Operaciones de cierre del ejercicio 2017

 26/10/2017
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Orden HAP/1587/2017, de 24 de octubre, por la que se regulan las operaciones de cierre del ejercicio 2017 relativas al presupuesto de gastos y operaciones no presupuestarias (BOA de 25 de octubre de 2017). Texto completo.

ORDEN HAP/1587/2017, DE 24 DE OCTUBRE, POR LA QUE SE REGULAN LAS OPERACIONES DE CIERRE DEL EJERCICIO 2017 RELATIVAS AL PRESUPUESTO DE GASTOS Y OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS.

El artículo 57 del texto refundido de la Ley de Hacienda de la Comunidad Autónoma de Aragón, aprobado por Decreto Legislativo 1/2000, de 29 de junio , del Gobierno de Aragón, establece que el Presupuesto de cada ejercicio se liquidará, en cuanto a la recaudación de derechos y al pago de obligaciones, el 31 de diciembre del año natural, y atribuye al Departamento de Hacienda y Administración Pública la competencia para regular las operaciones de cierre contable del ejercicio con la finalidad de facilitar la gestión en los Departamentos, organismos públicos y empresas y ordenar el proceso de liquidación del ejercicio para la formación de la Cuenta General.

En su virtud, a propuesta de la Intervención General y de la Dirección General de Presupuestos, Financiación y Tesorería de la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón, dispongo:

Artículo 1. Ámbito de aplicación

1. Las instrucciones y plazos para el cierre de la contabilidad que se establecen en esta Orden serán directamente aplicables a los Departamentos de la Administración y sus Organismos Autónomos.

2. Las Entidades de Derecho Público, Empresas y demás entidades públicas deberán acomodar las operaciones de cierre a los plazos establecidos en esta Orden, sin perjuicio de las especialidades, en cuanto a las oficinas de recepción de documentos y la forma de documentar las operaciones contables, que resultan de su estatuto jurídico y de su régimen contable. A estas entidades les serán directamente aplicables las disposiciones relativas a la rendición de cuentas.

Artículo 2. Modificaciones presupuestarias

1. Los expedientes de modificación presupuestaria que deban autorizarse deberán tener entrada en la Dirección General de Presupuestos, Financiación y Tesorería, debidamente documentados, hasta el día 15 de noviembre.

2. Se exceptúan de la regla anterior las siguientes modificaciones:

-Las necesarias para ajustar los créditos para la imputación de nóminas o gastos de personal.

-Los expedientes de baja por anulación y las modificaciones que se financien con bajas en otros créditos.

-Las necesarias para ajustar los créditos de los Organismos Autónomos y Entidades de Derecho Público a los efectivamente consignados en los créditos de transferencias de los presupuestos de los Departamentos a los que están adscritos.

-Las necesarias para imputar al presupuesto y reponer los anticipos de caja fija.

-Los expedientes que sean consecuencia de operaciones externas a la Administración de la Comunidad Autónoma por asignación de ingresos por agentes financiadores ajenos.

- Las que afecten a los capítulos 3 y 9.

Artículo 3. Registro y tramitación de documentos contables de ejecución del Presupuesto de Gastos

1. La tramitación de los documentos contables de ejecución del Presupuesto de Gatos se realizará de conformidad con los plazos siguientes:

a) Expedientes de gasto financiados íntegramente con fondos propios:

1.º Las propuestas de documentos contables "A" o "AD" podrán tener entrada en las correspondientes Intervenciones para su fiscalización con fecha límite el 3 de noviembre, excepto:

- Las prórrogas de contratos

- Los documentos que se deriven del cumplimiento de normas legales o reglamentarias

- Los contratos derivados de acuerdos marco, que resulten precisos para el funcionamiento ordinario de los servicios.

2.º Las propuestas de documentos contables "D" deberán tener entrada en las correspondientes Intervenciones para su fiscalización con fecha límite el 30 de noviembre.

