Registro electrónico del organismo

 31/05/2016
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Resolución de 20 de mayo de 2016, del Servicio Español para la Internacionalización de la Educación, por la que se crea y regula el registro electrónico del organismo (BOE de 31 de mayo de 2016). Texto completo.

RESOLUCIÓN DE 20 DE MAYO DE 2016, DEL SERVICIO ESPAÑOL PARA LA INTERNACIONALIZACIÓN DE LA EDUCACIÓN, POR LA QUE SE CREA Y REGULA EL REGISTRO ELECTRÓNICO DEL ORGANISMO

Las iniciativas de simplificación y modernización administrativa que potencian el uso de medios electrónicos por parte de la Administración Pública en sus relaciones con los ciudadanos han sido numerosas a lo largo de los últimos años y se han ido plasmando en normas de distinto rango.

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre , de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, insta a las Administraciones Públicas a promover el uso y aplicación de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el desarrollo de su actividad y en el ejercicio de sus competencias.

La Ley 11/2007, de 22 de junio , de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en sus artículos 24, 25, y 26, establece la obligatoriedad de crear registros electrónicos para la recepción y su remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

A su vez, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre , por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, establece el mandato de disponer de un servicio de registro electrónico respecto de los organismos públicos dependientes de la Administración General del Estado, debiéndose materializar la creación del mismo a través de resolución del titular del organismo. El citado real decreto establece el contenido mínimo de la resolución de creación de los registros, definiendo las funciones a realizar por los mismos y el régimen de recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones.

En su virtud, dispongo:

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

La presente resolución tiene por objeto la creación y regulación del registro electrónico del Servicio Español para la Internacionalización de la Educación (SEPIE), para la recepción, remisión y tramitación de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se presenten y expidan por vía electrónica conforme lo previsto en el artículo 24 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y en el artículo 27.1 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

También establece los requisitos y condiciones de funcionamiento de dicho registro respecto de los trámites y procedimientos comprendidos en su ámbito de aplicación.

Artículo 2. Dirección del registro electrónico. Requisitos para su acceso y utilización.

1. El acceso al registro electrónico se realizará a través de la sede electrónica del SEPIE, en la dirección: https://sepie.gob.es, bien directamente o bien a través del enlace a esa sede electrónica que se halla en el portal http://www.sepie.es.

2. En ningún caso tendrán la consideración de registro electrónico del SEPIE los buzones de correo electrónico corporativo asignados a los empleados o a las distintas unidades y órganos, ni los dispositivos de recepción de fax, salvo aquellos supuestos previstos en el ordenamiento jurídico, tal y como determinan los artículos 27.3 y 27.4 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

3. En los términos previstos en el artículo 37 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, será posible el seguimiento y consulta de los procedimientos tramitados por vía electrónica a través de su sede electrónica previa la identificación segura de los interesados.

4. Los requisitos técnicos mínimos necesarios para el acceso y utilización del registro electrónico se encuentran disponibles a través del catálogo de servicios del SEPIE de su sede electrónica.

Artículo 3. Órganos competentes y responsabilidades.

1. La gestión del registro electrónico corresponde al SEPIE, que la ejercerá a través del Director. La gestión tecnológica corresponderá a la unidad de coordinación.

2. En ningún caso el SEPIE será responsable del uso fraudulento que los usuarios del sistema puedan hacer de los servicios prestados mediante administración electrónica. A estos efectos, dichos usuarios asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a estos servicios, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de la firma electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos. Igualmente será responsabilidad del usuario la adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el registro electrónico como acuse de recibo.

Artículo 4. Calendario y fecha y hora oficial.

1. El registro electrónico permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a los que se refiere el artículo 1 de esta resolución durante las veinticuatro horas de todos los días del año, sin perjuicio de las interrupciones previstas en el artículo 30.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo, de las que se informará en el propio registro y en la sede electrónica.

2. A los efectos que procedan en relación con el registro electrónico, la sede electrónica mostrará:

a) El calendario de días inhábiles, que estará publicado en la sede electrónica del SEPIE, se utilizará a efectos de cómputo de plazos en dicha entidad.

b) La fecha y hora oficial, que será la que conste como fecha y hora de la transacción en el registro electrónico y cuya sincronización se realizará según lo dispuesto en el artículo 15 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se aprueba el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

3. Teniendo presente el ámbito territorial sobre el que ejerce sus competencias el SEPIE, el calendario de días inhábiles de su registro electrónico será el que se determine, para cada año, en la resolución publicada en el “Boletín Oficial del Estado” por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se establece el calendario de días inhábiles, a efectos de cómputo de plazos, en la Administración General del Estado.

