Los trámites administrativos que requieren apoderados o representantes se agilizan a través de un sistema telemático de documentos públicos notariales

El secretario de Estado de Administraciones Públicas, Antonio Beteta, y el presidente del Consejo General del Notariado, José Manuel García Collantes, han firmado un convenio que permitirá la realización de trámites administrativos a través de apoderados o representantes de manera mucho más fácil y más segura para los ciudadanos. La representación para actuar en nombre de un tercero ante las administraciones públicas está reconocida en el ordenamiento jurídico, concretamente en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y en la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Según datos del Sistema de Información Administrativa, más de 20 millones de tramitaciones de los ciudadanos al año con la Administración General del Estado, requieren de la aportación de poderes de representación o de escrituras públicas de constitución de sociedades.

El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, consciente de la dificultad que supone para el ciudadano la continua presentación de copias de las escrituras notariales para iniciar procedimientos administrativos, ha desarrollado una plataforma tecnológica que permitirá el intercambio telemático de datos entre el Registro Electrónico de Apoderamientos y el Índice Único Notarial. El Convenio firmado por el secretario de Estado de Administraciones Públicas y el presidente del Consejo General del Notariado regula las condiciones en las que se llevará a cabo este intercambio de datos.

Ya no es necesaria la copia de la escritura de apoderamiento

En virtud de este convenio, el Consejo General del Notariado, a través de ANCERT (la Agencia Notarial de Certificación),informará al Registro Electrónico de Apoderamientos (REA), previa solicitud de la Administración General del Estado, de la capacidad de actuar de un ciudadano en nombre de otro (persona física o jurídica), como su representante o como administrador de la sociedad.

Para ello, se remitirá una copia electrónica de la escritura de apoderamientos, acompañada de una ficha de información con los datos identificativos del documento notarial y de las facultades otorgadas. En dicha copia, se incluirá un código seguro de verificación (CSV) para que cualquier organismo de la Administración pueda acceder al sistema de consulta y conocer si el poder sigue vigente y no ha sido revocado total o parcialmente.

En consecuencia, los ciudadanos podrán iniciar procedimientos administrativos, de manera electrónica o presencial, en nombre de otras personas físicas o jurídicas, sin necesidad de aportar una copia auténtica de la escritura de apoderamiento, sino proporcionando el código seguro de verificación asociado al documento notarial. La Administración, a partir de este CSV, y accediendo al servicio habilitado por este convenio, podrá acceder a la copia digitalizada del poder, a la vez que verifica en tiempo real la subsistencia del poder otorgado.

A través de este sistema de remisión telemática de documentos públicos notariales de apoderamiento y sus revocaciones al Registro Electrónico de Apoderamientos, se agilizará para el ciudadano la gestión de los trámites y otras actuaciones ante la Administración, dando mayor seguridad jurídica a la tramitación de los procedimientos administrativos.