3.º Las propuestas de documentos contables que contengan la fase "O" deberán recibirse en el registro de las correspondientes Intervenciones Delegadas con fecha límite el día 29 de diciembre, salvo los documentos de provisión de fondos y los documentos para imputar al presupuesto las cuotas de la Seguridad Social o los gastos contabilizados en la cuenta 409.

4.º En aquellos Centros en que se haya establecido el sistema de anticipos de Caja Fija, los gastos inferiores a 3.000 euros imputables a las aplicaciones presupuestarias para las que se hayan autorizado dicho sistema se deberán satisfacer, de manera preferente, con cargo al anticipo a través de las correspondientes Cajas Pagadoras.

5.º A partir de la fecha de entrada en vigor de esta Orden no se podrán tramitar los expedientes que incorporen los siguientes gastos:

- Certificaciones de obra que incluyan acopios de material.

- Gastos en acopio de suministros.

- Anticipos de subvenciones.

- Pagos anticipados de encargos de ejecución y encomiendas de gestión

b) Expedientes de gasto financiados total o parcialmente con fondos finalistas:

La entrada de estos expedientes en la correspondiente Intervención se extiende hasta el 15 de diciembre, en el caso de documentos de autorización o disposición, y hasta el 29 de diciembre en el caso de los expedientes que contengan reconocimiento de obligaciones.

c) Expedientes de tramitación anticipada:

Los documentos correspondientes a tramitación anticipada de gastos podrán remitirse a la Intervención para su fiscalización hasta el 15 de diciembre de modo que queden contabilizados todos aquellos documentos complementarios necesarios para que, a 1 de enero de 2018, la cantidad a traspasar sea el importe de la última fase de gasto realizada, sea A o D.

d) Los documentos contables asociados a expedientes objeto de convalidación o de resolución de una discrepancia podrán tener entrada y ser contabilizados hasta el día 19 de enero de 2018.

2. El último día para contabilizar documentos en el Presupuesto de 2017 será el 31 de enero de 2018, excepto los expedientes de modificación presupuestaria previstos en el apartado 2 del artículo 2 y los documentos contables necesarios para imputar al presupuesto los gastos contabilizados en la cuenta financiera 409, que podrán contabilizarse hasta el 31 de marzo de 2018.

3. La Intervención General podrá anular de oficio los documentos contables registrados que se hayan recibido con posterioridad a las fechas indicadas, así como todos aquellos documentos contables que, una vez realizada la fiscalización previa, no se hayan recibido en la correspondiente Intervención en el plazo de diez días naturales para su para su contabilización definitiva, así como los que se encuentren registrados sin contabilizar el 31 de enero.

Artículo 4. Justificación de las operaciones

1. Los documentos que se expidan en cualquier fase contendrán la documentación justificativa adecuada que acredite la necesidad de contabilizar la operación en el Presupuesto de Gastos; en consecuencia, se fiscalizarán de disconformidad los documentos que se registren a partir de la publicación de esta Orden con la única finalidad de retener crédito o que no contengan la documentación completa.

2. En particular, respecto de los expedientes, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

a) Documentos de disposición de gastos: A partir de la vigencia de esta Orden sólo podrán fiscalizarse de conformidad aquellos expedientes que contengan la fase contable "D" que vayan a dar lugar al reconocimiento de obligaciones con cargo al Presupuesto de 2017, debiendo deducirse tal circunstancia de la documentación del expediente.

b) La Intervención General comprobará que la ejecución de gastos derivados de contratos de obras, servicios y suministros, y de subvenciones y convenios cuyo plazo se extienda a ejercicios futuros se inicia en el ejercicio corriente imputándose la parte que proceda, según el programa de trabajo o el plan de inversiones.

Artículo 5. Actos de recepción y de comprobación de la aplicación de fondos públicos.

