Sistema de recepción y salida de documentos y las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración Pública

Decreto 194/2025, de 23 de diciembre, por el que se regula el Sistema de recepción y salida de documentos y las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC de 29 de diciembre de 2025). Texto completo.

DECRETO 194/2025, DE 23 DE DICIEMBRE, POR EL QUE SE REGULA EL SISTEMA DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE DOCUMENTOS Y LAS OFICINAS DE ASISTENCIA EN MATERIA DE REGISTROS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS.

PREÁMBULO

La Ley 39/2015, de 1 de octubre , del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, Ley 39/2015 ), consagra el derecho de las personas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas y a ser asistidas en dichas relaciones, e impone a las Administraciones Públicas la adopción de determinadas medidas al objeto de dar cumplimiento a lo previsto en la citada norma.

El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo , por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (en adelante, Real Decreto 203/2021 ), desarrolla y concreta estas previsiones legales. Su objetivo principal es establecer las normas y directrices para la implementación y uso de medios electrónicos en la Administración Pública, con el fin de mejorar la eficiencia, transparencia y accesibilidad de los servicios públicos.

Dichas normas recogen las siguientes consideraciones:

1) La obligatoriedad para las Administraciones Públicas de contar con un Registro Electrónico General en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o se reciba, así como que tenga salida dirigida a otros órganos o particulares (artículo 16 de la Ley 39/2015).

2) El derecho de la ciudadanía a ser asistida en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas, cuando así lo solicite (artículos 12 y 13 de la Ley 39/2015).

Dicha asistencia se hará efectiva a través de las oficinas de asistencia en materia de registros (anterior red de oficinas de registro), permitiendo a las personas interesadas, no obligadas a comunicarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, la presentación de solicitudes (parte expositiva de la Ley 39/2015 ).

3) La obligatoriedad para las Administraciones Públicas de un registro donde conste el personal funcionario habilitado para realizar copias auténticas y para la identificación o firma en nombre de las personas interesadas que así lo soliciten (en línea con los artículos 27 y 12 de la Ley 39/2015).

4) El derecho de las personas interesadas a comparecer personalmente en las oficinas de asistencia en materia de registros para otorgar un apoderamiento apud acta, presencial, a favor de una persona representante, debiendo registrarse en el Registro Electrónico de Apoderamientos (artículo 6 de la Ley 39/2015).

La Ley 39/2015 ya no distingue entre registro general o auxiliar y todas las oficinas de registro pasan a constituirse como oficinas de asistencia en materia de registros. Esto obliga a una nueva organización del Sistema de recepción y salida de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y a la adecuación por tanto de la normativa que lo regula a la establecida en las citadas normas (Ley 39/2015 y Real Decreto 203/2021 ).

La conversión de las oficinas de registro en oficinas de asistencia en materia de registros ha de afrontarse como una garantía para aquellas personas que no disponen de los medios o de los conocimientos para relacionarse electrónicamente con la Administración y desean ser atendidas por profesionales de la Administración Pública que les apoyen y asistan de forma presencial.

Esta actualización normativa persigue regular estas oficinas conforme a su nuevo papel, orientado a una más ágil y sencilla relación entre la ciudadanía y la Administración, así como a la mejora continua de los procesos administrativos.

Asimismo, la presente disposición se dicta en ejercicio de las competencias en materia de organización, régimen de funcionamiento y de régimen jurídico y procedimiento de las Administraciones Públicas canarias previstas en los artículos 104 y 106 del Estatuto de Autonomía de Canarias (en adelante, EAC ).

A su vez, tiene como finalidad garantizar el derecho de las personas a una buena Administración, conforme al artículo 32 del EAC, que consagra, entre otros, el derecho a la información integral, a un tratamiento imparcial y objetivo de los asuntos que les afecten, a la resolución en un plazo razonable, al acceso a los archivos y registros, y a la formulación y resolución de quejas sobre el funcionamiento de los servicios públicos.

