioteca y en la web del centro.

Artículo 12. Comisión de Biblioteca.

1. Esta comisión tendrá carácter consultivo. Su función será orientar sobre la política general de la biblioteca y asesorar y supervisar la selección de materiales y recursos de información, de acuerdo con las directrices del centro.

2. La comisión estará formada por:

a) Un presidente.

b) Un vicepresidente.

c) Un secretario.

d) Un vocal en representación de la dirección del centro, designado por la persona titular de la gerencia.

e) Cuatro vocales en representación del personal facultativo, residentes, personal sanitario no facultativo y de gestión y servicios, designados por la persona titular de la dirección correspondiente.

f) Tres vocales en representación de las comisiones de Investigación, Docencia y Formación Continuada, designados por los presidentes de las mismas.

g) Un vocal en representación de la Atención Primaria del Área, designado por la persona titular de la dirección gerencia correspondiente.

h) La persona responsable de la biblioteca especializada en ciencias de la salud.

3. El nombramiento y cese de los vocales será realizado por la persona titular de la dirección gerencia del centro.

4. Los cargos de presidente, vicepresidente y secretario se elegirán por votación entre los miembros de la comisión, adoptándose la decisión por mayoría simple.

5. La Comisión se reunirá al menos dos veces al año. La citación para las reuniones, que especificará el orden del día de la reunión, deberá de estar en poder de los miembros con una antelación mínima de 48 horas. La convocatoria se acompañará del acta provisional de la reunión anterior.

6. Para la válida constitución de la Comisión se requerirá la asistencia del Presidente, del Secretario, o de quienes les sustituyan, y de la mitad al menos de sus miembros. Los acuerdos se adoptarán por mayoría simple de votos.

En caso de empate el voto de quien ostente la presidencia será de calidad.

7. El secretario redactará el acta correspondiente en la que deberá hacerse constar la relación de asistentes, el orden del día, las circunstancias de lugar y tiempo de la reunión, los puntos principales de la deliberación y los acuerdos adoptados. Se incluirán como anexos los documentos e informes elaborados. Se enviarán copias del acta a la dirección del centro. Las actas serán aprobadas en la misma o en la siguiente sesión de la Comisión. Una vez aprobadas, las actas tendrán carácter público.

8. En caso de falta de asistencia reiterada, el presidente podrá proponer al gerente el cese del vocal.

Capítulo IV. La Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha Artículo 13. Conceptos generales sobre la Biblioteca Virtual.

1. Se entiende por Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha la colección de contenidos electrónicos y de herramientas mediante las cuales se facilitan servicios bibliotecarios a los profesionales sanitarios y usuarios del Sistema de Salud de Castilla-La Mancha a través de internet.

2. La Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud debe disponer de acceso a los principales recursos de información y fondos bibliográficos on line:

a) Recursos electrónicos contratados por el Sescam y la Consejería competente en materia de sanidad.

b) Bases de datos y recursos electrónicos de acceso libre o facilitado por otras entidades.

3. Las gerencias y los servicios centrales del Sescam y de la Consejería de Sanidad serán responsables de facilitar los recursos humanos y materiales necesarios para el correcto funcionamiento de la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud.

4. La Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud debe contar con uno o varios informáticos de referencia, como elemento clave en el funcionamiento y mantenimiento y actualización de la misma. Realizará las siguientes funciones:

a) Actualización y mantenimiento de la página web.

b) Introducción y cambios de enlaces.

c) Incorporación de información nueva.

d) Realización de labores de mantenimiento y actualización de equipos informáticos y navegadores.

e) Asesoría en cualquier aspecto técnico relacionado con la informática.

5. El acceso a la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud y la solicitud de servicios se realizará mediante claves personalizadas, tanto desde ordenadores de las instituciones sanitarias como desde ordenadores ajenos a las mismas.

Se facilitará el acceso desde dispositivos móviles.

Artículo 14. Página Web de la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud 1. La Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud contará con una página web que facilitará información a profesionales y a ciudadanos.

2. Esta web estará alojada en los servidores públicos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. La actualización de la web de la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud se realizará periódicamente en función de las necesidades y de los acuerdos resultantes de cada reunión de la Comisión Técnica Asesora.

3. La página web se estructurará en dos grandes bloques, un Área de Profesionales y un Área de Ciudadanos.

4. El Área de Profesionales tendrá las siguientes secciones:

a) Acceso a bases de datos y otros recursos electrónicos.

b) Catálogo de revistas electrónicas.

c) Repositorio. En él se reunirán los trabajos científicos generados por los profesionales en sus labores gestoras, asistenciales, investigadoras y docentes para compartirlos con los estudiantes, profesionales, investigadores y docentes que precisen consultarlos. Se podrán localizar los libros y revistas editados por el Sescam y la Consejería de Sanidad, folletos, ponencias y presentaciones a congresos, tesis doctorales, memorias, material multimedia educativo y divulgativo y todo aquel material de interés generado por los profesionales. El repositorio servirá para dar visibilidad a la producción científica de los profesionales; por este motivo, la página web estará conectada con el Portal de Investigación del ICS. Todo ello respetando las normas sobre los derechos de la propiedad intelectual.

d) Enlace a la biblioteca especializada en ciencias de la salud de referencia para acceder en línea a los servicios bibliotecarios.

e) Links de interés: Biblioteca de Salud de España, de otras comunidades, páginas web de los hospitales, Organización Mundial de la Salud u otros.

f) Guías o tutoriales de uso de la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud y de las distintas bases de datos.

g) Preguntas frecuentes.

h) Información sobre novedades de la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud, avisos u oferta de cursos.

i) Teléfonos y correos electrónicos de contacto.

5. El Área de Ciudadanos contendrá la información dirigida a ciudadanos, con el fin de facilitar información para la adquisición de competencias en el autocuidado, la gestión de la enfermedad y facilitar la toma de decisiones. Se incluirán en este apartado información y consejos sanitarios, accesibles sin necesidad de claves de acceso.

Capítulo V. La Biblioteca Centralizada de Fondos Bibliográficos Antiguos Artículo 15. Conceptos generales.

1. Se entiende por fondos bibliográficos antiguos aquellos con más de 10 años de antigüedad.

2. Los fondos antiguos se almacenarán en el ICS y quedarán al cargo de la biblioteca especializada en ciencias de la salud de dicho centro.

3. Con periodicidad anual, las distintas bibliotecas especializadas en ciencias de la salud remitirán los fondos que hayan superado los 10 años de antigüedad a dicho centro. El almacenamiento se hará de tal manera que facilite su consulta, elaborando, si fuera necesario, una base de datos informatizada de los fondos disponibles.

4. La ubicación única de estos fondos conlleva también centralizar el apoyo al préstamo interbibliotecario de dichos fondos.

Artículo 16. Centralización del préstamo interbibliotecario 1. La persona responsable de la biblioteca especializada del ICS asumirá la labor de préstamo de esos fondos, atendiendo las peticiones procedentes de las diferentes bibliotecas.

2. Los documentos solicitados se remitirán, preferentemente, a través de medios electrónicos a la biblioteca especializada en ciencias de la salud solicitante.

3. La biblioteca debe disponer de los recursos necesarios para realizar esta función.

Disposición transitoria única. Periodo de adaptación.

Los centros donde se ubiquen las bibliotecas especializadas en ciencias de la salud dispondrán de un plazo de seis meses para adaptarse a lo dispuesto en esta orden.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor a los veinte de su publicación en el Diario Oficial de Castilla-La Mancha

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