Las solicitudes de representante de la Intervención General en la comprobación material de inversiones deberán remitirse con veinte días de antelación a dicha comprobación, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 23/2003, de 28 de enero , del Gobierno de Aragón, por el que se aprueba el Reglamento que desarrolla el control de la actividad económica y financiera de la Administración, de los organismos públicos y de las empresas de la Comunidad Autónoma de Aragón. Dicho plazo habrá de ser tenido en cuenta y puesto en relación con las fechas de cierre del ejercicio para la tramitación del reconocimiento de la obligación, la cual no podrá realizarse sin que conste en el expediente el acta de comprobación. Por este motivo, y atendiendo a su elevado número, las solicitudes de comprobación material de la inversión deberán planificarse con suficiente antelación y recibirse en la Intervención General antes del 17 de noviembre.

Artículo 6. Imputación de los gastos de Seguridad Social.

1. Los documentos de imputación al Presupuesto de las retribuciones del mes de diciembre, junto con las nóminas para la liquidación de haberes y paga extraordinaria se remitirán a las intervenciones con fecha límite el día 16 de diciembre para su abono a partir del 22 de diciembre.

2. Todos los documentos contables para el pago de cuotas patronales de la Seguridad Social devengados en el año 2017 se expedirán con cargo al presupuesto de ese ejercicio con el fin de que las obligaciones queden debidamente imputadas.

Artículo 7. Pagos a justificar.

1. Se podrán tramitar propuestas de libramientos a justificar que hayan tenido entrada en las Intervenciones Delegadas hasta el 30 de noviembre.

2. Las cantidades libradas "a justificar" con cargo a créditos del ejercicio 2017 sólo podrán aplicarse a satisfacer obligaciones correspondientes a adquisiciones, obras, suministros o servicios efectuados en dicho ejercicio.

3. Las cantidades no empleadas se reintegrarán a la Tesorería antes del 28 de diciembre. Los cajeros pagadores deberán enviar a la Intervención Delegada en el Departamento de Hacienda y Administración Pública una copia de la transferencia realizada, sin perjuicio de que el original de las mismas acompañe, en su momento, a las oportunas cuentas justificativas que se presentarán a las Intervenciones Delegadas o Territoriales hasta el 15 de enero de 2018.

4. No se librarán cantidades a justificar con cargo al Presupuesto de 2018 a los Servicios que no hayan rendido ante la Intervención correspondiente las cuentas justificativas de las cantidades recibidas con tal carácter en 2017 o que no hayan subsanado las deficiencias señaladas a las cuentas.

Artículo 8. Anticipos de caja fija.

1. Los documentos contables de reposición de anticipos de caja fija, deberán recibirse en el Registro de la Intervención General o de las Intervenciones Delegadas hasta el día 27 de diciembre en sobres identificados que permitan una tramitación preferente. Las cuentas justificativas incluirán todos los gastos satisfechos por las Cajas pagadoras hasta la fecha de justificación.

2. La reposición de fondos de las cajas fijas que se tramiten sólo se efectuará antes del 30 de diciembre cuando sea necesario para el funcionamiento del servicio.

3. De acuerdo con los artículos 3 y 10 del Decreto 232/1999, de 22 de diciembre, del Gobierno de Aragón por el que se regulan los anticipos de Caja Fija y los Pagos a Justificar:

- Los gastos del ejercicio 2017 no podrán imputarse a las cuentas justificativas de 2018.

- Los intereses producidos por los fondos durante el último trimestre o en el ejercicio completo, en su caso, deberán estar ingresados en su totalidad por los cajeros pagadores en la Tesorería General o en la de los organismos autónomos a fecha 31 de diciembre.

Artículo 9. Tramitación y pago de mandamientos.

1. La Ordenación General de Pagos realizará el último proceso de ordenación de 2017 con fecha 29 de diciembre. Este proceso comprenderá, necesariamente, el conjunto de obligaciones cuya fecha de vencimiento alcance hasta 31 de diciembre. Los centros gestores deberán remitir sus propuestas de pago, en estos casos, con anterioridad suficiente que permita el cumplimiento de las obligaciones en plazo, especialmente aquellos que gestionan pagos del Organismo Pagador, pagos de cotizaciones sociales, pagos del servicio de la Deuda Pública y el endeudamiento y pagos a las Corporaciones Locales por participación en los ingresos del Estado.