El Reglamento Orgánico de la Consejería de Presidencia, Administraciones Públicas, Justicia y Seguridad, aprobado mediante Decreto 108/2024, de 31 de julio , atribuye, en su artículo 1.11, letra h), a dicha Consejería, las competencias en materia de “Sistema de recepción y salida de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias”. A su vez, atribuye a su titular, en el artículo 28, “la propuesta y, en su caso, aprobación, de las normas precisas para la regulación y funcionamiento de los registros de entrada y salida, así como de las oficinas de asistencia en materia de registros”.

En desarrollo de tales previsiones se aprueba esta disposición, que se ajusta a los principios que conforman la buena regulación, a los que se refieren los artículos 66 de la Ley 4/2023, de 23 de marzo, de la Presidencia y el Gobierno de Canarias, y 129 de la Ley 39/2015 , y cumple los principios de necesidad y eficacia, dado que responde a la necesidad de adaptación de la normativa autonómica al marco básico estatal y persigue el interés general de garantizar los derechos de la ciudadanía en su relación con esta Administración Pública.

Se respetan, asimismo, los principios de proporcionalidad y eficiencia, dado que contiene la regulación imprescindible para asegurar el cumplimiento de su objetivo y atender a la necesidad descrita, sin imponer medidas restrictivas de derechos, cargas adicionales ni obligaciones innecesarias a las personas destinatarias y contribuye a mejorar y racionalizar la gestión de los recursos públicos.

En virtud del principio de seguridad jurídica y transparencia, con esta iniciativa se genera un marco estable y claro que facilita el conocimiento y comprensión del Registro Electrónico General y de las funciones y servicios de las oficinas de asistencia en materia de registros.

Asimismo, por lo que atañe a la igualdad de género y a la expresión de género, cabe resaltar que se ha dado cumplimiento, respectivamente, a la Ley 1/2010, de 26 de febrero , Canaria de Igualdad entre Mujeres y Hombres, y a la Ley 2/2021, de 7 de junio , de igualdad social y no discriminación por razón de identidad de género, expresión de género y características sexuales.

La norma se estructura en cuatro capítulos. El primero contiene las disposiciones generales relativas a su objeto, ámbito de aplicación y protección de datos de carácter personal. El segundo capítulo, relativo al Sistema de recepción y salida de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, regula el Registro Electrónico General y su funcionamiento. El tercer capítulo establece la creación de las oficinas de asistencia en materia de registros, su organización y funcionamiento. El capítulo cuarto regula el Registro de Personal Funcionario Habilitado.

Finalmente, consta de cinco disposiciones adicionales, una disposición derogatoria y dos disposiciones finales.

Las disposiciones adicionales hacen referencia a la integración de los registros previamente existentes hasta la entrada en vigor del Decreto, al proceso progresivo por el que se implantará el nuevo modelo de oficinas de asistencia en materia de registros en el plazo establecido de tres años, a la habilitación para aprobar una imagen corporativa propia de las oficinas de asistencia en materia de registros y a la estabilidad presupuestaria.

La disposición derogatoria relaciona la normativa que resultará derogada por el mismo.

Las disposiciones finales contemplan la habilitación de desarrollo normativo y la entrada en vigor de la norma.

En su virtud, de acuerdo con el Dictamen n.º 448/2025, de 29 de octubre, del Consejo Consultivo de Canarias, a propuesta de la Consejera de Presidencia, Administraciones Públicas, Justicia y Seguridad y previa deliberación del Gobierno en su reunión celebrada el día 23 de diciembre de 2025,

DISPONGO:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.- Objeto.

El presente Decreto tiene por objeto la regulación del Sistema de recepción y salida de documentos, las oficinas de asistencia en materia de registros y el Registro de Personal Funcionario Habilitado de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación.

Este Decreto será de aplicación a la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y a sus organismos públicos vinculados o dependientes.

A estos efectos, se entiende por organismo público a los organismos autónomos y a las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Artículo 3.- Derecho a la protección de datos de carácter personal.

1. A los efectos del presente Decreto, la ciudadanía en sus relaciones con la Administración tendrá derecho a la protección, garantía de la seguridad y confidencialidad de los datos de carácter personal y a que estos sean únicamente exigidos y tratados para las finalidades previstas en el procedimiento o actuación de que se trate, con pleno respeto a la legislación vigente y, en particular, a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre , de Protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, o normas que los sustituyan.