4. El cómputo de plazos se realizará conforme a lo dispuesto en el artículo 26 , apartados 3, 4 y 5 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. A estos efectos el registro se regirá por la fecha y la hora oficial española, correspondiente a la Península, Ceuta, Melilla y el archipiélago Balear. Ello será igualmente aplicable a quienes accedan al registro electrónico desde cualquier territorio con horario diferente al citado horario oficial.

Artículo 5. Voluntariedad de la presentación electrónica.

La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por medio del registro electrónico tendrá carácter voluntario, salvo lo previsto en el artículo 27.6 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, siendo alternativa a la presentación en los lugares señalados en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

La relación de comunicaciones de tramitación electrónica obligatoria se mantendrá actualizada en la sede electrónica del SEPIE.

Artículo 6. Acreditación de la identidad.

1. Las solicitudes, escritos y comunicaciones podrán ser presentados ante el registro electrónico por los interesados, en los términos definidos en los artículos 30 y siguientes de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y en el artículo 23 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y los artículos 13 , 14 y 15 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

2. La identificación del ciudadano que presenta documentos ante el registro electrónico y la firma de los datos y documentos aportados se realizará mediante la utilización del documento nacional de identidad electrónico o cualquiera de los certificados reconocidos incluidos en la “Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación” (TSL) establecidos en España, publicada en la sede electrónica del Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

3. La sede electrónica contendrá la relación de comunicaciones que se podrán iniciar utilizando claves concertadas como mecanismo alternativo de identificación al certificado electrónico, según lo dispuesto en el artículo 13.2.c) de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

Artículo 7. Documentos admisibles.

1. El registro electrónico admitirá:

a) Solicitudes, escritos y comunicaciones presentados por personas físicas o jurídicas correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites gestionados por el SEPIE.

b) Documentación adicional a las solicitudes, escritos y comunicaciones, previamente introducidos en el registro electrónico de la forma mencionada en el apartado anterior.

c) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en las letras anteriores, con el alcance establecido en el artículo 24.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

El registro electrónico podrá rechazar los documentos electrónicos que se encuentren en alguna de las circunstancias previstas en el artículo 29 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

2. Los documentos deberán presentarse necesariamente mediante la cumplimentación interactiva de los formularios disponibles en el registro electrónico. Los documentos deberán cumplir los requerimientos técnicos actualizados que se encontrarán accesibles en la sede electrónica de SEPIE, y que incluirán al menos la relación de certificados digitales admitidos, la relación de navegadores soportados y los formatos de documentos admitidos, así como cualquier otro requerimiento técnico necesario para el acceso de los usuarios.

Artículo 8. Rechazos.

El registro electrónico podrá rechazar los documentos electrónicos que se encuentren en alguna de las circunstancias previstas en el artículo 29.1 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, en la forma establecida en el mismo. En su caso, la notificación al remitente se hará de conformidad con lo allí dispuesto.

Artículo 9. Documentación complementaria.

1. Toda la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones podrá incorporar, como documentación complementaria, los documentos electrónicos que cumplan los requisitos técnicos que se regulan en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero .

2. En la sede electrónica del SEPIE se podrá publicar la relación de formatos, protocolos y tamaño máximo admitido de los documentos complementarios para cada procedimiento.

3. Siempre que se realice la presentación de documentos electrónicos separadamente al formulario principal, el interesado deberá aportar el número de expediente o, en su defecto, el número o el código de registro individualizado al que se refiere el apartado 10.1.a) de esta resolución.

4. De conformidad con el tercer apartado del artículo 35 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, los sistemas normalizados de solicitud podrán incluir comprobaciones automáticas de la información aportada respecto de datos almacenados en sistemas propios o pertenecientes a otras administraciones e, incluso, ofrecer el formulario cumplimentado, en todo o en parte, con el objeto de que el ciudadano verifique la información y, en su caso, la modifique y complete.