2. El pago de los mandamientos y de las obligaciones pendientes se reanudará a partir del primer día hábil de 2018.

Artículo 10. Transferencia de saldos a la Tesorería

1. Las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta Orden deberán realizar una transferencia por los saldos superiores a 100.000 euros que figuren en sus cuentas finales computados de forma global a la cuenta ES61 2085 5200 8203 3112 1371 cuyo titular es Diputación General de Aragón - Caja de Depósitos con fecha valor 28 de diciembre de 2017, debiendo utilizar para ello la modalidad de transferencia bancaria que permita salvaguardar esta circunstancia.

Artículo 11. Autorización de excepciones alterando el programa de cierre contable en la tramitación de expedientes

1. El Consejero de Hacienda y Administración Pública podrá ordenar la tramitación de un expediente alterando el programa de cierre contable establecido en la presente Orden, sólo por causas excepcionales y previa petición del Departamento correspondiente motivando la citada excepcionalidad.

A tal efecto, el titular del Departamento dirigirá solicitud al Consejero de Hacienda y Administración Pública haciendo constar, de forma resumida y motivada, las razones que justifican la excepcionalidad, el presupuesto asignado y las partidas presupuestarias afectadas.

Dichas solicitudes deberán tener entrada en el registro de la Secretaría General Técnica de Hacienda y Administración Pública con fecha límite 6 de noviembre de 2017.

2. Las Ordenes del Consejero de Hacienda y Administración Pública por las que se autorice la tramitación de un expediente alterando el programa de cierre contable establecido en la presente Orden, se trasladarán a la Comisión de Hacienda, Presupuestos y Administración Pública a efectos informativos.

Artículo 12. Operaciones de cierre del ejercicio.

1. Los créditos que el último día del ejercicio no estén afectados al cumplimiento de obligaciones se anularán de pleno derecho, conforme con lo dispuesto en el artículo 44 del texto refundido de la Ley de Hacienda de la Comunidad Autónoma de Aragón.

2. La Intervención General realizará los asientos directos correspondientes a amortizaciones, provisiones y aquellos otros de regularización y ajustes contables que considere necesarios antes del cierre del ejercicio.

3. Los expedientes de prescripción de derechos y obligaciones deberán quedar aprobados antes del día 31 de diciembre. Los derechos y las obligaciones declarados prescritos se deberán dar de baja en sus respectivas cuentas.

4. Las Secretarías Generales Técnicas de los Departamentos y Organismos Autónomos remitirán al correspondiente Servicio de Contabilidad, antes del 31 de enero de 2018, la siguiente documentación referida a los expedientes de obras finalizadas y registradas como "Inmovilizado en curso", "Inversiones gestionadas para otros entes públicos" o "Inversiones destinadas al uso general":

- Inversiones finalizadas en el ejercicio, con indicación de la fecha de recepción, importe de la inversión recepcionada y la fecha del acuerdo de la entrega a otros entes o al uso general, en su caso.

- Número de activo fijo al que debe imputarse la inversión realizada, en el caso de los inmovilizados en curso

Artículo 13. Apertura del ejercicio 2018.

1. A partir del primer día hábil del año 2018, la Dirección General de Presupuestos, Financiación y Tesorería procederá a la apertura del Presupuesto mediante la carga informática de todas las estructuras presupuestarias, del importe de los créditos iniciales e ingresos estimados y de la plantilla presupuestaria aprobada para el ejercicio. En el caso de que el día 1 de enero no exista un presupuesto aprobado se procederá a prorrogar el presupuesto del ejercicio 2017 de acuerdo con las instrucciones que, al efecto, se dicten desde el departamento de Hacienda y Función Pública.