La base que legitima el tratamiento de los datos de las personas a través del registro es el cumplimiento de una obligación legal.

2 Las oficinas de asistencia en materia de registros pondrán en conocimiento de las personas interesadas la información sobre el tratamiento de los datos personales a los que tengan acceso en el curso de la prestación de los servicios regulados en el presente Decreto, en los términos previstos en la normativa en materia de protección de datos de carácter personal.

3. Para la prestación de los servicios dirigidos a la ciudadanía previstos en el presente Decreto, se realizarán los intercambios de información entre Administraciones Públicas que sean estrictamente necesarios y que cumplan los requisitos establecidos en la normativa vigente.

4. En todo caso, la persona podrá ejercitar en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad, limitación del tratamiento de sus datos, y a no ser objeto de decisiones individualizadas basadas únicamente en procedimientos administrativos automatizados, acreditando debidamente su identidad y ante el órgano competente en materia de recepción y salida de documentos.

CAPÍTULO II

SISTEMA DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS

Artículo 4.- Registro Electrónico General.

1. La Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias dispondrá de un Registro Electrónico General único como Sistema de recepción y salida de documentos, en el que se hará el correspondiente asiento de toda solicitud, escrito y comunicación que sea presentado o se reciba en cualquier órgano administrativo, así como se anotará la salida de documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares. No precisarán registro de salida los documentos que se transmitan por medios electrónicos en entornos cerrados de comunicación o conforme a procedimientos y reglas específicas.

2. El Registro Electrónico General es el conjunto agregado de:

a) Los asientos practicados a través de las aplicaciones de que dispongan las unidades que realicen anotaciones en registro.

b) Las anotaciones que se realicen en cualquier aplicación que proporcione soporte a los procedimientos específicos.

c) Las anotaciones que se practiquen por medio del servicio electrónico para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones que no dispongan de modelos normalizados de presentación, servicio accesible desde la sede electrónica del Gobierno de Canarias.

3. El Registro Electrónico General dependerá del centro directivo competente en materia de Sistema de recepción y salida de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y se regirá por lo dispuesto en la legislación sobre el procedimiento administrativo común, sus disposiciones de desarrollo y por el presente Decreto.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo anterior, el centro directivo con competencias en materia de transformación digital de los servicios públicos llevará a cabo el mantenimiento y evolución del sistema de información o soporte informático del Registro Electrónico General.

4. El Registro Electrónico General tendrá las siguientes finalidades:

a) Garantizar el derecho de la ciudadanía a relacionarse electrónicamente con la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en concreto, en la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.

b) Dar cumplimiento a lo previsto en los artículos 16 de la Ley 39/2015 y 37 del Real Decreto 203/2021 o normas que los sustituyan.

c) Permitir las comunicaciones electrónicas interadministrativas.

d) Permitir las comunicaciones internas entre los departamentos, órganos, organismos y unidades administrativas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

5. El Registro Electrónico General deberá ser plenamente interoperable y garantizar su compatibilidad informática e interconexión en los términos previstos en el artículo 16 de la Ley 39/2015 y el artículo 60 del Real Decreto 203/2021 o normas que las sustituyan.

6. Los organismos autónomos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, podrán disponer de su propio registro electrónico, interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General, o adherirse a este último si así lo solicitan.

7. En ningún caso tendrán la condición de registro los buzones de correo electrónico, ni otros canales electrónicos o no, no integrados con el Registro Electrónico General, salvo en los supuestos expresamente previstos en el ordenamiento jurídico.

Artículo 5.- Funcionamiento del Registro Electrónico General.

1. El Registro Electrónico General permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas. Esta recepción podrá ser interrumpida, cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo, por el tiempo imprescindible para su resolución. La interrupción deberá anunciarse a las potenciales personas usuarias del registro con la máxima antelación que permitan las circunstancias, en el propio registro y en la sede electrónica.

2. Los asientos de registro se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados electrónicamente a las personas destinatarias desde el registro en que hubieran sido recibidos.