5. Aquellos documentos no disponibles en formato electrónico y que por su naturaleza no sean susceptibles de aportación utilizando el sistema de copia digitalizada del artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, podrán incorporarse a través de las vías previstas en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, en el plazo de 10 días desde la presentación del correspondiente formulario electrónico, cuyo incumplimiento podría dar lugar a un requerimiento de subsanación conforme al artículo 71 de dicha ley.

Artículo 10. Anotaciones de los asientos en el registro electrónico.

1. La recepción y la remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones dará lugar a los asientos correspondientes en el registro electrónico, utilizándose medios electrónicos seguros para la realización de los asientos y su consulta.

2. Por cada recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, el sistema de información del registro electrónico realizará un asiento de entrada o de salida garantizando su integridad y conservación, asociándose a cada asiento la documentación complementaria presentada o remitida.

3. Cada asiento en el registro contendrá, al menos, los siguientes datos:

a) Un número o código de registro secuencial e individualizado.

b) La identidad del presentador o destinatario, mediante nombre y apellidos, documento nacional de identidad, NIF, NIE, pasaporte o equivalente. En el caso de entidades, denominación y CIF.

c) La fecha y hora de presentación o remisión.

d) En su caso, la identidad del órgano al que se dirige el documento electrónico.

e) Procedimiento o trámite con el que se relaciona.

f) Resumen del asunto.

g) Cualquier otra información que se considere pertinente en función del procedimiento electrónico origen del asiento.

Artículo 11. Recibo del registro electrónico.

1. Por cada asiento de entrada realizado, el registro electrónico emitirá un recibo firmado electrónicamente, con el siguiente contenido:

a) El número o código de registro.

b) La fecha y hora de presentación.

c) La copia del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo admisible a estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación.

d) En su caso, enumeración y denominación de los documentos adjuntos al formulario de presentación o documento presentado, con indicación de la huella electrónica y el algoritmo utilizado en su cálculo, para cada uno de ellos.

e) Información del plazo máximo establecido normativamente para la resolución y notificación del procedimiento, así como de los efectos que pueda producir el silencio administrativo, cuando sea automáticamente determinable.

2. A efectos de proporcionar a todos los actores implicados un modo alternativo de recibo de presentación que facilite su uso en entornos no automatizados, el registro electrónico expedirá en paralelo al recibo electrónico un documento imprimible dotado de código seguro de verificación.

3. En caso de fallo técnico u otras circunstancias que puedan impedir la correcta recepción por parte de un ciudadano del recibo del registro, la sede electrónica habilitará el mecanismo necesario para que el ciudadano afectado pueda recuperar dicho recibo de presentación previa identificación en la sede.

Artículo 12. Utilización de medios electrónicos en las relaciones con el Servicio Español para la Internacionalización de la Educación.

Las personas jurídicas que presenten ante el Servicio Español para la Internacionalización de la Educación solicitudes, escritos, comunicaciones u otra documentación complementaria exigida, deberán emplear a tal efecto el registro electrónico del SEPIE, en los términos y condiciones establecidas en esta resolución; salvo que la regulación específica del procedimiento establezca lo contrario.

Artículo 13. Firma electrónica.

Se admitirán los sistemas de firma electrónica conforme a lo establecido en el artículo 10 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, que remite al artículo 13.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, modificado por la Ley 15/2014, de 16 de septiembre , de racionalización del Sector Público y otras medidas de reforma administrativa.

Artículo 14. Interoperabilidad y seguridad.

El registro electrónico dispondrá los medios organizativos y técnicos adecuados para garantizar la interoperabilidad y seguridad del registro electrónico de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero , por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero , por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Artículo 15. Accesibilidad.

El diseño del registro electrónico contempla los requisitos de accesibilidad previstos en el Real Decreto 1276/2011, de 16 de septiembre , de adaptación normativa a la Convención Internacional sobre los derechos de las personas con discapacidad.

Disposición transitoria única. Puesta en funcionamiento del registro electrónico.

El registro electrónico que se crea en la presente resolución comenzará a operar en el momento que determine su titular.

Disposición final primera. Habilitación al Director.

Se faculta al Director del SEPIE para adaptar el registro electrónico a la normativa que resulte aplicable en cada momento y a modificar el catálogo de servicios, procedimientos y trámites que se encuentren disponibles a través de sede electrónica, con facultades para incluir o dar de baja, dentro del ámbito de aplicación de la misma, procedimientos, trámites y comunicaciones con acceso al registro electrónico.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

La presente resolución entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.

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