2 Una vez abierto el nuevo Presupuesto, la Intervención General procederá al registro de las operaciones en fase de autorización o disposición derivadas de expedientes de gastos plurianuales o de tramitación anticipada del año anterior, que quedarán contabilizadas como operaciones del ejercicio 2018.

3. En el supuesto de que en el nuevo Presupuesto no existiera aplicación equivalente o crédito suficiente para una determinada operación, la Intervención General podrá retener crédito por su cuantía en cualquier otra aplicación presupuestaria adecuada a la naturaleza y finalidad del gasto hasta que el centro gestor afectado comunique por escrito la aplicación en la que debe registrarse la operación plurianual correspondiente.

Con dicha comunicación escrita, que deberá realizarse en todo caso antes del 27 de febrero de 2018, se procederá a la regularización del registro de la operación de que se trate.

4. No se podrán registrar ni contabilizar otros documentos en las partidas presupuestarias hasta que se encuentren contabilizados los correspondientes documentos contables derivados de gastos plurianuales o tramitaciones anticipadas.

Artículo 14. Documentación auxiliar de la Cuenta General de 2017.

1. A partir del 19 de enero de 2018, la Intervención General y los órganos equivalentes de las entidades de derecho público iniciarán la elaboración de la Cuenta General del ejercicio.

2. Los responsables de la Tesorería de cada entidad enviarán a su correspondiente unidad contable, antes del 28 de febrero, la siguiente documentación referida al ejercicio 2017:

a) Actas de arqueo a 31 de diciembre de todas las cuentas bancarias que conforman la tesorería de la entidad, justificadas con los certificados de las entidades financieras y la conciliación de saldos.

b) Actas de arqueo a 31 de diciembre de todas las cajas en efectivo de la entidad, incluidos los fondos en efectivo de las cajas pagadoras.

c) Relación detallada de todas las cuentas que conforman la Tesorería de la Entidad, abiertas o canceladas en el ejercicio, con indicación del tipo de cuenta (arqueo, restringidas, restringidas de recaudación, de pagos a justificar, anticipos de caja fija, las abiertas en las Habilitaciones de Educación), número de cuenta, entidad financiera, firmas autorizadas y saldo a 31 de diciembre. En el caso de apertura o cancelación, se acompañará el escrito de autorización.

d) Detalle, en su caso, de la cartera financiera por inversiones a corto plazo, ya sean acciones, valores de renta fija u otros activos.

3. La Intervención General solicitará a los centros gestores cuanta información auxiliar sea necesaria para la formación de la Cuenta General.

Artículo 15. Rendición de cuentas por las Entidades de Derecho Público, Empresas y otros Entes Públicos de la Comunidad Autónoma de Aragón.

1. Finalizado el ejercicio económico y, en todo caso, antes del 1 de junio de 2018, los Presidentes u órganos equivalentes de las entidades de Derecho Público, de las empresas de la Comunidad Autónoma y de otras entidades públicas o privadas participadas mayoritariamente por la Administración, los organismos públicos o las empresas de la Comunidad, deberán rendir sus cuentas del ejercicio, por conducto de la Intervención General, que las unirá a la Cuenta General de la Comunidad Autónoma de Aragón, en cumplimiento de lo previsto en los artículos 22 y 23 del Decreto 22/2003, de 28 de enero, del Gobierno de Aragón, por el que se regula el sistema de información de la contabilidad de la Administración, de los organismos públicos y de las empresas de la Comunidad Autónoma de Aragón y el artículo 85 del texto refundido de la Ley de Hacienda.

Las empresas públicas y otros entes cuyo ejercicio contable no coincida con el año natural, deberán remitir las cuentas en el plazo de un mes desde la finalización de aquél.

Las empresas de la Comunidad Autónoma participadas por la Corporación Empresarial Pública de Aragón, S.L.U. deberán rendir sus cuentas a la Intervención General a través de dicha Corporación.