3. El Registro Electrónico General garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número asignado por el propio registro, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación de la persona interesada u órgano administrativo remitente, si procede, persona u órgano administrativo al que se envía y breve referencia al contenido del documento que se registra, de forma precisa y sencilla.

Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia auténtica del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de registro de entrada, así como un recibo acreditativo de otros documentos que acompañen, si procede, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.

4. Para la presentación en el Registro Electrónico General las personas interesadas podrán utilizar los sistemas de identificación y firma previstos en la normativa que regula la utilización de los medios electrónicos y la política de identificación y autenticación en el ámbito de la administración electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Artículo 6.- Documentos admisibles en el Registro Electrónico General.

1. El Registro Electrónico General admitirá documentos electrónicos normalizados correspondientes a trámites y procedimientos tasados y cualquier otra solicitud, escrito o comunicación, destinados a cualquier Administración Pública considerada como tal en el artículo 2.3 de la Ley 39/2015 o norma que lo sustituya. Además, recibirá las anotaciones que se realicen en las aplicaciones que proporcionan soporte a la tramitación de procedimientos específicos.

2. Los documentos que se presenten por Registro Electrónico General deberán emplear formatos que sean compatibles con los utilizados por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. A estos efectos, los formatos compatibles deberán publicarse en la sede electrónica de acceso al registro, debiendo cumplir los estándares de formato y requisitos de seguridad que se determinen en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad.

3. Si fuera precisa la aportación de documentación complementaria que supere la extensión máxima a presentar en un solo asiento de registro electrónico, se deberá aportar mediante una nueva presentación en que se haga constar la referencia al número de registro de la solicitud a la que complementa o información suficiente para identificarlo.

4. Se procederá a requerir la subsanación de los documentos presentados cuando:

a) No se ajusten a los modelos normalizados si fuera preceptiva su utilización.

b) Se ajusten a los modelos normalizados, pero contengan omisiones o incongruencias que impidan su tratamiento.

c) Contengan códigos maliciosos que sean susceptibles de afectar a la integridad o seguridad del sistema.

Todo ello sin perjuicio del requerimiento de subsanación por motivos diferentes a los enunciados y en los términos establecidos en la Ley 39/2015 .

5. Los documentos en soporte no electrónico se presentarán de manera presencial por las personas interesadas en las oficinas de asistencia en materia de registros, donde serán digitalizados, generándose una copia electrónica auténtica del documento en soporte papel, con la misma validez a efectos administrativos para su tramitación.

La copia electrónica auténtica generada por la digitalización deberá incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

Los documentos originales se devolverán a la persona interesada. En el supuesto de que no se puedan devolver en el momento de la presentación, una vez digitalizados, se conservarán a su disposición durante seis meses, para que pueda recogerlos, independientemente del procedimiento administrativo al que se incorpore la copia electrónica auténtica de los mismos.

Transcurrido el plazo previsto, se destruirán los documentos, salvo que se trate de documentos con valor histórico, artístico u otro relevante o de documentos en los que la firma u otras expresiones manuscritas o mecánicas confieran al documento un valor especial.

En el supuesto de presentación de documentos a través de oficinas de Correos, la digitalización y ulterior anotación en el Registro Electrónico General será realizada una vez recibidos por el órgano administrativo receptor del envío postal.

6. No se tendrán por presentados en este registro los documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación. En estos supuestos, el órgano competente para la tramitación del procedimiento informará a la persona remitente de los motivos del rechazo y, si fuera posible, de los medios de subsanación o dirección en la que pueda presentarse su solicitud.

Artículo 7.- Cómputo de plazos y efectos de la presentación en el Registro Electrónico General.

1. El Registro Electrónico General se regirá, a efectos de cómputo de los plazos, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica del Gobierno de Canarias, que deberá contar con todas las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar de modo accesible y visible.

2. Cuando una incidencia técnica imposibilite el funcionamiento ordinario del sistema o aplicación que corresponda, impidiendo con ello la presentación de escritos o documentos, el órgano competente para la tramitación del procedimiento podrá determinar, de oficio, una ampliación de los plazos no vencidos, debiendo publicar en la sede electrónica tanto la incidencia como la ampliación del plazo.

3. A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles y en lo que se refiere al cumplimiento de plazos por las personas interesadas, las presentaciones en un día inhábil se entenderán realizadas en la primera hora del primer día hábil siguiente y se considerarán anteriores al primer registro presentado dicho primer día hábil.

4. La fecha de presentación y asiento en el Registro Electrónico General será la fecha de referencia a los efectos del cumplimiento de los plazos procedimentales para resolver y notificar la resolución que ponga fin al procedimiento, en lo que afecta a los órganos de esta Administración Pública.

CAPÍTULO III

OFICINAS DE ASISTENCIA EN MATERIA DE REGISTROS

Artículo 8.- Oficinas de asistencia en materia de registros.

1. Las oficinas de asistencia en materia de registros son las responsables de prestar a la ciudadanía la asistencia presencial en materia de registros regulada en el presente Decreto, sin perjuicio de la asistencia prestada por otros órganos en el ejercicio de sus funciones de gestión o tramitación administrativa.

2. Las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias dependerán del órgano competente en materia de recepción y salida de documentos y oficinas de asistencia en materia de registros.

3. La creación, modificación o supresión de las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias se efectuará mediante Orden de la Consejería competente en materia de recepción y salida de documentos y oficinas de asistencia en materia de registros, en la que se determinarán el horario de apertura y localización geográfica y que deberá ser publicada en el Boletín Oficial de Canarias.

4. La creación, modificación o supresión de oficinas de asistencia en materia de registros de las entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de la Comunidad Autónoma de Canarias se efectuará por resolución del órgano competente, de conformidad con lo que dispongan sus normas reguladoras. Estas oficinas dependerán del órgano que las ha creado.

5. Tendrán igualmente la consideración de oficinas de asistencia en materia de registros las sedes de la Oficina Canaria de Información y Atención Ciudadana, que asumen, además de sus competencias propias, las funciones previstas en este Capítulo.

6. La Consejería competente en materia de recepción y salida de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y oficinas de asistencia en materia de registros hará pública y mantendrá actualizada, en su página web, una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación de documentos. Asimismo, se publicarán los códigos de identificación vigentes de todas sus oficinas, su horario de apertura y ubicación geográfica, para permitir a la ciudadanía la identificación de la oficina de asistencia más próxima a su ubicación.

Artículo 9.- Principios de la asistencia presencial en materia de registros.

1. La asistencia presencial en materia de registros, como conjunto de medios puestos a disposición de la ciudadanía en orden a facilitar el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones en sus relaciones con la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias, se regirá por los siguientes principios:

a) Servicio efectivo a la ciudadanía.

b) Igualdad de acceso y no discriminación.

c) Simplicidad, claridad y proximidad.

d) Atención personalizada y adaptada a las condiciones físicas, psíquicas, sensoriales, sociales y culturales.

e) Racionalización, agilidad y eficacia.

f) Responsabilidad y seguridad jurídica.

2. Todos los departamentos y órganos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias colaborarán con las personas encargadas de la asistencia ciudadana para el adecuado cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.

Artículo 10.- Lenguaje no sexista.

Toda información, contenido o documento empleado en las oficinas de asistencia en materia de registros, en cualquier soporte y modalidad, hará un uso no sexista del lenguaje y mantendrá una presencia equilibrada y una imagen plural de ambos sexos, al margen de los estereotipos sexistas.

Artículo 11.- Lenguaje claro y lectura fácil.

1. El lenguaje utilizado en el curso de la prestación de los servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros permitirá a la ciudadanía:

a) Encontrar rápida y fácilmente la información que necesita.

b) Comprender la información de forma correcta sin dificultad.

c) Tomar decisiones con conocimiento.

2. Los formularios, escritos y documentos, sea cual sea su soporte, deberán ser claros, concisos, bien organizados y respetuosos con las buenas prácticas asociadas al área o ámbito de que se trate, centrados en las personas destinatarias y enfocados a sus necesidades, intereses y perfiles.

Artículo 12.- Atención a personas y colectivos sensibles o con especiales dificultades.