2. Las Cuentas contendrán, como mínimo, los siguientes documentos:

- Cuentas anuales, de acuerdo con lo previsto en el Plan de Contabilidad aplicable a cada entidad.

- Informe de auditoría financiera, en caso de que se haya realizado.

- Estado de ejecución del PAIF.

- Liquidación de los Presupuestos de Explotación y Capital.

- Estado demostrativo de las subvenciones y transferencias concedidas y recibidas, distinguiendo las que sean de capital y de explotación, con detalle del ente que las ha concedido.

- Estado demostrativo de la composición del capital social.

- Documento acreditativo de la aprobación de cuentas por el órgano competente.

3. Las empresas extinguidas o en liquidación deberán cerrar sus cuentas con referencia al último día de su actividad y éstas se rendirán por la empresa u organismo que asuma sus actividades, derechos y obligaciones o por los liquidadores nombrados al efecto.

Artículo 16. Operaciones pendientes de aplicar al presupuesto.

1. En las entidades sujetas al Plan de Contabilidad Pública de la Comunidad Autónoma de Aragón, se procederá de la siguiente manera con el fin de contabilizar las obligaciones que hayan quedado al cierre del ejercicio pendientes de aplicar al presupuesto:

a) Facturas por entregas de bienes o prestación de servicios:

Se establece un periodo hasta el 28 de febrero de 2018 para contabilizar como operaciones del ejercicio que se cierra aquellas respecto de las cuales el acto administrativo de reconocimiento de la obligación no se haya podido contabilizar en el ejercicio en el que se realizó la entrega del bien o la prestación del servicio.

Para ello, todos los centros gestores deberán haber registrado en el registro contable de facturas todas aquellas que correspondan a gastos realizados o a bienes y servicios efectivamente recibidos de conformidad en el ejercicio 2017 -o anteriores- para las que proceda el reconocimiento de la obligación, indicando la aplicación presupuestaria a la que se ha de imputar el gasto. Dichas facturas deben estar conformadas, si procede, aunque no se hayan podido imputar al presupuesto.

Con base a los datos introducidos en el registro de facturas, el Servicio de Contabilidad de la Intervención General realizará un asiento manual en la contabilidad financiera para registrar dicho gasto con abono a la cuenta "Acreedores por operaciones pendientes de aplicar al presupuesto", salvo en el SALUD cuya cuenta opera de manera automática con la introducción de la factura.

b) Otros gastos:

En el caso de que existan otro tipo de gastos que no se reflejen en el registro de facturas respecto de los cuales el acto administrativo de reconocimiento de la obligación no se haya podido contabilizar en el ejercicio que se cierra, los centros gestores comunicarán al Servicio de Contabilidad la relación de obligaciones indicando la naturaleza de la operación, así como la partida presupuestaria a la que se deba imputar el gasto.

Con la información proporcionada, se realizará un asiento manual en la contabilidad financiera para registrar el gasto con abono a la cuenta "Acreedores por operaciones pendientes de aplicar al presupuesto".

Una vez abierto el presupuesto del ejercicio 2018, será prioritaria la imputación de las facturas y gastos contabilizados en la cuenta "Acreedores por operaciones pendientes de aplicar al presupuesto" mediante el registro de los documentos contables de ejercicio corriente, incorporando al expediente toda la documentación legalmente exigible.

Disposición adicional. Hora límite de entrada de expedientes en las correspondientes Intervenciones

Cuando en la presente Orden se señala fecha para la entrada de expedientes en las correspondientes dependencias, la hora límite de entrada serán las 14:30 horas del día señalado, con independencia del día de registro de salida del centro gestor.

Disposición final primera. Habilitación de desarrollo.

1. Se faculta a la Interventora General y al Director General de Presupuestos, Financiación y Tesorería para dictar las Instrucciones necesarias para la ejecución de esta Orden en aquellas materias que resultan de su competencia.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el mismo día de su publicación en el "Boletín Oficial de Aragón".

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