1. Se adoptarán las medidas oportunas para que las personas y colectivos con especiales dificultades puedan acceder a los servicios prestados en las oficinas de asistencia en materia de registros y obtengan la atención necesaria de forma comprensible, en particular, las personas con discapacidad y las personas mayores.

2. Se garantizará la accesibilidad a las instalaciones y espacios físicos de las oficinas de asistencia en materia de registros.

3. Se adoptarán en las oficinas de asistencia en materia de registros los sistemas y metodologías que faciliten la comprensión de la información para las personas con discapacidad.

Artículo 13.- Funcionamiento de las oficinas de asistencia en materia de registros.

1. Las oficinas de asistencia en materia de registros permitirán a las personas interesadas la presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones en papel, las cuales digitalizarán y convertirán en copias electrónicas auténticas.

Se entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel, o en otro soporte no electrónico, en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

2. Será obligatorio para las oficinas de asistencia en materia de registros la recepción y el correspondiente registro de todos los documentos presentados por las personas interesadas, excepto en los siguientes supuestos:

a) Los documentos de naturaleza publicitaria, comercial, informativa y análogos.

b) Las solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos a una entidad privada o persona física.

c) Los documentos anónimos o en los que no se pueda identificar a las personas que los suscriben.

3. Las oficinas de asistencia en materia de registros expedirán, a solicitud de la persona interesada, diligencia en la que conste el motivo de la denegación del registro del documento, junto con la fecha y hora de su presentación.

4. Las oficinas de asistencia en materia de registros asistirán a las personas, no obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración, que así lo soliciten, en la obtención y uso de medios de identificación y firma electrónica, en la tramitación electrónica de sus solicitudes y en el acceso a sus notificaciones electrónicas.

5. La Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias hará pública y mantendrá actualizada, en su página web, una relación de los trámites electrónicos que pueden ser realizados por personal funcionario habilitado en representación de las personas interesadas en las oficinas de asistencia en materia de registros.

6. La Consejería con competencias en materia de oficinas de asistencia en materia de registros coordinará la puesta a disposición en estas oficinas de los procedimientos, sistemas, formación y capacitación requeridos para el desempeño de las funciones previstas en la legislación básica estatal y en la presente disposición.

7. Asimismo, el órgano competente en materia de oficinas de asistencia en materia de registros dispondrá los espacios y medios humanos y materiales necesarios para el desempeño de las funciones establecidas en la legislación básica estatal y en la presente disposición.

Artículo 14.- Funciones de las oficinas de asistencia en materia de registros.

Las oficinas de asistencia en materia de registros desarrollarán, de conformidad con lo previsto en la legislación básica y en el presente Decreto, las siguientes funciones:

1. La recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o sean recibidas en la oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de derecho público de cualquier Administración Pública, la digitalización de las mismas para su incorporación al expediente electrónico y su anotación en el Registro Electrónico General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, devolviéndose los originales a la persona interesada.

Se exceptúan los supuestos en que la norma determine la custodia por la administración de los documentos presentados, o resulte obligatoria la presentación de objetos o documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización, en cuyo caso se remitirán al órgano competente que tramita el procedimiento a que se refieran los documentos u objetos.

2. La expedición de copias electrónicas auténticas tras la digitalización de cualquier documento original o copia auténtica que presenten las personas interesadas y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo a través de dicha oficina en el Registro Electrónico General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

3. La emisión del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y documentos que presenten las personas interesadas.

4. La anotación, en su caso, de los asientos de salida que se realicen hacia cualquier órgano, organismo público, entidad de derecho público o persona interesada.

5. La comunicación a las personas interesadas del código de identificación del órgano, organismo público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.

6. La información y asistencia para la obtención y uso de los medios de identificación y firma electrónica necesarios para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de medios electrónicos.

7. La práctica de notificaciones, en el ámbito de actuación de la oficina, cuando la persona interesada o su representante comparezca de forma espontánea y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.

8. La iniciación de la tramitación a través de la cual la persona interesada en un procedimiento administrativo otorga poder presencial apud acta a una persona representante, para actuar en su nombre ante la Administración Pública, conforme a lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 39/2015, o norma que la sustituya.

9. La asistencia a las personas que no están obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración y así lo soliciten, en lo que respecta a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del Registro Electrónico General y obtención de copias auténticas.

Asimismo, si la persona interesada no dispone de medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica podrá ser válidamente realizada por personal funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica propio, actuando en nombre de la persona interesada en los procedimientos administrativos en que se haya previsto esta habilitación.

En este último caso, será necesario que la persona interesada se identifique ante el personal funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

El personal funcionario habilitado entregará a la persona interesada la documentación acreditativa del trámite realizado.

10. Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.

Artículo 15.- Horarios de las oficinas de asistencia en materia de registros.

1. Las oficinas de asistencia en materia de registros asistirán a la ciudadanía los días hábiles, en horario de 9:00 a 14:00 horas.

Durante los meses de julio, agosto y septiembre, el horario de estas oficinas será de 9:00 a 13:00 horas.

Los días 24 y 31 de diciembre permanecerán abiertas las oficinas de asistencia en materia de registros de las sedes de la Oficina Canaria de Información y Atención Ciudadana.

2. La Consejería competente en materia de oficinas de asistencia en materia de registros podrá autorizar la ampliación de este horario, en determinadas oficinas o en la generalidad de estas. Ampliación de horario que podrá tener carácter permanente o temporal.

3. Cualquier incidencia que pueda afectar al funcionamiento de las oficinas de asistencia en materia de registros en relación a lo establecido por este artículo, deberá ser comunicado al órgano competente en esta materia para la adopción de las medidas correspondientes.

4. Las oficinas de asistencia en materia de registros podrán ofrecer cita previa a la persona interesada, de carácter voluntario, con objeto de garantizar el adecuado ejercicio de las funciones de asistencia en el uso de medios electrónicos para la realización de una solicitud a través de personal funcionario habilitado.

CAPÍTULO IV

REGISTRO DE PERSONAL FUNCIONARIO HABILITADO

Artículo 16.- Registro de Personal Funcionario Habilitado.

1. La Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias mantendrá actualizado un registro en el que constará el personal funcionario habilitado conforme a lo establecido en el artículo 12 de la Ley 39/2015 o norma que la sustituya, cuya gestión corresponderá al centro directivo competente en materia de Sistema de recepción y salida de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

2. El personal funcionario habilitado prestará un servicio de asistencia a las personas interesadas que no cuentan con medios electrónicos necesarios para relacionarse con las Administraciones Públicas. Las personas incluidas en este registro estarán autorizadas para realizar labores de identificación y firma en nombre de las personas interesadas y para la emisión de copias electrónicas auténticas, pudiendo cada persona tener reconocidas ambas funciones o solo una.

3. El Registro de Personal Funcionario Habilitado deberá ser plenamente interoperable y estar interconectado con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación.

4. En este registro constará el personal funcionario que preste servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros, que deberán tener reconocidas ambas funciones y todo el personal habilitado para la emisión de copias auténticas en cada centro directivo.

5. Se adoptarán las medidas oportunas para adherirse, a través de medios electrónicos, al Registro de Personal Funcionario Habilitado establecido al efecto por la Administración General del Estado cuando se ponga a disposición de las Comunidades Autónomas.

Disposición adicional primera.- Integración de los registros electrónicos existentes.

1. A la entrada en vigor del presente Decreto quedarán extinguidos e integrados en el Registro Electrónico General, como registro único, el Registro General Electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, creado por Orden de 8 de abril de 2010, y cualquier otro registro electrónico operativo en el ámbito de esta Administración Pública.

2. Se exceptuarán de dicha extinción e integración los registros electrónicos de organismos o entidades de derecho público existentes al tiempo de la entrada en vigor del presente Decreto. El régimen de tales registros subsistentes será el previsto en el artículo 3 del presente Decreto y, en lo que no se oponga al mismo, en la disposición de creación o modificación.

Disposición adicional segunda.- Integración de los registros auxiliares existentes.

1. A la entrada en vigor del presente Decreto, los registros auxiliares existentes en los distintos centros directivos quedarán automáticamente extinguidos e integrados en las correspondientes oficinas de asistencia en materia de registros que, transitoriamente, continuarán adscritas a la Secretaría General Técnica de la respectiva Consejería.

2. La relación de los registros auxiliares extinguidos de cada Consejería, la identificación de la oficina de asistencia en materia de registros en la que quedarán integrados transitoriamente y el traslado del correspondiente soporte documental de aquellos, habrá de realizarse por la Secretaría General Técnica de la respectiva Consejería mediante resolución que se publicará en el Boletín Oficial de Canarias.

Disposición adicional tercera.- Integración de las oficinas de asistencia en materia de registros.

Las oficinas de asistencia en materia de registros continuarán adscritas a las correspondientes Secretarías Generales Técnicas, por un plazo máximo de 3 años a partir de la publicación del presente Decreto, de forma que se garantice la adaptación progresiva al nuevo sistema.

La incorporación de las mismas al órgano competente en materia de Sistema de recepción y salida de documentos y oficinas de asistencia en materia de registros se realizará de forma progresiva, comenzando por aquellas que se encuentran ubicadas en los Edificios de Servicios Múltiples, adaptándose así a las previsiones del presente Decreto.

Esta incorporación deberá realizarse acompañada de los medios técnicos, humanos y económicos necesarios que garantizar la correcta prestación de los servicios por las oficinas de asistencia en materia de registros.

Hasta que tenga lugar la integración de las oficinas de asistencia en materia de registros de cada Consejería, la creación, modificación o supresión de las oficinas de asistencia en materia de registros se efectuará mediante Orden de la Consejería competente en materia de recepción y salida de documentos y oficinas de asistencia en materia de registros, a propuesta de la persona titular de la Consejería en la que se integra transitoriamente la oficina y previo informe del órgano competente en materia de Sistema de recepción y salida de documentos y oficinas de asistencia en materia de registros.

Disposición adicional cuarta.- Imagen corporativa de las oficinas de asistencia en materia de registros.

Se faculta a la persona titular del Centro Directivo competente en materia de “Imagen Institucional” para aprobar una imagen corporativa específica de las oficinas de asistencia en materia de registros de uso obligatorio en todas ellas en el plazo máximo de seis meses desde la entrada en vigor del presente Decreto.

Disposición adicional quinta.- Estabilidad presupuestaria.

La aplicación de las previsiones contenidas en este Decreto no supondrá incremento del gasto público. Por tanto, los órganos y entidades afectadas deberán desarrollar las medidas derivadas de su cumplimiento ateniéndose a sus disponibilidades presupuestarias ordinarias, no dando lugar, en ningún caso, a planteamientos de necesidades adicionales de financiación.

Disposición derogatoria única.- Derogación normativa.

Quedan derogadas cuantas normas de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en este Decreto y expresamente:

- El Decreto 105/2000, de 26 de junio, por el que se regulan determinados aspectos del funcionamiento de los registros de la Administración Autonómica de Canarias.

- La Orden de 12 de agosto de 2002, por la que se regulan determinados aspectos del funcionamiento de los registros de la Administración Autonómica de Canarias.

- La Orden de 8 de abril de 2010, por la que se crea y regula el Registro General Electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

- Los artículos 19, 26, 27, 28 y 29 del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Disposición final primera.- Facultad para dictar disposiciones de aplicación y desarrollo.

Se faculta a la persona titular de la Consejería competente en materia de Sistema de recepción y salida de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias para dictar las disposiciones necesarias para la aplicación del presente Decreto en lo relativo a la organización y funcionamiento del Sistema de recepción y salida de documentos, limitándose el ejercicio de esa facultad a la concreción, actualización o ajuste de aspectos estrictamente técnicos.

Asimismo, se le faculta para dictar disposiciones de desarrollo en lo relativo a la organización y ámbito interno de funcionamiento de las oficinas de asistencia en materia de registros y el Registro de Personal Funcionario Habilitado.

Disposición final segunda.- Entrada en vigor.

El presente Decreto entrará en vigor a los seis meses de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.

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